基于搜索模式的会计信息应用方式探索
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作者: 杜晓华
本文拟通过分析目前会计信息化下的会计信息利用，发现其存在的不足。从而提出建立会计数据仓库，实现基于搜索模式的会计信息利用新模式，以简化信息的查找方式，提升会计信息的利用水平。
一、会计信息利用方式分析
会计信息化后，会计信息的利用相对于传统的手工方式，产生了较大的变化。从传统的纯粹纸质文档会计信息的利用，到通过会计软件查询部分信息的利用，通过两种方式的结合，实现了会计信息的利用。特别是基于以往年度会计信息的使用，纸质的会计信息利用成了最为主要的方式。当会计信息化已经普及的时候，纸质会计信息的利用如此广泛的原因主要在于：一是对于实际操作的会计业务人员基本是直接通过会计软件应用会计信息，但在某些情况下，还是依赖于纸质会计信息。（1）如果中间会计软件进行了更换，由于软件之间数据不兼容，使用了新软件后，如果要查询之前的会计信息，就只有查看纸质会计信息。（2）在使用上年年末的会计信息时，由于可能在新的一年进行审计时调整了有关数据，而会计系统里面的数据未进行调整。那么要查上年末的会计信息，就需要查纸质会计信息。（3）对于具有证据性的查验，往往还是习惯于或者也需要查纸质信息。二是对于领导层人员，在利用会计信息时，则大量应用纸质会计信息或转换成EXCEL的会计信息。
二、信息化后会计信息利用的新手段
实施会计信息化首先要解决的是实现会计业务信息化。当这一阶段完成后，必然要促进在会计信息上的利用，这就是会计信息的分析与决策。
其一，基于会计数据仓库的信息利用。数据仓库的建设是一个不断建立、完善、健全的过程，通常需要较长的时间。这就要求各企业对整个系统的建设提出一个全面、清晰的远景规划及技术实施蓝图，可以结合其他已有的业务系统，逐步构建起完整、健壮的数据仓库系统。数据仓库创建的基本步骤为：（1）通过需求分析建立运营环境文档。（2）数据仓库实现的技术选择。包括数据仓库的操作系统、数据库、数据仓库模型工具及开发工具、OLAP服务器、数据挖掘工具等。（3）数据仓库模型的设计。包括概念模型、逻辑模型、物理模型。（4）数据准备区的创建。由于数据仓库的数据来源于不同结构的数据库，所以在进入数据仓库之前，需要先进入数据准备区进行清理和必要的转换。（5）数据仓库数据库的创建。在数据仓库架构设计之后就可以创建数据仓库数据库，需要创建事实数据表和维度表，并在所有表的主要字段上建立索引。（6）数据仓库数据的清理、转换及加载。数据从不同数据源提取后，需要驻留在数据准备区完成清理和转换，之后就可以加载到合适的数据仓库事实表中。在数据加载之后，还要更新元数据，以反映完成的数据加载活动，并且对受影响的概括数据重新进行概括处理。（7）数据集市的设计。数据仓库设计可能包括特定业务的数据集市，如财务部门的业务。数据集市设计之后就可以向最终用户显示所需要的信息。（8）数据仓库创建之后的测试。数据仓库的测试不仅包括对软件系统的测试，同时还包括对数据的测试。只有通过测试才能保证软件的质量，保证软件满足数据仓库的设计需求。（9）系统的运行。主要包括对用户的培训、数据加载、数据访问及应用等。在数据仓库系统的运行过程中，通过不断地收集用户新的需求，进一步完善数据仓库系统。通过会计软件数据接口标准，无论使用的是一种会计核算软件的不同版本，还是几种会计核算软件，都可以非常容易地建立会计数据数据仓库。在此基础上，采用有关的分析软件或编制相关软件就显得十分容易。进一步，还可建立会计决策支持系统，进行深度的挖掘与分析。数据挖掘表现为在大型数据库里面搜索有价值的经营信息，这就需要对海量的数据进行详细地过滤，并且智能、精确地定位潜在价值。
其二，基于网络的会计信息利用。互联网的发展，为会计信息的利用带来了便利。以往基于网络的会计软件，主要集中在如何实现会计业务的网络化处理，而对于网络化会计信息的利用，还涉及较少。现在会计信息化的终端除台式机外，笔记本大量普及，平板的电脑如IPAD之类普及速度更是惊人。再加上上网本、智能手机终端等，网络化的移动应用已经成熟，跨越时空，资源共享的时代已经来临。
三、基于搜索模式的会计信息利用
会计信息的获取，除了现在的专业方式提供外，应该提供更加简便的形式。这其中一种思路就是基于搜索模式来提供会计信息。现在，如果要查询某人的工资历史信息，就需要逐月去查找各月的工资表才能完成。如果要查阅某人在企业的借款情况、报销情况、工资情况、出勤情况等，就需要进入相应的业务系统，分别查出才能办到。实际上，这些信息在会计系统中都是存在的，或者在建立数据仓库中都是存在的。但寻找信息的方式、提供信息的方式，一直固化在以软件功能提供的模式上，而不是基于数据为中心的提供方式上。基于会计数据为中心，可以采用搜索的模式来提供会计信息。如输入某人的名字，就可以查询到该人在企业的有关部分或全部信息，具体信息的查询范围，可以通过信息查询权限来控制。这种提供信息模式主要通过以下过程实现。首先是对输入信息和信息查询权限的分析，确定数据的查询范围和内容。然后是根据数据仓库中的数据，进行规范化组织，形成数据的视图。其次根据信息的需要，确定展现的方式，如表格、图形、文字信息、视频信息、声音信息等。查询者根据获得的信息情况，完成查询或进行更进一步的深入查询。对于展现方式，对于常用的信息，可以进行固化。对于非常有用的信息，在提供展现方式的基础上，可以提供工具，按照需要，应用数据挖掘的技术去进行切片、钻取、切块等，以达到满足自己所需信息的查询工作。会计信息的利用，需要一种新的模式来提升现在已经定型的利用方式。随着技术的不断进步，如语音查询、视频查询、决策搜索查询等都将逐步引入。
（编辑余俊娟）
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