浅谈地市级烟草公司如何科学建立预算定额管理体系
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作者: 朱家波
摘 要：作为市场经营主体的地市级烟草公司，预算定额管理现状如何？如何才能确保预算定额标准体系得以科学建立并行之有效？文章认为应该从提高认识、搭建专业机构、流程化管理、全面、科学的预算定额项目及信息资源整合等几个方面抓好落实。
关键词：地市级烟草公司 预算定额管理体系 建立
中图分类号:F270 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2011)04-253-02
近日,国家烟草专卖局提出了烟草行业要以明确、落实预算工作责任为工作主线，尽快搭建分类指导的行业预算定额标准体系，加快预算信息化建设的步伐，通过有针对性地建立和完善制度体系等方式，引导各预算单位和预算责任主体科学合理地编制预算，规范地执行预算。作为市场经营主体的地市级烟草公司，预算定额管理现状如何？如何才能确保预算定额标准体系得以科学建立并行之有效？笔者认为应该从提高认识、搭建专业机构、流程化管理、全面、科学的预算定额项目及信息资源整合等几个方面抓好落实。
一、预算定额管理模式及现状分析
以贵州省安顺烟草公司为例，目前我公司的定额管理主要存在表现为：公司以体系文件的形式下达了差旅费标准、接待标准、生产投入补贴标准等，实际上就是公司管理的各种定额。上述标准的制定一般就是烟叶、办公室等专业部门根据管理经验及当期管理的要求进行测算而得，科学性、合理性无从考证。对照上级对预算定额的要求，定额项目不全面，不能涵盖公司主要业务的关键控制指标。由于没有专门的部门对定额进行管理，部分标准已经过时，没能及时进行修订与完善，已经完全不能适应现代烟草发展的需要。预算与定额存在“两张皮”现象，一边在制定定额，另一边却不按照定额进行预算管理。虽然我公司采用归口部门控制方法对预算进行控制，也取得了一定成效，但归口部门在控制手段上单一，控制的标准与关键环节并未掌握等等。从以上分析来看，定额管理意识不强，定额标准的制定与运用随意性较大，定额管理水平相对比较低下。
二、提高全员对预算定额管理的认识，特别是公司领导重视，是建立科学预算定额管理体系的前提条件
近年来，烟草行业始终坚持以“财务管理为核心”的企业管理理念，而预算管理又是财务管理的重要抓手。虽然“企业文化在很大程度上取决于领导文化”不完全正确，但在国有企业，预算定额管理工作能否很好地得以实现，关键取决于领导的重视程度及全员的参与度，目前大部分单位领导片面认为预算是财务部门的事。领导与其他部门员工参与的积极性不高。预算编制通常采用增量或减量方法进行预算编制，随意性很大。只有充分意识到定额的制定就是打破以往预算编制的盲目性和预算执行的随意性，将会对管理的规范程度有很大提升作用，才能确保预算定额工作得以顺利实施。预算定额是预算管理中的重要内容和基本环节，在现代烟草管理中具有十分重要的作用。
1.预算定额的制定是目标分解的前提，更是预算编制的基础。地市级烟草公司为确保省级烟草公司下达各项目标任务的全面完成，必然会将各项经营目标层层分解，横向到各专业职能部门及各县分公司；纵向卷烟到客户经理，烟叶到辅导员，责任必须明确到具体的责任人。这些目标的分解与任务的落实，必然涉及到人员配备、材料供应、设备利用、烟叶基础设施及烟叶生产投入等资源的消耗，要想做到目标分解科学、合理，就必须借助于人力、财力、物力等资源消耗标准，也就是预算定额的确定，没有先进合理的预算定额，目标分解就存在盲目性和随意性，目标的不合理直接会导致预算编制脱离实际，目标考核也会有失公允，难以达到事前控制及科学管理的目的。
