军工科研院所合同管理体系建设探索
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[摘 要]合同是军工科研院所对外开展经济活动、对内进行行政管理的载体;合同管理是军工科研院所风险控制的基础，对科研生产任务完成、风险管控和国有资产安全具有重要意义。因此，作为军工科研院所日常运营的重要组成部分，合同管理包括合同从提出预算、草稿拟定、评审、签订、履行、终止、归档等环节的全生命周期管理。本文在提出传统合同管理存在的问题的基础上，介绍了合同管理体系建设探索。
[关键词]军工科研院所;合同管理体系;探索
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.06.053
[中图分类号]F273 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2020）06-0-02
0 引 言
随着国防科技工业的飞速发展，作为其重要组成部分的军工科研院所的科研生产任务不断增加。为保障科研生产任务顺利实施，从原材料采购到外协外包，从工程建設到设备采购等经济活动业大量增加。既要满足科研生产进度要求，又要符合安全、保密、质量等要求，凭借传统的简单签约是远远不够的，需要考虑采取全面的合同管理体系，采用科学规范的管理方法对合同进行全面管理。通过合同管理体系的建立，将合同管理作为重要手段，完善研究院所内部风险控制，驱动体制机制变革，建立规范化管理体系，为研究院所的飞速发展奠定良好的保障，更好地服务于国防科技工业。
1 军工科研院所传统合同管理存在的问题
军工科研院所承担多项国防军工行业科研生产任务，根据日常业务活动需要，合同类型涵盖科研生产、外包、外购器材、基建维修等类型合同。合同种类繁多、复杂给合同管理带来了巨大挑战。传统合同管理存在的问题主要体现在以下几方面。①合同归口管理缺失。管理职责分类不规范，各职能部门根据自身业务需求开展合同评审、签订工作，存在既当运动员又当裁判员的情况，合同管理工作缺乏统一归口管理，职能部门为强调效率而忽视合同管理其中的风险和问题，出现纠纷时容易陷入被动。②采购行为不规范。军工科研院所采购方式有公开招投标、邀请招标、定向议价、询比价等，采购方式的确定需要综合考虑采购商品的种类、金额等因素。未经严格的采购程序个别职能部门便确认了合作方和合同金额，甚至出现合作事项已完成后才开始着手进行合同签订，涉嫌倒签合同，严重违反了相关采购规定。③无格式合同。军工科研院所涉及合同类型复杂多样，如果前期没有制定符合自身特点的格式合同文本，职能部门在洽谈过程中容易被对方的想法左右，或者使用对方的合同模板，导致合同约定条款不能维护自身权益。
2 军工科研院所合同管理体系建设
紧密围绕合同业务现状，从风险管理入手，通过风险识别、分析、评估，关注合同管理的重点与关键点，结合管理策略，以内部控制为手段，从制度、职责分工、业务流程、管控点、表单等方面入手制订解决方案，以防范风险为导向，完善管理架构、制度建设促进基础管理水平提升。通过不断探索，明确工作机制和层级，明确部门职责和分工，搭建合同管理体系架构。梳理业务与流程，形成完善制度体系，逐步构建起职责清晰、流程顺畅、协作有力、方便高效的合同管理体系。
2.1 组织机构调整
①设置归口管理部门、协同管理部门、合同主管部门。归口管理部门负责合同管理制度的编制以及合同复核、用印。协同管理部门主要由财务部、法律部门、纪检监察部门组成。其中，财务部负责询比价过程中合同金额的审核及后续合同款项支付;法律部门负责合同的合规性审查及法律事务;纪检监察部门负责对合同管理过程进行监督检查。合同主管部门主要由业务主管部门构成，主要负责合同评审、签订、履行、归档等工作。②明确部门分工和职责。形成归口管理部门为合同管理中心，财务部、法律部、纪检监察部为协同管理部门，其他业务主管部门负责各自职责范围内合同事项的权责管理架构。归口管理部门设合同管理专员，主要负责合同归口管理及复核、用印。协同管理部门及主管部门设兼职审核员及合同经办人，实行多层级的审核机制。
2.2 制度体系建设
根据国家法律和上级主管部门的相关规定，由归口管理部门牵头，组织编制出台了《合同管理规定》作为院所合同管理基本制度。财务部、法律部牵头组织编制发布《比质比价管理办法》《合同的法律审核细则》作为合同管理的协同制度。同时组织合同主管部门结合部门业务开展情况编制部门层面的合同管理办法作为日常业务工作运行的专项制度，最终形成合理规章制度体系，使制度为体系建设工作提供了重要依据。
2.3 合同管理业务流程梳理
搭建符合军工科研院所实际情况的合同管理业务流程，让流程与制度充分结合。组织合同主管部门梳理合同管理关键点。针对合同业务特点制定并实行合同的流程化、表单化，实现比质比价、起草、评审、履行、归档的全生命周期运行，促进合同管理的流程化提升。例如，针对归口管理部门的用印、复核环节制定用印、复核标准、财务部制定比质比价单确保询比价工作合规性，合同主管部门结合实际制定评审表涵盖各种评审要素，不断向“管理制度化、制度流程化、流程表单化”转变，促进合同管理标准化。
2.4 建立格式合同文本库
军工科研院所合同类型繁杂多样，可以根据不同业务进行区分。可以由法律部牵头组织合同主管部门结合自身业务需求建立格式合同文本库。文本库要涵盖科研院所运营管理中主要合同类型。格式合同要充分考虑法律法规、权利义务、纠纷解决等风险内容。在协商过程中，主管部门与合作方可以就合同中少数几项内容进行协商谈判。格式文本合同为经办人员提供了法律层面的保障，提高了合同签订效率，最终为研究院所避免了大量不确定风险，保障了自身的合法权益。
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