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新环境下单位档案管理创新路径

作者:未知

  摘 要:随着社会的发展,各种改革活动随之展开,在这种新环境下,事业单位在档案管理方面要不断改革创新,只有这样才能顺应时代潮流,跟上社会发展的步伐。档案管理在事业单位改革过程中显得尤为重要,是事业单位改革的关键。随着信息时代的到来,事业单位用到的数据越来越多,也越来越复杂,这就给档案管理带来很大难度。这种情况就要求单位在档案管理方面投入更多的时间和精力,不断创新档案管理的路径和方法。本文就现在档案管理存在的问题提出解决方法,以及在过去档案管理模式的基础上进行创新。
  关键词:创新;档案管理;策略
   档案管理工作是否顺利开展直接影响到单位其他工作是否顺利开展,所以档案管理工作的重要性就不言而喻了。在现如今这个信息时代,传统的档案管理模式已经无法适应时代发展需求,故此必须创新单位档案管理模式,寻找档案管理的新路径,做好单位的档案管理工作。保证单位其他重要职能的顺利进行。
  一、单位档案管理的现实情况
   现如今,虽然有一些单位开始意识到档案管理的重要性,但多数都没采取任何行动。大部分单位还是采用最原始的档案管理模式,依旧使用人力手动查询。这就使得效率十分低下,浪费了宝贵的人力资源。再者,事业单位的人员流动性强,许多离职工作者的档案还在原来单位,没有及时办理档案转出手续。工作人员对档案的保密意识匮乏,没有做好保密性这方面的管理工作。这给单位其他重要职能工作的开展带来了一些不必要的风险性。
  二、单位档案管理现存的问题
  (一)档案的收录不规范
   事业单位虽说职能划分比较明显,但是有些单位尚且没有设立专门的档案管理部门,没有配备专业的档案管理人员。这就导致在资料的采集、录入等方面不规范的情况发生。这就增加了档案管理错误性的风险,比如文字方面的错误,材料收集的时候不全面等不规范的行为。还有采集信息用的纸张大小不一,填写不规范,有的用蓝色水笔,有的用黑色水笔等问题。况且,还没有监督部门专门进行监督,或者定期抽查样本,检查是否规范等等。很多单位并不重视档案管理这一工作的开展,有的单位甚至没有管理意识。单位领导根本就不重视这方面的工作,更不要说有什么健全的机制了。还有就是档案管理工作人员缺乏服务意识,认为档案管理不是单位重要的职能部门,因此忽略了自己的本职工作。
  三、创新单位档案管理的模式及路径
  (一)加大檔案管理的宣传力度
  在新的环境之下,对于一个单位来说,档案管理工作是特别关键的,档案管理工作既是单位其他各项重要职能工作顺利开展的基础,也是单位工作顺利开展的重要组成部分。做好档案管理工作,可以帮助领导者、决策者更好的了解单位的具体情况。做好新环境下的档案管理工作,有利于提高单位在整个市场当中的竞争力。但是就目前的现状而言,好多单位对档案管理工作的重视度不够,所以要加强宣传力度。首先单位决策者应该重视这一部门,从决策者自身出发,定期宣传档案管理工作的内容和重要性,单位可以将档案管理的重要性等内容在其内部手册上印发。每个员工人手一份。
  (二)健全档案管理的机制
   健全档案管理机制是档案管理工作是否顺利展开的关键,故此,必须结合各单位的切实情况,以及新环境下的时代要求,不断完善管理机制。在实际操作过程当中,应该建立监督部门对其不定期抽查,看其是否符合规范。单位领导者要把职能切实落实在每个管理人员身上,应该支持管理人员的工作,帮助管理人员顺利开展工作,齐心把档案管理工作做好。领导应该积极参与到管理过程中去,为完善管理机制提供支持和依据。
  (三)提高档案管理的服务意识
   档案管理工作人员的素质和档案管理的效率密切相关。管理人员服务意识不高的一个原因在于管理人员的文化还有专业水平不太突出,因此应该加大对管理人员个人素质以及专业水平的培养。不断帮助管理人员学习专业知识,定期组织培训,以此帮助其高管理效率和水平。除此之外,还要加强其对法律法规的学习,做到合法守法、有法可依、有法可循。积极借助别人的成功经验和方法,以达到档案管理效率的最大化。
  (四)建立线上档案管理模式
   要想提高档案管理的现代化水平,就需要建立一套健全的网络机制。以往传统的档案管理模式浪费了大量纸张以及人力资源,不仅效率低下,而且管理水平较低。伴随着信息时代的到来,传统的管理模式逐渐被社会淘汰,所以必须要建立一套完善的网络模式。现如今的信息存储技术不再是像以前那样,而是存储在数据库当中。这就有效保证了信息的完整性以及安全性。这从根本上避免了单位的不必要损失,像以前遇到不可预测的灾害例如火灾、水灾等,会出现档案烧毁、档案遗失、档案遇水之后出现字迹模糊等情况,在网络管理体系出现之后,有效避免该情况的发生。网络体系的发展不仅提高了档案管理工作水平的提高,而且还有利于单位其他重要职能部门工作的开展。线上管理模式的开展有效规避了档案遗失等问题,而且可以真正达到资源共享,提高了资源的利用率。
   总之,在现代化档案管理过程中,可以通过提高管理人员的服务意识、加大档案的宣传力度、健全管理机制以及建立一套完整的线上管理模式等多个方面开拓创新路径。这是一场持久战,要想取得成功,就要不断进行改革和创新。
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论文来源:《山东青年》 2019年4期
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