2.预算定额是控制人力、物力、财力等资源消费和使用的尺度和标准。所谓定额，是指在一定生产技术和组织条件下，为合理利用、人力、物力、财力所规定的消耗或占用资源。定额代表公司在一定时期内的生产、技术、经济水平，表示公司在一定时期提高经济效益应该达到的目标。具体到烟草商业，主要经营卷烟批发、烟叶种植与调拨、专卖市场管理等业务，在卷烟业务中，单个电访员每天最少电访多少客户？客户经理最少服务多少位零售户？物流分拣每台机组配备多少人员？在烤烟方面，每位辅导员服务多少种烟农户？每亩烟地需要多少肥料？需要育多少苗？每亩产烟多少？每亩烟地需要多少烤房等等，这些都是烟草经营中实际存在的定额形式，只有确定了定额，并按照定额进行管理与控制，在一定时期内资源消耗和占用才可能合理，烟叶生产投入才会更加科学，生产经营也才不会失控。
3.定额管理为烟草行业对标管理指引了方向。有了科学合理的定额标准，各单位可结合作业链纵向及横向比较，运用估时作业成本等方法，找出定额存在的差异，发现工作中存在的不足点，比学赶超，找准方向，确立标杆，以进一步促进资源配置合理及效益的提升。
三、科学合理的组织是预算定额管理的基础保障
完善的定额体系离不开科学合理的组织保障，要使定额从制定、执行、评价与修订都要有人管，就必须成立相应的组织机构，就目前地市级烟草公司而言，大部分单位都成立了预算管理委员会，也明确了预算管理委员会的职责，但不全面，太过笼统，大包大揽，同时预算执行与考核还存在运动员与裁判是同一个人等问题。因此，针对定额管理，建议在预算管理委员会下设立定额管理小组，定额管理小组要由卷烟、烟叶、专卖、财务、人劳、物流等部门的专业人员组成，主要的任务就是：制定定额管理计划。对定额管理进行宣传教育。对定额进行动态管理。对定额进行绩效评估等。
成立定额管理小组的主要意义在于提高定额管理的专业性使定额管理工作可持续有效地开展，并且对公司业务变化反应更加迅速、责任更加明确。
为确保定额的制定与修订完善及时、科学合理，比照不相容职务相分离的原则，对定额执行情况的检查与评价建议由预算管理委员会或公司的督察部门来执行，这样可有效地督促定额管理小组科学有序开展工作，防止定额管理流于形式而得不到具体落实。
四、流程化管理是定额管理持续有效运行的有力保证
流程化管理模式源于业务流程再造(BPR)，BPR一词最早源于计算机领域，是软件维护过程中的反向工程（Reverse Engineering）的概念。1990年管理大师Michael Hammer首次将Reengineering引入企业管理界，提出了业务流程再造的概念，BPR就是以流程为导向，从企业战略和顾客需求的角度出发，以创造更大的价值和更多的顾客满意度为最终目标的改造流程以提高企业竞争力为目的变革。结合PDCA的方法，预算定额管理涉及定额项目的选择、定额标准的制定、定额的执行、定额的检查与评价、定额的修订等几个主要环节。
在总体流程清晰的情况下，结合定额制定的几个主要环节，要进一步拟定定额项目管理、定额标准管理、定额的检查与评价管理、定额修订管理等几个子流程，并明确各子流程的关键控制点，层层细化。只有将定额各环节都纳入流程化管理，并结合PDCA方法持续改进与优化，才最大可能保证定额相对科学、合理、全面及有效。
五、全面、科学的定额项目及标准，是定额管理的关键环节
一个定额执行的好坏，关键就是看定额项目与标准确定全面性、科学性及合理性。定额项目不全，会给管理上形成漏洞，定额项目过多，会增加管理成本、形成资源浪费。定额标准的选择同样如此，过严的标准会对经营活动形成阻碍，过宽的标准也会形成资源的浪费。预算定额管理可采用多个维度进行延伸，如分县、分零售户、分烟农、分工业企业及分时间段（主要用于烟叶种植）等辅助维度，这取决于各公司的管理程度与水平，总体来说，为确保定额标准适用，定额标准最少应该进行市、县、烟叶站三级和按卷烟、烟叶、专卖及综合四大类进行管理。
