信息化环境下高校会计档案管理设计
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作者: 郭然
[摘 要]数字化技术虽然带来了会计电算化模式的不断发展与完善，促使会计档案由纸质存储变为电子存储，但由于高等学校自身情况、历史背景、技术条件及政策法规等内外部因素的影响，会计档案只是实现了从记账到账表的程序化，而在会计原始附件的数字化处理、会计信息资料的共享和会计档案的数字化管理等方面还不能满足这种数字化的需求。因此，针对信息化环境背景下的会计档案管理研究显得尤为重要。
[关键词]信息化；会计档案；信息化；管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.019
[中图分类号]F232；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）12-00-02
1 信息环境下高等学校会计档案管理存在的问题分析
长期以来，高等学校会计档案的管理过程为获取原始凭据―凭证记账―登记账簿―形成报表―整理归档这样的操作流程，其中，记账凭证、账簿和报表的形成都基于财务电算化的运用而实现了数字化，账证表均可以在财务软件中导出 Excel表格，并可以进行不同条件的查询。而原始凭证和档案管理这两部分还未实现电算化，会计原始凭证仍然以纸质化的形式粘附在记账凭证后，会计档案的保管还更多地以纸质文件资料的形式大量地存在于档案资料室中，会计信息资源受制于纸质化的载体而不能完全共享。这些环节的滞后直接影响着会计档案管理工作的信息化进程。
对会计档案管理工作的重要性认识不够，意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节，直接影响了财务管理的质量和水平。会计档案资料收集不全，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。会计电算化档案管理人员既要懂会计专业知识，又要懂档案专业知识和计算机知识。目前，许多单位没有专职的财务档案管理人员，大多数是由会计人员兼管，没有经过档案业务知识方面的专门培训，缺乏档案管理工作经验。一些会计人员对财务档案的归档范围和标准不清楚，难以保证档案的完整性和安全性，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。纸质档案和磁质档案未能同步归档，致使向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案。纸质会计档案都有相应的管理办法，但对于磁介质会计档案的管理还处在空白状态，有的单位将会计信息存入磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息丢失。许多单位没有妥善保管好会计软件的版式及软件系统，使版本较低的操作系统生成的磁介质会计信息在新系统中不能正常运转，从而造成会计电算化档案无法调阅、大量数据资源浪费的情况，带来巨大的损失。没有完善的管理办法，最终也因保管不妥或磁介质质量等问题而不能正常的使用。
1.1 软硬件技术仍有欠缺
首先，会计软件的设计缺少必要的数据库加密措施，还有一些商业软件存在为用户提供修改以前年度账目等功能的舞弊行为。其次，现行的会计电算化软件，没有设置对记账凭证附件资料的存储管理功能，导致电脑核算数据与原始凭证附件资料是分离的。第三，真正的原始会计附件资料的电子文档（电子合同、电子邮件、电子传真等文档）不能与记账凭证一起保存，而以电子介质保存他处。第四，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。第五，档案信息存储介质投入不足
1.2 信息安全有待加强
首先，会计档案经常或过度使用正本纸质资料，极易造成正本纸质资料的破损、丢失、毁坏；文档纸张受潮、虫蚀以及遭受火灾等使资料受到破坏。其次，局域网内外用户的访问权限和网络上数据包的检测与过滤没有选择适当的防火墙设备及网络管理软件和可靠的硬件，会出现一台服务器出现故障而导致整个系统的瘫痪等问题。再次，数据丢失、数据损坏，甚至是计算机系统的破坏和瘫痪会因数据版本的更新，数据格式的转换，硬件设备的意外损坏，存贮介质的老化、失效，自然灾害等因素而发生。
