基于PDCA循环的5S在医院总务后勤管理中的应用

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　　[摘要]在医院整体的管理过程中总务后勤管理属于非常重要的组成部分，医院总务后勤管理工作的有序进行是保证医院正常治疗及为患者提供服务较为基础且重要的前提。现阶段绝大多数医院总务后勤管理过程中存在着较多的问题，这些问题的出现在很大程度上阻碍了医院的整体发展及管理水平的提高。因此，有效的医院总务后勤管理工作显得尤为重要，有效的管理措施能规范总务后勤科工作人员的行为规范，提高管理效果。为了分析基于PDCA循环的5S在医院总务后勤管理过程中的应用，笔者针对现阶段医院总务后勤管理过程中存在的问题进行了分析。
　　[关键词]戴明循环;5S管理;总务后勤管理;PDCA循环
　　[中图分类号] R197.3          [文献标识码] A          [文章编号] 1674-4721（2020）5（c）-0199-04
　　Application of 5S based on PDCA cycle in general affairs logistics management of hospital
　　RAO Dong-dong  LIN Jian-hua  LIN Yan-bin
　　General Affairs Section， Fujian Provincial Maternity and Children′s Hospital， Affiliated Hospital of Fujian Medical University， Fuzhou   350001， China
　　[Abstract] In the overall management process of the hospital， the general affairs logistics management is a very important part. The orderly management of the general affairs logistics of the hospital is a prerequisite and important prerequisite for ensuring the normal treatment of the hospital and providing services for patients. At present， there are many problems in the process of general affairs logistics management in most hospitals， and the emergence of these problems has largely hindered the overall development of the hospital and the improvement of management level. Therefore， effective hospital general affairs logistics management work is particularly important. Effective management measures can standardize the behavioral norms of the general logistics department staff and improve management effectiveness. In order to analyze the application of 5S based on PDCA cycle in the hospital general logistics management process， the author analyzes the problems existing in the general logistics management process of the hospital at this stage.
　　[Key words] Deming cycle; 5S management; General affairs logistics management; PDCA cycle