1.根据《烟草商业企业全面预算管理规程》，结合地市级烟草公司情况，运用作业成本法原理，从管理涉及作业环节的角度来看，定额项目体系最少应该包含以下几个方面：（1）卷烟作业定额体系：卷烟采购环节定额；卷烟储存环节定额；卷烟分拣环节定额；卷烟配送环节定额；卷烟销售订货环节定额；客户服务环节定额；卷烟综合管理环节定额等。（2）烤烟作业定额体系：烟叶生产环节定额；烟叶收购环节定额；烟叶储存环节定额；烟叶调拨环节定额；烟叶挑选整理环节定额；烟叶综合管理定额等。（3）专卖作业定额体系：烟草专卖内管定额；烟草打假、打私、打非定额等。（4）机关综合管理定额体系：会议费定额；差旅费定额；办公费定额；通讯费定额；水电费定额等等。
2.从资源消耗的角度来看，定额项目体系应该包括人力资源消耗定额（定编定员定薪酬）、材料消耗定额、资产消耗定额及其他管理消耗定额等几个方面。人力资源消耗定额包括岗位设置定额、岗位报酬等定额；材料消耗定额包括水、电、汽、两烟包装物、物流分拣设备耗材等定额；资产占用包括车辆、房屋、设备的消耗等定额；其他管理消耗包括出差、会议、住宿、招待、办公用品、打假支出等定额。
3.定额标准的制定应综合参考以下因素：（1）规模差异：由于市级烟草公司为经营主体，各县分公司不具备法人实体资格，各基层单位的经营规模受历史因素的影响，导致卷烟销售量有差异、烤烟种植面积也不同，各项定额如均采用同一个标准，势必会给各单位管理带来不好的影响，甚至会影响工作积极性。（2）历史差异：各县级分公司是从2005年开始取消法人资格的，在2005年以前，由于各单位经营管理水平相对独立，经济效益与人员配备差异较大，特别是人员问题，由于年龄结构、知识结构、员工身份的不同，导致用工成本差异较大，尽管近年来逐步在解决员工身份问题，但差异仍然不同程度的存在，对部分单位甚至影响还比较大，若不考虑这个因素，成本费用定额片面的一刀切，也会影响积极性，甚至可能会误导用工导向。（3）区域差异：由于各县分公司所处的地理位置不同，地方经济状况及地质也千差万别，有的地方适合种植烤烟，但经济不发达，县与县之间，由于地方经济的不同，卷烟销售结构与毛利水平烤烟种植规模与水平都有较大差异，特别是烤烟种植水平的差异，必然会导致生产投入水平的不同。以上这些差异的存在，必然要求我们在制定定额标准时要分层次，分区域进行，也可在制定全市统一标准后利用综合调节系数进行调节，目的就是要确保标准要适用、可行，不能就定额制定定额，形成一种政绩或摆设，失去了定额的基本意义。
六、搭建综合管理的信息平台是预算定额管理的软件支撑
由于预算定额的编制需要采集多年的历史资料及多层次、多方位的基础信息，单纯靠手工进行收集的工作量无疑是很大的，预算定额编制离不开相应的软件作为支撑，最近几年来，烟草行业进行了大量的信息化投入，如烟叶收购系统、人力资源管理系统、卷烟营销管理系统、专卖管理系统、财务核算系统、国有资产管理系统、预算管理系统等等，信息化水平得到了很大的提升，管理水平也得到了很大改善。但目前这些系统基本上都是相对独立的，就像散落在公司的珍珠，没能很好地进行串联，相互之间资源不能很好地得到共享，从某种角度来看，资源消耗存在重复，信息利用的程度和效益还比较低下，尚属浅层次的运用。
目前国际国内比较推行预算管理与ERP系统集成。预算管理与ERP系统的结合，一方面可以借助信息技术快速传输和处理数据、ERP 系统数据集成和共享两大特点，实现快速、准确编制与调整预算；同时，在ERP系统中，预算信息与核算信息集成，便于在业务开展的同时实现实时控制与多角度动态预算执行分析，更能充分体现 “以全程动态为前提”的特征。
基于目前烟草行业信息化投资的具体情况，烟草行业亟需一个综合管理部门牵头，站在全局的高度进行统筹策划。尽快将各管理系统串联到一个信息平台上来，充分整合资源，统一各项资源的统计口径，以便于各项基础资料得到充分利用，进一步提高预算定额编制的科学性合理性及可行性，为烟草行业“十二五”又好又快发展奠定坚实的财务管理基础。
参考文献：
1.烟草商业企业全面预算管理规程.
2.张瑞君,殷建红.基于价值链的动态预算管理研究
（作者单位:贵州省烟草公司安顺市公司 贵州安顺 561000）
（责编：贾伟）
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