探讨招标代理机构合规性管理策略及应用
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作者:张璐 杜丽洁 陈晓洁
[摘 要]近年来，采购领域合规问题依然存在。基于此，本文主要分析通信行业通过4个策略强化对招标代理机构的合规性管理：建立机构和人员的准入机制，注重专业队伍建设;通过制定标准化模板、现场集中等方式规范过程管控;根据后评估结果决定项目经理星级评定，调整机构份额，激励机构创新，提升服务精益化水平;编制对标风险防控手册，进行“事前防，事中控，事后纠”的闭环管理，确保招投标过程阳光透明。通过实践，采购风险得到有效控制，提高了招投标项目整体质量。
[关键词]招标代理机构;合规性管理;规范化;后评估
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.18.069
[中图分类号]F274 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2020）18-0-02
0 引 言
随着供应链管理目标客户多元化、物资需求多样化，采购活动的宏观环境越来越复杂，违规风险也发生了转变。在采购合规管理的新形势下，企业需要把握关键环节、重点节点，以解决招标服务机构合规管理的关键问题：招标代理机构的工作人员素质参差不齐，责任心不强，合规意识不强，甚至发生信息泄露事故;招标代理机构为承揽项目无原则、无底线，损害了招标人、投标人的合法权益，影响招标质量。目前，对招标代理机构的合规性管理仍显滞后，企业需要建立以“双认证，一规范”为基本手段、以全流程信息化为支撑的机构合规性管控机制，积极探索奖惩兼施，刚柔并济的管理模式，从引入、评估、过程管理、份额调整、监督与考核、限期整改等举措实现全过程
闭环管理。
1 招标代理机构概述
《中华人民共和国招标投标法》第十三条明确规定：“招标代理机构是依法设立、从事招标代理业务并提供相关服务的社会中介组织”。在代理机构的选用上，要求企业严格遵守国家相关法律法规及企业相关管理制度规定。由于采购任务繁重，一家招标代理机构无法承担全部的采购任务，在招标代理机构选择上把关不严、项目经理操作不规范等都将给企业带来很大的风险。
2 招标代理机构合规性管控策略
2.1 建立机构人员双“认证”机制
采购管理部门建立严格、完备的招标代理机构准入审核管理机制，通过开展深入的机构、人员认证策略研究，科学择优引入招标代理机构，实施招标代理机构分类分级管理。机构认证主要分为基本素质、运营管理水平、财务实力、公共信用记录4部分内容，全面考察机构的组织架构、规章制度、人员情况、财务情况、以往业绩、公信度及获得荣誉等。采购管理部门将对招标代理机构的服务水平、人员配备、信息保密措施、资料保管等方面进行动态监督管理。在人员配置方面，要求招标代理机构根据具体采购项目规模和复杂程度组建相应的专职项目团队，项目团队必须包括专职团队牵头人、专职项目经理，团队负责人需要具有统筹管理项目团队能力及对项目进度、成果稽核把关能力。所有项目团队人员均采用持证上岗模式，采购管理部门将每季度组织一次招标代理公司项目经理采购业务知识测试，考试合格（≥70分）方能通过认证，持证上岗。在队伍建设方面，要求招标代理机构加强专业化队伍建设与管理，积极提高业务水平、综合素质与服务质量。定期组织专业技能和职业道德培训，提升人员的职业素质，培养他们遵纪守法的意识。提供与工作能力和业务水平相匹配的薪酬福利待遇，建立合理有效的考核与激励机制，保证专业人员队伍稳定。
2.2 项目实施过程规范化管理
通过制定采购文件标准化模板，集中开评标场地，引领、规范招标代理操作，并通过自动派发项目，动态跟踪管理项目进度，收集归纳音视频、纸质文件等，减少与代理机构之间信息差，彼此制约、共同促进采购质量提高。由采购管理部门统一规范采购工作文本编制模板，主要包括资格预审文件、招标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、采购报告和采购结果等相關工作表单，保证文件内容合法完整、格式规范、描述准确。开评标场所集中管控，开评标场所由招标代理机构进行轮流值班管理，并按月度上报交接清单日志，有效监管开评标过程。加强评审现场管理，制定招标现场管理规范，防范招标现场可能出现的意外情况，严格遵守工作纪律，加强保密和信息安全工作，并留存、归档开评标过程中所有资料原件及电子文档。项目派发自动化，供应链系统中增加采购项目自动派发招标代理机构的流程模块，项目依次循环分配，按代理机构中选份额依次进行派发。