　　医院后勤负责为医院提供各种保障与服务，后勤是医院健康发展、正常运转的保障與基础，医院的后勤管理水平与医院的服务能力、经济效益以及社会效益均具有密切的关系[1-2]。新形势下该如何进一步加强医院的现代化管理，从而提高后勤的保障能力与服务能力、打造团队精神、提高工作人员的综合素质、提高后勤的工作质量与服务效率，这是每一个后勤管理人员都需要为之不断付出努力的课题[3]。5S管理是当前较为先进的管理模式，这一模式在各行各业都应用广泛，近年来医院开始将5S管理模式应用于医院的现代化管理中，且取得了良好的应用效果[4]。医院总务科的工作量大、服务性强、涵盖面宽、时效性高，工作事务琐碎繁杂，人员众多，是总务后勤推进5S管理成为医院顺利推进5S管理的“拦路虎”。为了顺利推进5S管理，总务科将PDCA循环管理应用于5S的推进中，在实践过程中不断完善5S管理，取得了理想的应用效果，现报道如下。
　　1现阶段医院总务后勤管理过程中存在的问题
　　现阶段医院总务后勤管理过程中涉及的内容较多，具体的管理内容包括医院内的水电管理、中央空调的管理、医院内建筑及房屋的修缮、医院办公用品等日常物资的采购、电梯的维保、整个医院的保洁工作、医院绿化管理及维护、医院内部的洗涤管理等，这些工作大部分是与第三方公司进行合作共同完成。在这一后勤管理过程中，人员较多、技术要求的水平较高、管理范围较大、管理的对象较多、工种较多，若在管理的过程中哪一个环节出了问题都会对医院的医疗服务工作造成负面影响。此外，总务后勤管理过程中的各个工作人员的文化程度不高，多数维修人员及操作人员甚至都不是专业对口的人才，这影响着后勤保障工作的顺利进行及质量提升。最后，医院总务后勤管理过程中大多数工作人员的工作积极性较低、工作责任心不强，这主要是由于绝大多数的后勤人员均属于临时工或合同工，工资待遇较低，且工作强度较大，具有较差的稳定性，导致工作人员的工作积极性及责任心直线下降，使得后勤管理工作中经常出现工作不达标及差错现象[5]。 　　2基于PDCA循环的5S在医院总务后勤管理过程中的应用
　　2.1医院总务后勤5S管理中心的计划阶段
　　在医院总务后勤管理过程中，应做好相应的管理计划，总务科在开展管理工作、招纳人才开展工作之前应实施相应的培训处理，组织工作人员参加院内组织的科室骨干人员、后勤部门干部的集中培训，由科室干部对总务科的基层工作人员包括外包工作人员实施内部的集中训练及培训管理，提高工作人员对于5S管理的认识及参与自我管理的积极性、责任感[6]。在培训后制订相应的管理计划及规范，根据责任区分相应的管理小组，指派工作人员分别负责医院的水电、空调、电梯、保洁、医院的绿化、医院的房屋修缮及医院与第三方服务工作的合作洽谈等管理，由几名责任划分的管理人员组成PDCA的管理小组，落实相应的5S管理计划及目标。
　　2.2医院总务后勤5S管理中心的实施阶段
　　在计划完成之后，应对医院总务后勤落实相应的管理措施，在实施管理的过程中首先应对医院内总务科的各种物品进行划分与区分，对无用的物品贴上红牌标识，并在标识后进行阶段性的统一处理，提高资源的应用有效性。将有用的物品放置在合适的地方方便工作人员拿取，并要求各个组结合工作现场的实际情况确认物品摆放是否安全、有序及高效等，明确地标示某一区域的物品[7]。准确地定位医院的电梯配置、安全阀门、应急物资、医疗废物的准确放置位置;针对医院内常用的定容、定量等进行有效的定位;针对现场内的脏污进行有效的清除，对总务后勤科的设备、消防、保洁、空调等进行相应的管理，有效地降低设备的故障，最大程度延长使用寿命，控制运行成本，减少医院管理过程中的安全隐患[6]。
　　2.2.1整理  根据要与不要来区分物品，以5S管理方法来清理、登记所有物品，确保医院总务工作现场没有不需要的物品。
　　2.2.2整顿  在合适的地方放置必要的物品，从而方便随时取用。根据条块工作划分，要求工作人员结合现场实际，做到先进先出、高效拿取、摆放安全，同时物品定容、定量、定位管理，明确标识物品与区域。
　　2.2.3清扫  对作业现场的脏污进行清除，营造明亮、干净的工作场所。将清扫工作做好，为工作人员营造整洁、干净的工作环境，这有助于延长设备的使用寿命，减少隐患的发生，同时降低运行成本，还能减少院感隐患、火灾隐患。制订管道井、仓库、值班间、操作间以及病区的设施设备点检制度、卫生清扫制度、设备保养维护制度，做到严格执行。
　　2.2.4清洁  总务科梳理科室规章制度，在梳理过程中总结、改进管理过程中的人性化、高效、安全活动，从而使其规范化、制度化，执行员工认可的制度能有效减少抵触情绪的产生，这对整顿、整理、清扫活动的持续进行、深入进行是有利的。
　　2.2.5提高员工素养  提高员工的综合素养，培养员工严格遵守规章制度工作的习惯。后勤工作质量受到人员工作素质的影响，为了提高工作人员的素养，科室通过专项会议、月例会、科周会、班前教育会等途径宣传5S知识，促使员工感受到推行5S管理的好处，让其在不知不觉中认可5S理念;同时，通过日常监督、检查以及指导，营造出遵守标准、积极参与的氛围，打造团队精神，提高员工的综合素養。
　　2.3医院总务后勤5S管理中心的检查阶段
