浅谈电力施工企业物资管理系统对项目采购的管理

来源:用户上传      作者: 贾佳

　　【摘 要】 在激烈的竞争环境下，低成本竞争是建筑企业重要的竞争手段，而对工程项目的成本进行有效的管理，是建筑企业获得利润的保证，直接影响企业的经济效益。如何发挥物资采购在降低工程成本，增加施工企业利润中的作用成为了研究的一个新焦点。文章结合电力施工企业管理现状，论述了物资管理系统在工程物资采购管理中的作用。
　　【关键词】 电力施工； 企业； 物资采购管理
　　
　　随着经济体制改革的不断深入和社会主义市场经济的日益完善，电力施工企业面临着复杂多变的市场形势。为了在激烈的竞争环境中求生存、谋发展，电力施工企业要在加强成本管理、提高管理效率和经济效益方面不断地努力。随着企业竞争的不断加剧，物资采购开始进入电力施工企业成本控制的领域。
　　一、项目物资采购管理简介
　　项目物资采购管理是工程项目建设的物质基础，是项目执行过程中关键的一步。项目物资采购管理至少应当注意以下三点：一是要搞清采购工作的基本流程；二是要强化全流程成本意识；三是要选好供应商。
　　采购一词是从Procurement翻译而来，意为努力获得或设法搞到。它不同于一般意义上的商品购买，包括以不同的方式从组织外部获得货物、土建工程和服务的整个采办过程。项目的采购则可以定义为：从项目组织外部获取产品（包括货物和服务）的整个过程。
　　对于工程项目来说，材料物资的成本费用大约占项目总投资的50％~60％。同时，采购交货的进度又直接影响项目的进度；采购物资质量的好坏也制约着项目质量的高低，并将决定项目建成后的连续、稳定和安全运转。由此可见，物资采购管理是工程项目管理中的重要组成部分，它不但是工程项目建设的物质基础，而且还是执行中的一个关键步骤。
　　
　　二、电力施工企业项目物资采购过程存在的问题
　　（一）项目物资采购计划不合理
　　项目采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。在企业实务中，需求部门一般根据工程项目的实际需要向物资采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。由于此前管理制度存在一定缺陷，项目工程结束后未使用物资可以退回，使得有些项目部随意提需求计划，再加上审核不到位，使得大量物资滞留仓库，增加了企业成本。
　　（二）采购合同不规范容易发生舞弊现象
　　采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议，该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定（企业向供应商支付合同规定的金额、结算方式，供应商按照约定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方）。由于工程项目采购次数多、数量大，对于经常合作的供应商，采购合同的签订存在不规范现象。某些日常急用物资均由施工项目部自行处理，缺乏相应的管控措施，所以个人或部门收受回扣的事情就难以避免。
　　（三）物资领用责任不明确
　　物资领用是各项目部根据物资采购计划申请，对本项目部需使用的物资进行验收并签字确认。由于计划申请和仓库领料的脱节，使得仓库领用物资签字后发现领用错误的工程物资。同时没有专人管理物资领用，很多人都可以签字领料，使得物资领用责任人不明确，容易出现问题。
　　
　　三、物资管理系统对项目采购管理的作用
　　电力施工企业物资管理系统从项目部提物资采购计划开始，对物资的合同签订、采购分配、验收入库及领用、盘点等进行全面管理，将责任落实到人，控制落实到各个环节，实现物资采购的全过程控制。
　　（一）物资管理系统功能简介
　　1.计划的申请
　　各项目部按施工蓝图提出物资采购申请，层层审批，杜绝了随意多提采购计划，随意退库的现象，节约了采购成本、项目成本及仓储成本等。
　　2.采购的执行
　　各类别物资采购由专人负责，系统根据采购申请将各类物资分配到专人名下，形成采购计划单，实现物资一对一的采购，明确了责任。
　　3.合同管理
　　对于采购的各项物资进行招标，将合同通过系统进行网络会签，保证合同信息真实可靠。
　　4.供应商管理
　　成立供应商库，对供应商提供的建筑材料的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，并在供应商管理系统中做出相应记录。在保证产品合格的情况下，更好地保证工程的质量。
　　5.仓库管理
　　采购完成后，根据物资类别入库、出库，同时设定盘点功能，按月盘点，保证物资账账、账实、实实相符。
　　出库由项目部专人负责，明确责任人，该责任人在系统中确认采购物资的名称、规格型号等信息后，系统自动将出库物资成本直接关联项目的施工成本，保证成本记录的准确及时。
　　6.查询管理
　　对物资采购各个环节均可进行查询，从申请到计划，从采购合同到采购完成后物资入出库。根据不同权限可以实现对全公司、各项目部乃至个人职责范围的物资信息进行多方位的查询和统计。
　　（二）物资管理系统对项目采购管理的作用
　　1.物资管理系统的设计，严格按照物资采购管理的相关制度进行，并对相关流程进行了完善，进一步固化了物资采购管理流程，完善内部控制管理体系。系统运用信息化的手段，通过网络进行单据的传递和审批，避免了人为干扰因素，有效地防范了各类风险。同时通过该系统实现了信息数据的共享，避免了重复劳动。
　　2.物资管理系统根据使用者的不同岗位，设置计划申请、审批、物资采购、仓库管理、查询、汇总等多种权限，明确了责任人的责任，对于采购过程中出现的问题及时发现，及时解决。同时方便对数据的分层管理，保证了数据的安全性和保密性。
　　
　　【参考文献】
　　［1］ 赵国来.如何保证工程采购计划的准确性［J］.石油石化物资采购，2010（Z1）.
　　［2］ 李向辉，笪可宁.基于供应链的供应商选择［J］.中国经贸导刊，2010（1）.
　　［3］ 徐涛.企业物资采购中库存问题研究［J］.中国商贸，2010（2）.
　　［4］ 管庆平，于晓玲.浅谈企业采购与付款内部会计控制［J］.商场现代化，2008（21）.
　　［5］ 林立兴.浅析企业采购与付款业务的内部控制［J］.中国商界，2009（7）.
　　［6］ 安同宝.企业采购与付款环节内部控制［J］.现代商业，2010（36）.
　　［7］ 财政部.内部会计控制规范――采购与付款（试行）［S］.2002.
　　［8］ 财政部会计司.企业内部控制应用指引第7号――采购业务［J］.财务与会计，2001（1）.

转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-6450.htm