2.3 优化后评估探索份额调整机制
2.3.1 建立机构及人员能力评估体系
①机构服务后评估，将评估结果带入下一季度份额分配以及下一年度招标代理机构选择，形成有效的闭环管理。每月对招标代理机构进行服务评估，根据评估结果调整招标代理采购项目分配份额，避免同一招标代理机构长期接触同一类项目及供应商。每季度末，根据日常工作，甚至在线检查、内外部检查、供应商核查以及创新工作开展情况等内容对代理机构服务质量完成评定。②人员能力后评估，通过代理项目的后评估结果推选星级项目经理，重要级别项目匹配相应的高星级项目经理。委托项目完成后，由采购项目经理通过供应链系统填报《代理项目经理评估表》，对代理项目经理履职质量、沟通能力、责任心等进行评估。其中，星级评定的规则如下：共设定五星级别，初次评定由入职考试成绩确定星级（一星70～85分、二星86分及以上），初次评定未达一星的项目经理，不得承接项目;升星评定是每季度根据后评估得分和承接项目数量进行排名，整体排名顺序前六名升一星;降星评定是代理项目中出现重大差错，被点名通报一次及以上，或被内外部检查认定差错，
降一星。 2.3.2 探索机构份额调整机制
在服务过程中，因人员专业水平、项目完成时限或项目考核等问题，对招标代理机构中选份额进行调整，相关调整机制如下。①人员专业水平：在委托方组织的业务水平考试中，2次不合格者要求实时淘汰，并于7个工作日内更换人员（1次性通过业务水平考试），若未按要求更换或更换人员仍未能通过业务水平考试，每出现1名核减份额1%。②项目完成时限：月度完成的项目平均完成时间超过标准时限50%时，核减6%的份额，核减下的工作量由剩下的代理机构平均承担。③月度考核结果：当连续3个月得分均在80分以下或3个月平均得分在80分及以下，核减6%项目份额并扣款3 000元，核减下的工作量由剩下超过80分的代理机构平均承担。
2.4 对标合规机制从严管理
2.4.1 “事前防”
加强相关法律法规及制度的学习，建立健全保密和信息安全工作机制。制定保密工作纪律和措施，针对每个项目签署保密工作承诺，保证严格执行各项保密规定，未经准许不得将项目文件带出办公场所或评标现场，不得在非办公地点谈论项目内容，不得向第三方泄露与项目有关的保密信息。
2.4.1 “事中控”
招标代理机构项目经理必须依法合规地在ES系统上开展招标投标全流程工作。严格按照有关招标活动程序的规定和电子采购与招标投标系统的流程要求组织采购项目，项目出现特殊情况时应及时向采购项目经理汇报，保证各项行为经过合规的授权和审批。
2.4.3 “事后纠”
以问题为导向，针对具体项目分析履行存在的缺陷，要求代理机构及时纠正和改进，并收取履约保证金用于日常考核、差错等扣罚。通报违法违规行为，除按照国家法律法规承担相应责任外，采购管理部门依照委托代理合同或协议的约定追究违约责任，包括通报批评、扣罚履约保证金、核减项目份额、暂停采购项目、终止合作等，从合规机制和氛围上形成有效约束。
3 合规性管理措施的应用
我们进行了探索实践，择优引入3家招标代理机构，每季度对招标代理机构绩效评估成绩予以公示，根据打分排名确定下季度项目份额分配比例，通过系统自动派发项目。实践表明，代理机構全年共完成200余项采购任务，结果确认金额较预估金额节约65%，为公司节约30亿余元，通过提供精益化、高水平的服务，使公司实现降本增效。期间，定期开展合规检查，全年因业务水平考试不合格淘汰代理项目经理2名，因违规操作淘汰代理项目经理1名。代理机构共因采购操作过程中出现失误，在材料真实性审查环节失职失责等行为扣罚履约保证金近6万元。同时，针对失职行为组织约谈，要求代理机构及时自查整改，加强内部管理，妥善解决后续问题，以杜绝同类问题发生。
4 结 语
随着通信行业招标代理市场容量的扩大，机构之间的市场竞争逐年增强。企业应针对代理机构管理坚持正向激励与惩处问责并举，对于勤勉干事、服务精益、自主创新的优秀代理机构给予业务份额奖励，对于履职不力、消极应付的招标代理机构进行严厉问责，涉及违法乱纪行为的代理机构依法严肃处理。通过一揽子合规性管控策略，大力引导机构良性竞争，充分激发机构的活力和创新热情，促进整个招投标过程更加规范、有序、高效开展，在竞争日趋白热化的市场中实现双赢。
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