大数据背景下的企业档案信息化研究

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　　【摘要】在企业管理中，档案管理是一项十分重要的工作，对公司将来的发展有着非常关键的作用。在大数据影响下，公司只有对档案管理模式展开升级优化，并逐步增强档案管理的信息化水平与管理质量，才能够更好地满足公司将来的发展需求。为此，本文对大数据背景下的企业档案信息化展开探究。
　　【关键词】档案;信息化;大数据
　　随着时代的逐步发展，人们已经进入大数据信息化时代。就公司来讲，一个公司将来的发展水平和公司的管理能力，主要取决于其能否通过最新的技术展开日常经营。在大数据影响下，原有的企业档案信息化管理出现了改变，档案信息化不再是单纯地让档案“数字化”，而是渐渐趋向于把档案信息“数据化”。作为新时期的重要产物，大数据不但是一种指导思想，同时也是一种科学技术。随着当今社会的飞速发展，大数据的发展给各个公司档案管理带来了挑战与机遇。
　　一、培养高素质的档案管理人才
　　原有的档案管理工作形式简单，因此管理者存在素质较低的问题，大部分档案管理者只是懂一些基本的计算机操作技能和档案知识。但是新时期档案管理工作需要高素质的管理人才，需要档案管理者拥有较强的综合能力。因此，公司需要强化校企合作，通过引进学校的一些高素质、优秀人才，为公司的档案管理工作注入新鲜的血液与活力。同时，公司还需要对档案管理者展开计算机技术培训，让管理者熟练使用各种计算机技术，甚至可以让一些优秀的员工出国深造，让他们学习更为先进的档案管理技能与知识。除此之外，公司的档案管理者还需要主动加入公司开展的再教育活动与培训活动中，努力学习档案管理信息化建设过程中的相关经验，逐步增强自身的管理水平，并按照公司的现实运营状况，促进企业档案管理信息化建设。
　　二、健全信息化建設服务的途径与内容
　　在新时期的飞速发展中，为了达到多元化、多样化的信息服务需求，公司一定要从自身的档案管理服务模式入手，根据自身的现实状况，把当前的档案管理信息化建设内容予以完善。其一，公司需要健全档案信息化系统软件的使用功能。由于计算机技术与互联网技术的发展，目前传统的档案管理已经难以满足新时期档案信息化发展的要求。按照服务与工作两个内容进行分析，需要对信息服务系统的不同功能展开优化。其二，需要拓展档案信息内容的范围。在整理和搜集企业档案信息的过程中，公司还需要获取设计图纸、企业公文等多种资料，如设计思路、设计图纸、行业标准条款、行业发展资料、公司情报资料等。如果把这些内容添加到公司的档案信息管理中，就会形成公司的隐形财富。其三，促进知识资源的相互融合。要密切关联多个知识体系，逐步拓展档案信息资源，使其有机融合在一起。如，在某个设计方面，需要把企业的多个执行标准、行业领域材料、设计材料等内容组建成相关的知识库，让管理者能够及时学习、参考。同时，档案管理者能够把目前的信息展开编制，通过说明书、报告的方式，推荐给对应工作者。其四，需要强化信息资源的对应属性。比如对元数据的处理，对档案数据系统中的图片、文档、文件等，需要添加相关的文字表述信息。比如，审批人、具体内容、文件编辑作者、文件编辑时间等。以上的信息会大大提升信息提取、查阅的快捷性，使得多个数据之间的联系更加紧密，同时也提升了信息的使用价值。
　　三、注重档案信息化建设基础业务
　　公司需要对基础业务予以重视，逐步增强档案信息化建设的广度与深度，提升档案管理的质量与数量水平，渐渐搭建出信息资源库，使得档案的搜集数量大大提升，构建出一个多样化、丰富的档案数据资源库。要提升档案信息化建设的基础业务，需要从以下几个方面着手：首先，需要强化对档案信息的获取。在公司的档案信息化建设中，档案是关键的内容，公司的档案信息化建设效果会受到档案数量的制约与影响。所以，需要强化对档案的收集，这是将来档案信息化建设的基础。其次，需要对档案数据库展开统一规范。只有规范化、统一化的信息格式，才可以形成高效、规范的档案信息共享资源。在进行档案信息化时，公司需要切实推进文字档案的信息化储存，通过新时期技术，有效保护企业相关数据，把传统的书面文字档案转变成为电子档案，构建出信息资源库，保证档案资源可靠、全面，方便员工进行快速查阅，使得档案管理的效率得到提升。最后，还需要给予有力的软硬件支持。从硬件建设上个进行分析，公司的档案管理机构一定要得到上级领导的支持，获得足够的资金支持，从而让硬件需求得到保障。而对于软件建设来说，公司需要构建出与自动化密切结合的办公系统，并严格根据我国的信息化建设行业标准与法律。在积极展示时效性、全面性、准确性的基础上，促进公司档案管理有效整合，实现档案信息化高效管理。
　　四、保证档案信息化建设全面有效
　　在档案信息化建设中，档案信息的安全工作一定要得到保证。需要从以下几个方面着手：首先，需要保证硬件设备的安全。在企业的档案管理中，使用的硬件设备有路由器、打印机、服务器、扫描仪、计算机等，因此需要定期对其展开更新检查，确保整个档案管理过程中不会出现故障，防止突发事件为公司造成的不利影响。需要定期查看公司服务器的运行状况，全方位确保公司的档案管理工作能够得到稳步实施，并及时备注档案行程。其次，需要确保档案信息的安全。重要的是确保公司平时的生产经营等产生的相关信息是准确的、完整的、原始的。同时，也需要防止一些非法用户、没有通过授权的用户非法查看、窃取公司的相关数据，谋取不正当利益。再者，需要做好网络安全防护工作。在员工所使用的每一台电脑上都需要打开“防火墙”系统，以防止外部信息的入侵，预防公司的重要资料被窃取。除此之外，档案管理者在查询对应保密信息时也需要予以重视，必要时需要采取登录权限的限制与身份识别的方式，确保公司的信息受到保护。最后，还需要强化病毒的防范，对档案管理员工展开安全教育工作。公司每位员工所使用的计算机都需要安装杀毒软件，并定期展开病毒的查杀，让木马或者病毒在萌芽阶段被遏制。公司的档案管理安全最主要的是受到档案管理者的影响，所以不管是在什么时间什么地点，不管是档案管理的风险防控，还是档案管理的硬件设施，都需要档案管理者采取有针对性的、有预案的、稳定、安全的措施予以应对，通过总结网络运行规律，自身的网络安全经验等，最终发现安全风险、漏洞，保证档案信息化建设全面有效开展。
　　五、结语
　　由此可见，随着大数据时代的来临，公司展开档案信息化建设已经是大势所趋。档案信息化建设是一个动态的、复杂的内容，只有企业密切结合自身实际，分步实施，科学统筹，以多个部门的配合、技术保证、资金支持等为依托，打造一支高素质的档案管理人才队伍，才能够创新档案管理方法，紧抓机遇，以档案信息化建设促进公司的信息化全面发展。
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