推行项目管理 提高修理费管理水平

来源:用户上传      作者: 薛斌

　　【摘 要】 通过分析石化总厂修理费管理的现状及存在不足，提出推行修理费项目管理的必要性及需要注意的问题。
　　【关键词】 项目管理； 修理费； 问题
　　
　　石化总厂每年的修理费用在四千万至五千万元左右，约占总厂完全费用的十分之一，是总厂可操作的主要费用项目之一，其预算的执行结果对年度财务预算的完成影响很大。近年来，总厂通过贯彻内部控制制度，修订完善修理费制度和管理办法，有效控制了修理费用，为总厂的安全生产与经济效益提供了有力保障，但是由于不能真正实现项目管理，在内控业务流程、计划及预算管理、结算及审计方面仍存在需要改进的地方。
　　
　　一、目前石化总厂修理费管理的现状
　　
　　目前，石化总厂修理费归口管理部门是设备基建科，管理的基本依据是胜石化总厂发〔2005〕53号文下发的《石化总厂修理费管理办法（试行）》。修理费核算管理的基本流程是需求单位申请→基建设备科审核→定额部门编制预算→上报修理计划并得到批准→确定施工单位及签订合同→施工及竣工验收→审计及结算。目前的修理费管理和核算办法是在内控要求的基础上，对业务流程控制点和权限的细化，业务流程可操作性强，基本上可以满足分公司内部控制制度的要求和总厂内部管理的需求。
　　
　　二、修理费管理中存在的问题及原因
　　
　　通过调研分析发现，现行修理费管理核算工作，在制度上是健全的，为总厂的设备正常运行和确保安全生产保障发挥了应有的作用，但也存在不尽如人意的地方。主要存在以下问题：
　　（一）修理费年度计划项目偏差大
　　由于修理费年度预算指标的确定时间是上年末，因此年度预算指标客观上有争取宽松预算的因素，实际上准备实施的项目是否真正能够实施要视下年设备运行状况及生产运行情况而定。在这种情况下，年度修理费预算只能是预算总量控制指标，年度计划修理项目没有太大的意义。
　　（二）修理计划申报不完整
　　目前总厂上报至财务处的维修计划只有修理劳务部分，而且其中不包括甲方供料的部分，以及自营工作量所消耗的修理材料，造成年度修理计划与年度预算不符，从内控审批流程上看存在一定风险。
　　（三）存在变通结算现象，造成审计风险
　　由于油田内部市场准入、施工方资质、某些石化专用材料或配件采购渠道不畅、投资计划不足等多方面原因，总厂目前仍然存在变通结算现象，而变通结算必然跨过业务流程中的关键控制点，超越控制点权限，因此存在一定审计风险。
　　 （四）维修结算不及时
　　由于业务流程执行不畅，许多修理项目先开工再走流程，加之部门间协调力度不够，信息不对称，结算进度迟缓。2010年总部下达的修理费预算为4 000万元，总部单项追加安全隐患整改353万元和锅炉改造818万元，合计修理费预算5 171万元。截至9月份，分公司批复维修计划373项，金额1 508万元，总厂账面列支3 011万元。而实际上剔除暂估入账费用2 105万元后仅结算906万元，其中修理材料结算92万元，劳务结算814万元，远低于预算进度。
　　
　　三、推行项目管理，提高修理费管理水平
　　
　　分析总厂在修理费管理上存在的问题，主要的症结是制度执行不力，没有严格按业务流程操作。为进一步规范修理费核算管理，建议总厂推行修理费项目管理，规避风险，不断提高修理费管理水平。
　　（一）及早确定年度修理项目，统筹年度修理费预算
　　根据年度预算总盘子，在进行充分调研听取各方意见的基础上，尽早确定投入方向和规模，明确实施项目，并及总厂预算委员会通过后以厂发文下达，以保证年度计划的严肃性。在年度修理项目中，要划分设备维修和工程维修，并将甲方供料、自营工作量、日常保运等因素包括在内。
　　（二）加大月度修理计划的审核力度
　　为确保真正执行月度修理计划，建议月度修理计划经预算委员会通过后，再上报分公司审批。建议流程为：需求单位申请→设备管理部门审核工作量→定额部门编制预算→计划部门汇总形成修理计划→预算委员会批准→计划上报→计划实施。
　　 （三）开发修理项目管理系统，加快结算进度
　　目前，石化总厂的资产数据库已经比较完善，可以在此基础上开发各部门信息共享的修理费管理系统，按照修理费管理的流程，通过在系统中建立各部门的用户，并根据职责赋予相应的权限，实现修理项目管理流程的全程网上管理。主要流程简述如下：
　　1.维修项目计划的申报与下达
　　（1）资产使用部门用户，根据使用的资产现状提报修理需求。
　　（2）设备基建科用户通过查看系统中资产维修记录，并通过实地调查，确定修理的，提出修理工作量。
　　（3）定额部门通过基建设备科提供的工作量初步编制预算。
　　（4）计划科汇总项目和预算后提交预算委员会审定。
　　（5）财务部门根据内控要求，将月度修理计划上报分公司审批。
　　（6）计划部门根据分公司审批结果下达月度修理计划。
　　2.维修项目的实施阶段
　　（1）设备基建科维护项目概况，包括项目计划编号、项目名称、主要工作量、项目预算值、开竣工时间、施工单位名称等。
　　（2）合同部门审核施工单位资质，审核通过后，发出施工合同会签单。达到招标标准的，组织招标。
　　（3）签订施工合同。
　　（4）基建设备科在系统中及时维护项目工作进度。
　　（5）工程完工，基建设备科组织在相关部门验收并在线上及线下提供结算资料。
　　3.维修项目的结算
　　（1）定额部门根据预算和相关结算资料审核项目结算，并录入系统。
　　（2）审计部门介入审计，确定最终结算值。达到内部审计的限上工程维修项目，提报内部审计。
　　（3）财务部门在审计结束后规定时间内取得结算资料办理结算手续。
　　通过该系统，财务部门可以对总厂维修费做到事前控制，而不在等到资料到手才掌握修理费发生情况，加强了对修理费预算、发生、完成情况的控制，从而从整体上促进总厂修理费的管理。●

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