浅谈数字时代的电子档案管理

来源:用户上传      作者: 张雪花

　　摘要：第三次科技革命带来的信息技术给人们的生活和工作带来了巨大的影响。计算机和互联网的广泛普及，给企业的办公带来了深刻的影响，尤其是办公自动化对企业效率的提升方面。由此而产生的电子档案由于其自身的优点，正逐步取代纸质媒介成为企业最重要的信息资源，电子文档被广泛运用，成为势不可挡的趋势。电子文档带来的信息快捷传递和资源共享给单位的工作带来了极大的便利，但是与此同时，也给档案管理工作带来了一系列的新挑战和问题。
　　关键词：电子档案管理 传统档案管理 保密性
　　0 引言
　　随着信息技术的发展和应用领域的扩大，现代社会对信息技术的依赖度也在增高。电子计算机和现代通信技术的结合的信息技术产业的迅猛发展，并且开始在档案管理领域应用。信息技术在档案管理方面的应用，就产生电子档案这一概念。电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录。电子档案的形成与存储方式与传统档案管理不同，所以电子档案的管理方式也与传统纸质档案管理有很大的区别。在档案管理方面，电子档案的出现是一个全新的挑战。档案管理工作人员对电子档案要有上课的认识，否则无法对电子档案实施管理，会造成档案管理的效率低下，甚至出现错误。
　　1 电子档案的特点及优越性
　　1.1 电子档案是计算机技术与传统档案的结合，具有自身的特点：
　　1.1.1 记录方式多样化。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，由于工作量大，对人员的数量具有较高的要求，手动操作与自动操作相比，不仅劳动效率低，而且工作质量也不如自动化操作高。另外，利用传统档案管理的归档方法进行归档，使用者查阅起来非常困难，无法充分利用档案。由于改变了信息的承载介质，电子档案可以实行自动化操作，归档方法也更加多样，将档案通过计算机进行存储归档，极大地方便了人们的查询和搜索，带来了工作效率质的提升。
　　1.1.2 电子档案的保密性更强。传统纸质档案如果被人发现或偷窃，就可以看到档案的内容。而电子档案信息存储在非纸质上，利用计算机的保密技术，即便别人得到他，在破解密码之前是无法看到档案的内容。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上，记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到的。
　　1.1.3 电子档案对元数据和背景信息具有依赖性。一方面，电子档案的元数据必须依附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌；另一方面，电子档案来源于电子文件，在进行网络传递时，由于传递双方彼此不了解，对文件的背景信息往往不记录在电子文件中。所以在进行传递之前要求对背景信息进行提前补充，以方便档案的高效使用。
　　电子档案具有便携性和存储无限性。电子档案借助电脑的存储空间，但是其所占的空间相对于电脑硬盘容量来说几乎可以忽略不计，所以电子档案的存储空间具有很大的延展性，可以无限量的存储信息。另一方面，电子文档方便携带，它不同于传统的纸质媒介，需要占用大量的纸张，它只需要一个微小的移动硬盘，便于携带。
　　1.2 电子档案的优越性
　　1.2.1 信息技术在档案管理中的应用是信息技术发展的结果，同时这也为档案管理工作提供了方便。电子档案可以减少档案管理的工作量，提高了工作效率。使用较少的工作人员就可以完成多人的工作量，使档案管理工作的效率更高。电子档案的网络化将档案管理工作从繁重的文字工作中解脱出来。电子档案归档的网络化也方便了对档案的管理，提高了对档案信息的查询速度和利用范围。
　　1.2.2 电子档案可以及时进行补漏增缺。档案管理如果出现档案不完整的情况时，要及时第进行补充。在传统纸质档案管理时期，需要把整个的文档拆卷检查，非常费时费力。而电子档案在进行补增时，按照文档所在的文件进行整理即可。电子档案还可以利用信息系统的检索功能，对增补的内容进行自动查找。可见，电子档案不仅方便快捷，而且省时省力。
　　1.2.3 电子档案的保密性比传统纸质档案强。如果档案是纸质档案，当有人要求对档案进行查阅时，档案管理人员通常将整卷档案交给查阅者。但是有时查阅者只需要其中的一部分，将整卷档案提供给查阅者，既不便查阅者查阅，也不利于档案的保密。有些保密文件中的部分文件是不属于保密范围的，但由于保密文件的存在无法为查阅者提供查询业务，影响档案的使用。电子档案的电子化管理可以将档案进行细致的分类，不但有利于查阅者查询，而且对有保密要求的文件也不容易外泄。
　　1.2.4 电子档案管理有效地提高了档案管理工作的质量。档案管理工作的目的在于供别人进行查阅和使用。但在提供查阅档案服务时，需要有高质量的文档卷宗为保障，否则查询服务就无法满足使用者的需求。传统档案管理中的文书立卷工作是由人来完成的，由立卷人根据制度和标准进行操作。但是立卷人在进行操作时需要对立卷标准有较强的掌握能力，而且不同的立卷人对标准的掌握不一样，很难做到完全统一。这就会使档案的质量受到影响，给档案查阅带来一定的麻烦。电子档案管理可以将档案工作人员从繁重的事务性工作中解脱出来，使得他们可以将精力投入到档案管理和研究工作上来。电子档案的标准化操作提高了档案管理的质量，减少了人为的操作失误，为电子档案管理工作打好基础。
　　2 电子档案工作存在的问题
　　2.1 电子档案的真实性问题
　　电子文件由于其自身的特点，导致其很容易被修改和删减，而且不像纸质媒介那样，电子文件在做过改动后没有留下任何痕迹。在计算机等进行材料输入或存储的过程中，输入者无法留有自己的笔迹，而且单位负责人也难以在拟好的文件上进行签发，这就导致在日后对材料的权威性和真实性上难以进行正确的确认。
　　2.2 电子档案的永久保存问题
　　办公自动化带来的无纸办公给许多公司和单位的工作带来了很多便利，极大提高了工作的效率。现在单位的几乎所有信息，决策，文件资料都存储于电脑中，人们只要动一下鼠标就能够迅速的找到自己所需要的信息资料。在电子档案给人们带来极大的方便之余，其数据保存长久性问题有时候相当脆弱。当网络突然瘫痪或者电脑出现故障等问题时，很容易导致文件数据丢失。
　　2.3 电子文档的安全保密性问题
　　网络是一个开放的交流平台，尽管也有一些措施保持网络的安全，但是人们还是有各种方法获取他人的资料数据。这就给电子文档的保密工作带来一定的挑战。一旦重要的资料或者数据外泄，对单位造成的损失是不可估量的。
　　2.4 电子文档管理软件的统一性问题
　　由于现在的电子文档管理软件一般没有一个统一的标准，因此不同部门或者不同单位之间的电子档案共享时就会出现一些问题，有的软件之间并不兼容，而有的软件虽然兼容，但是有些数据无法正常显示，由此带来了资源共享方面的极大障碍。
　　3 做好电子档案管理的措施
　　3.1 要建立健全保障电子档案安全与真实的法律制度
　　随着电子文档的兴起，我国在此方面的法律制度相对还是比较滞后的，没有跟上信息技术发展的脚步。关于电子文档方面还没有形成一套切实可行的独立的法律制度，而虽然有一些涉及到了电子信息安全的，但是也是掺杂在别的法律之中，专门的法律体系急需完善。不只是建立关于信息安全方面的法律，而且还需要以法律的形式将电子文档的管理方面的统一标准制定出来，确立起电子档案和文件的法律凭证，保证电子档案的更好的发展，也有利于国家有关部门对于电子文件的管理工作。

