浅议加强预付账款的管理
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作者: 张 蕊
【摘要】在当前金融危机形式下，为积极应对市场变化，确保资金正常周转，降低预付款的资金占用，控制经营风险，强化管理责任，加强预付账款尤其重要。本文介绍了预付账款存在的问题及加强预付账款的管理措施。
【关键词】加强预付账款 管理
在当前金融危机形式下，为积极应对市场变化，确保资金正常周转，降低预付款的资金占用，控制经营风险，强化管理责任，加强预付账款尤其重要。
一、预付账款管理存在的问题
1、“预付账款”会计科目使用混乱
“预付账款”的核算范围有明确规定，它只能反映按购货合同规定，在取得合同规定的货物之前预先支付给供货方的定金或部分货款。不属于“预付账款”的经济事项不应在其中核算。有的企业只要是预付的各种款项，均应在“预付账款”科目列支，对“预付账款”科目含义存在误解。“应收账款”账户的销售材料货款列人了“预付账款”账户；有的单位将应该列人“其他应收款”债权账户中的存出保证金列入了“预付账款”账户；有的单位将应该列入“主营业务收入”账户的销售商品收入款列入了“预付账款”账户等。存在着不按规定范围核算的现象，造成账户对应关系混乱，使反映的经济内容不真实、不合法、不合理，以达到截留收入、推迟纳税或偷税的目的。
2、预付账款管理不善，降低了资金使用效率
预付账款的付款占用企业流动资金影响了企业资金的周转，一旦收不到所购的货物又不能及时收回预付款的话，将加剧企业资金周转的困难，造成货币资金短缺，迫使企业通过银行或其它途径融资以维持正常经营，增加了企业的资金成本，影响了企业效益。
二、加强企业预付账款管理的措施
1、严格的预付账款审批程序
物资采购除有加工周期的设备、配件和有定货周期的物资，可办理预付账款外，原则上不采取预付账款方式；特殊情况需办理预付账款的，在签订合同时要加以注明。在办理预付账款时，要审查供货方的信誉、资质、分析预付款所带来的风险，在安全稳妥的情况下，公司所属各单位应逐级确定授权人及审批金额，严格执行经营负责人与财务负责人联签规定。如：我公司办理预付账款的程序是在月份采购资金支出预算指标内。金额在100000以内的审批流程为：经办单位填制付款申请单一部门负责人签字一经营副总经理签字一财务人员审核一财务部长签字一总会计师签字一提交到结算中心申请办理付款；金额在100000以上的审批流程为：经办单位填制付款申请单一部门负责人签字一经营副总经理签字一财务人员审核一财务部长签字总会计师签字一总经理签字一提交到结算中心申请办理付款。
2、加强对预付账款的情况分析
财务部门要加强对预付账款的情况分析，及时提示销售部门清收。建立预付账款账龄分析表，通过账龄分析，发现存在的问题，对于时间较长的预付账款，应查找原因，提出处理意见。
3、建立预付账款管控的长效机制
(1)以市场为导向，及时调整完善管理政策。在正常情况下任何企业都会有预付账款，只是额度大小的问题，合理预付账款额度是可以测算的，但它受市场环境等方面因素的影响。因此我们要紧跟市场变化，及时调整完善相关政策，包括调整信用政策、销售结构、激励机制等，发现问题要及时解决。
(2)明确任务责任到人。责任要落实到供应人员这一主体身上，落实到供应岗位的每一个关键控制点上，量化每名供应人员的责任，同时还要将责任落实到公司的各个层面。
4、建立健全定期对账制度
财务部门与有关业务部门每月末核对预付账款辅助明细账：同时定期与每一债务人进行债权认证，至少每年一次，双方签订对账债权认证记录，并加盖对方财务章及对账经办人签字。
5、预付账款的内控制度，不相容岗位
企业应建立严格的内控制度，严防预付账款的风险。企业领导要带头遵守内控制度。要明确内控制度不是约束某一个人的，而是约束所有人的；内控制度也不是在一定时期起制约作用，而是要长期起作用。企业的预付行为必须在内控制度框架内进行。不是领导一个人说了算，企业的内部审计机构应独立履行自己的职责，对内控制度的有关规定和各个环节要严格监督，一旦发现预付账款方面出现潜在的问题要向领导和有关部门及时沟通，并采取措施严加防范，保证内控制度的有效性。
6、预付账款预算考核
财务部作为预付账款的主管部门，负责组织预付账款的分析和考核工作。奖罚标准与公司预付账款整体完成情况挂钩，按各考核单位对个人奖罚标准的平均数确定。如我公司预付账款考核按照公司相关奖罚办法，实行“季度考核，年终清算”的原则。季度考核时以年度预算指标为基础，按年度奖罚标准的1／4计算；年度终了时考虑预付账款的弹性修正指标后，按年度奖罚标准统一清算。
7、建立预付账款调度会制度
公司建立预付账款调度会制度。每月初，召开预付账款调度会，对上月预付账款进行分析，对大额预付款项进行具体分析。包括款项内容，发生的简单经过、执行情况，逐笔研究清收办法和方式。将数额较大的欠款作为重点，集中力量组织清收。落实专人、明确清收责任。
预付账款管理工作必须常抓不懈，任重道远，这项工作不能中断，而且还应不断强化，使之形成一种长效机制。
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