1.3 基础管理相对薄弱
很多管理都流于表面。一些会计档案管理人员在整理装订会计档案时类别不清，更新也不及时，常常导致数据的权威和有效性受影响。另外，大量重复的数据造成数据冗繁，资料管理和利用效率低下，财务信息化提效有限。
2 信息环境下高等学校会计档案的数字化管理设计
2.1 会计档案数字化管理的定义与系统架构
档案馆数字化管理方式指档案馆利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术及存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个结构有序的档案信息库，及时提供所需资源，实现资源共享。这种模式不仅节约了保管费用，节省了占地空间，提高了经济效益，而且能使资料及时归档，并尽快得到利用，提高了办公效率，增强了档案原件保护，让档案的使用更加安全。一般而言，档案馆数字化管理方式包括档案的数字化、馆务自动化、服务网络化及信息共享化等方面的内容。为了实现这一方式需要进行档案信息化基础设施、档案信息资源开发、档案管理应用系统、档案信息化标准规范、档案信息化人才队伍及档案信息安全保障体系等基本建设。
2.2 档案馆数字化管理方式框架设计
根据会计档案管理的特点，并结合档案馆数字化管理的系统架构，可以在四方面采取措施，进而实现高等学校会计档案管理的数字化。
第一，通过采用计算机识别和处理技术，将纸质原始凭证及会计档案文档转化为数字信息，或是直接获取外部电子数据信息，并将这些资料系统组织成结构有序的信息资源库。这不仅可以压缩纸质存储的空间，又改进信息的组织方式。
第二，建立会计档案的信息数据库，并以此数据库为结点，以通信线路为连线，把各种纵横交织的网络作为信息通道，并采用C/S或B/S模式实现各种会计档案信息在单位内外部各个实体之间的传递。或将会计档案信息加入共享资源平台实现资源共享。这种网络化的传递方式不仅实现远程服务，加快了信息交流和反馈的速度，还提高了信息利用率。 第三，通过将纸质会计档案信息转化为数字信息，在会计档案的信息资源库形成各种目录、索引和全文等文字，还形成了各种表格、图像等多媒体信息。通过多元、多检索点的组配检索，不仅可以进行会计凭证的检索，还可以实现原始附件的不同用途的归集整理使用。这些智能化的检索方式，提高了检索速度。
第四，通过权限设置、密码保护、身份验证等措施，让需要了解企业财务信息和经营状况的各位关注者（企业领导层、相关部门、审计人员以及社会股东），利用各种功能强大、实用的检索工具获取和使用档案信息，且不受时空限制，方便用户使用。
2.3 档案馆数字化管理对高等学校会计档案管理的启示与借鉴
第一，在会计档案数字化管理项目实施前的流程评估阶段，根据目前会计电算化的发展和档案管理的电子化趋势，评估实施此项目的能力和前景，分析实施业务流程重组和信息流程，对高等学校的管理、职能、教学科研部门人员进行培训，明确实施此项目的模式和规模，并制订财务预算和实施计划。第二，进行会计档案数字化管理的需求分析和调研工作。针对此前所作的评估，与本单位会计部门和档案管理部门的会计人员和相关业务员深入探讨业务，并联系其他单位相关部门，进行对标，向会计、档案、计算机等方面的专家进行咨询，共同探讨此项目的可行性和可操作性。第三，通过前两个阶段的评估和调查后，进入项目实施准备阶段。通过前期与软件公司合作，在原有软件基础上开发适合会计档案数字化的数据库模块，增加共享和加密功能，然后根据项目需求配备项目所需要的硬软件设备。第四，验收阶段。在前期理论和软件设计的支撑下，进行模拟上线，将真实的报销业务通过网上审批以及应用财务软件，使用真实的数据进行系统的上线仿真模拟。在模拟上线阶段，操作人员充分检验软件的各项功能，有问题及时反馈给实施小组，然后组织项目小组对遇到的问题进行讨论并确定解决方案。通过开展财务真实业务，对业务进行比对，并对各项模块的功能进行验证，认为可以满足现有需要的，正式开始上线单轨运行，完成新旧系统的切换。实施项目组应有常驻服务员，跟踪解决系统运行中出现的问题和操作用户提出的问题。
主要参考文献
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