　　3.2 建立统一的电子档案管理制度
　　首先，制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；其次，对文件管理和档案管理进行统一的规划；再次，明确档案管理职责，并将文件管理的前期工作纳入进来，保证从文件的形成归档到查阅利用整个过程都能够在档案部门的监督下进行；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。
　　3.3 严格控制电子档案的可转换性，保证电子档案的安全
　　电子档案较纸质档案具有较高的保密性，但电子档案自身也存在安全问题。电子档案的安全问题主要出现在传递过程中。电子文件可以同时存在不同的载体上，文件的格式等内容也可互相转换。电子文件可以保证在不同载体上的一致性，但无法确定文件的原始性。在这种情况下，我们应该利用计算机的加密功能对档案内容进行保护。如，将档案的文件模式设置为只读，或对整个档案加密。另外，对系统中信息内容进行修改，也是一件唾手可得的事情。而且修改后的文件不容易被发现，这给保密工作带来一定的难度。因此，除了对文件进行保密设置外，还要对数据进行备份，以便对信息内容进行查对，及时发现问题。另外，对文件进行备份还有另一个用处，那就是防止对计算机的不当操作造成数据丢失。因此，档案室必须要将形成的第一手电子资料及时备份存档，保证资料的安全性。
　　3.4 做好电子档案使用中的控制与管理
　　首先，在对电子档案进行操作前，对操作人员的使用权限进行审核。在电子档案建档之初，就应该对使用权限进行明确的规定，根据操作者的级别设置各种操作权限，防止档案信息的泄漏与恶意修改。其次，要做好电子文件的提供与回收。在进行拷贝制作之前，要对使用者的权限进行确认。在拷贝过程中，要避免把其他信息被复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。根据保密的级别对所要保密的信息进行分类，然后进行保密管理，采取相应的保密措施。另外，在进行档案使用时，要对档案的使用情况进行监督。有条件的可以安装摄像装置，对档案使用过程进行跟踪监控，并进行记录，确保档案的安全。
　　3.5 加强档案管理人员队伍建设
　　现在电子档案的应用越来越广泛，传统纸质档案已不再是档案管理的主要方式。因此，培养电子档案管理人员是档案管理工作中的主要任务。档案部门应重视对档案各种人员的培训。一方面，在档案工作人员的引进中要拓展招聘渠道，引进专业技术强、管理能力高、综合素质高的人员从事档案工作。另一方面，对档案人员进行专业培训。电子档案管理工作与纸质档案管理工作相比，工作内容具有很大的不同，所以要对档案人员进行相应的培训，根据档案工作的特点和档案工作人员的自身情况，制定合理有效的培训计划，使培训制度化。
　　4 结语
　　电子档案管理是档案管理的新内容。电子档案的建立档案信息化建设，也是今后档案管理的发展方向。要做好电子档案管理工作，不仅要加大对硬件设备的投入，而且在软件上也要下工夫，例如，加强档案信息系统开发；对档案工作人员进行培训，提高档案工作人员的素质；健全档案管理制度等。只有从这两个方面下手才能把电子档案工作做好，使档案工作在社会生活中发挥出应有的作用。
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