基于SAP系统的员工自助报销SES模块的研究与实践

来源:用户上传      作者: 胡瑞林

　　【摘 要】 华东电网公司引进SAP系统后,在项目管理等方面取得了较好的信息化管理优势,但在日常经营管理方面却显得比较欠缺。为推广系统应用面,公司财务部提出并实施了“SES系统”。
　　【关键词】 SAP; SES模块; 实践
　　
　　2006年,华东电网公司进行企业级信息化建设,引进SAP系统,次年SAP系统一期项目基本完成,系统在项目管理、物资管理、设备管理等方面体现了强大的信息化管理优势。但SAP套装系统在功能上对公司大量的经营管理范畴的业务活动兼顾不够,对发生频数巨大、涉及公司所有员工的经营管理活动产生的业务的处理显得特别繁琐、复杂,操作界面缺乏人性化。如何最大范围、最大限度地方便各单位、各员工,又节约SAP系统使用费、提高工作效率,成为公司EIS项目二期需要进一步解决的问题。为此,财务部提出并经公司批准实施二期项目――员工自助报销系统(以下简称“SES系统”)。
　　
　　一、SES系统特点
　　
　　华东电网公司自行开发的SES系统是一套采用先进的J2EE技术研发而成的B/S系统,它基于SAP系统,针对其薄弱环节,作为SAP系统的有力补充。主要有以下特点:
　　一是采用自主研发的DY-WorkFlow工作流引擎,实现了业务类型自定义。SES系统接口是通过SAP系统所提供的基本函数来实现的,对于SAP系统只有少量的配置和二次开发工作,避免了SAP升级可能带来的隐患。
　　二是在预算方面,SES系统能通过底层函数调用,直接获取SAP预算,并进行预算校验,超过预算给出提示,或控制不允许提交,保证了SES系统与SAP系统数据一致性。在会计核算方面,实现了针对所有SAP一般总账科目的凭证编制、复核、记账、出纳功能;SES系统中生成的凭证能自动过账到SAP系统,充分实现了数据共享。在资金支付方面,能根据设定的账户自动将支付金额及账户信息传递到公司银企电子支付系统。
　　三是在科目体系与预算体系中,通过SES系统实现了会计科目与承诺项目一对多的对应,在SES系统中实现SAP的辅助账管理功能,在分析统计中实现了表单自定义等功能。
　　
　　二、SES系统实施应用
　　
　　SES系统的管理模式和体系是通过后台灵活设置,从而与公司的实际业务相辅相成,因此系统的成功与否还需要进行全面的系统实施。项目研发完成后,项目组对各单位实际业务、管理流程进行了调研设计,包括业务类型、审批流程、预算项目、管理模式等,并对调研来的各项资料进行整理,多次召开项目组会议确定业务类型、审批流程等实施方案。编写《需求说明书》,并根据调研资料按照业务类型、业务类型对应的预算项目、审批流程、财务核算结果等信息编写了《业务手册》。
　　在《业务手册》的基础上,对各单位进行了系统安装、初始化设置、性能调试。组织各单位用户对系统配置、业务流程、操作界面等进行了测试。之后,项目组展开为期一周的滚动培训,灵活的设置功能和友好的界面为用户所接受,所有用户都能迅速掌握系统的操作。
　　SES系统的开发应用是国外成熟套装软件与我国财务管理要求的完美结合,不仅提供了完善的流程控制、预算管理、财务核算等功能,系统界面友好,设置灵活,操作简捷,能大规模地拓展SAP系统的应用,也是国际先进的ERP系统与国内电力行业业务实际相结合的大胆尝试。
　　SES系统实现了公司以价值链管理为核心,以满足财务与业务管理需求为前提,以公司一体化企业级信息平台为依托,通过成熟套装软件、SES系统之间的信息集成和数据交换,实现了公司范围内会计核算的集中处理、资金的集中监控与支付、产权的综合管理、预算的编报、平衡、下达、控制、分析,实现了公司整体价值的最大化。
　　
　　三、SES系统解决了SAP系统的一些薄弱问题
　　
　　通过开发应用SES系统,避免了SAP系统对经营管理业务处理的繁琐、复杂问题,加之SES系统操作界面友好,适应公司所有员工。具体表现在以下方面:
　　一是SES系统根据业务类型不同,解决了SAP没有实现的业务申请、审批、驳回的流程和处理人自定义,业务流转金额权限控制和业务重要性定性自动判断等功能。
　　二是避免了SAP手工录入支付凭证的类似问题。SES系统会计凭证是由业务单位提交的信息自动生成的即由会计审核或核算岗位根据已流到本岗位的业务信息,经确认后,系统会自动生成会计凭证。
　　三是使全面预算管理从技术手段得到实践。通过系统提供简便预算管理和控制功能,将公司发生的频数巨大的经营管理活动产生的业务预算推广到各部门甚至每个人,只需在期初设置好预算值,系统就自动根据预算值控制每一笔业务的申请,并自动汇总预算发生总额,提供明细的预算查询,极大地提高了工作效率。
　　四是界面优化,符合公司的工作习惯和制度要求。SES系统充分考虑了各种角色的操作习惯和要求,为每位员工提供简捷、美观的界面,并可以自定义业务界面,适应企业不断发展的需要。凭证根据制度要求进行编号,并提供标准格式的科目汇总表和明细账,符合财务制度要求,账务数据可追溯到明细的会计凭证、业务申请单,操作简便。
　　
　　四、取得的成果
　　
　　SES系统的开发实施不仅解决了上述问题,避免了SAP系统尚存的弱点,而且取得了较好的开发成果。
　　(一)用户覆盖率高,业务占用量大
　　SES系统推广简便,在不增加运维成本下,通过使用SES系统可覆盖全部公司员工,扩展了SAP的用户。2008年,通过SES系统,共自动生成业务凭证16 725笔,SAP系统付款凭证共21 067笔,SES生成业务占EIS付款凭证总数的79.39%。
　　(二)实践了SAP软件与我国财务管理要求的结合
　　SES系统根据管理的需求,实现了多维度、多层次的预算下达、经营管理业务的预算控制,在SES系统中处理的业务能实时读取SAP系统中的承诺项目、WBS、工单等预算的值,与当前申请的业务金额进行对比控制。会计核算、流程审批与预算控制实现了三位一体。
　　(三)功能完善,具有可扩展前景
　　系统接口全面,目前与SAP系统紧密接口进行预算控制和凭证核算;可以方便接入LDAP单点登录系统;与企业银行电子支付平台等支付系统实现接口;提供待办地、查询、流程处理等接口,满足企业各种信息集成的扩展需要。
　　总之,SES系统的开发应用是国外成熟套装软件与华东电网公司业务实际相结合的典型例证,不仅大规模地拓展了SAP系统的覆盖范围,是SAP软件与我国财务管理要求的完美结合,提供了完善的流程控制、预算管理、财务核算等功能,系统界面友好、设置灵活、操作简捷,而且是国际先进ERP系统与国内电力行业业务实际相结合的大胆尝试。●

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