　　医院在实施相应的管理措施之后应开展检查处理，检查及核实工作人员管理过程中实施的各项操作是否达到预期的目标。将5S工作纳入日常管理，并实施相应的检查跟踪处理。首先总务科应结合实际管理要求及管理情况借鉴5S标准化建置步骤解析实战训练，并制订院区水电、中央空调、房屋修缮、物资采购、电梯、医院保洁、园林绿化、布类洗涤等，特别是和第三方服务公司有很多合作的工作标准[8]，采用拍摄图片、添加文字说明的方式对管理过程中的成果进行检查，最后针对某一个阶段内管理过程中存在的问题进行提出，以科室内组织会议探讨的方式分析5S管理过程中存在问题的根本原因，分析这一问题及不足出现的人文因素及影响因素，并实施相应的会议记录，将其记录在PDCA管理过程中，实现良性管理的循环，提高质量管理的水平。
　　2.4医院总务后勤5S管理中心的优化处理阶段
　　在5S管理的过程中针对医院总务后勤管理过程中存在的问题进行优化解决后，实施相应的发现问题、分析问题、解决问题的管理，组织小组开展总务后勤管理的两极检查评价工作的会议，针对检查阶段发现的各类问题进行根本原因的寻找，通过结合实际、搜索文献等方式分析原因、提出针对性的优化整改措施，对已经发生的问题进行解决。针对初见成效的管理措施，应提高其实施及管理的标准，通过总结、优化、改善及再计划等实现PDCA的循环管理，提高5S管理的有效性，促进医院总务后勤管理工作的有序进行，最大程度地提高医院总务后勤的管理效果，为医院的可持续发展奠定基础[9]。
　　3小结
　　总务科一直是医院5S推进的难点之一，将PDCA循环应用于5S管理中，并将其应用于医院总务后勤管理中的效果显著[8]，其应用效果具体如下。①提高了员工的素养：在5S管理中，通过提高员工的素养来培养员工遵守规章制度的作风与习惯。5S现场管理行为规范，员工从5S中感受到其对自己的积极作用后，其关于5S管理的错误认知得到改变，开始从小事做起，培养依据规章制度行事、营造整洁环境的好习惯。在5S管理下，员工的执行力、自主管理意识、责任感以及参与感均较以前增强，改善了工作人员的精神面貌，其服务态度也明显改善，员工素养得到了提高。②减少了资源浪费：在医院的长期发展战略中，控制成本始终是重中之重。5S管理实施后，总务后勤资源浪费的情况得到了极大的改善。食堂无变质、腐烂、过期的食物，对食物进行加工时做到了充分利用，这有效减少了资源被浪费;仓库无废弃、积压、过期物品，物品的库存量、流通合理;对设备进行规范保养、维护以及点检，杜绝了由于拖延造成的浪费，设备的故障率也由此降低，其使用寿命得到延长，运行成本得到降低;通过提高员工素养，杜绝了开门开窗的情况下开空调、长流水、长明灯、空房开空调等现象，这一系列措施的应用都有效地节约了资源，这对医院的长远发展具有积极作用。③提高了工作效率：5S管理是提高工作效率的有力工具。5S管理的定容、定量、定点以及三要素（标识、场所、方法）有助于营造良好的工作氛围与工作环境。在5S管理下，通过建设制度使得工作的规范性得到提高，督察时能够做到有据可循，减少了人为因素对管理造成的影响，这是各项工作得以顺利开展的前提;在5S管理中，时常对工作目标进行梳理，对工作流程进行规范与优化，从而使得工作更为高效、省时以及精准;在5S管理下，工作人员根据先进先出的原则对物品进行有序放置，根据使用频率的高低来放置物品，采用鲜明的色彩对物品进行标识，进行合理、科学的定量、定容管理，这一系列措施都能帮助工作人员在短时间内寻找到需要的物品，降低误拿差错发生率，工作效率也由此得到了明显的提高。④营造了良好的科室形象：在5S管理的推行下，总务科办公室、食堂、库房以及工作现场环境都较推行前明显改善，环境安全、舒适、明亮、整洁，这营造了良好的科室形象。⑤提高了管理水平：对管理水平进行评价时，满意度是说服力最强的质量评价标准。5S管理实施后，医院总务后勤管理流程得到优化，且制度标准，并推行人性化管理，这一切的推行都使得总务科的质量、安全、服务、成本、效率以及工作作风得到了明显的提高，因此临床对总务科的满意度明显提高，患者更加信任医院，能够产生安全感，其满意度也提高，这都说明在5S管理下，总务科的管理水平得到了明显的提高。 　　PDCA循环主要是由美国质量管理专家休哈特博士首先提出，由戴明进行采纳、宣传、获得及普及，因此又称为戴明环[1]。PDCA循环管理中主要包括计划阶段、执行阶段、检查阶段及处理优化阶段等流程，在质量管理过程中要求将各项工作按照做出計划、计划实施、检查实施效果的步骤执行，然后将成功者纳入标准，不成功者进入下一循环解决。将PDCA循环应用在医院总务后勤管理过程中能显著纠正医院管理过程中存在的问题与偏差，推动管理工作的有序进行，促进医院实现可持续发展。将PDCA循环管理应用在医院总务后勤管理过程中能显著解决及缓解医院总务后勤管理过程中存在的问题。医院总务后勤管理过程中由于各种因素的影响存在着较多的问题，加之总务后勤管理中的工作内容较多、工作范围较广等因素的影响导致现阶段医院总务后勤管理效率较低[10-12]。在医院总务后勤管理中实施相应的计划、执行、检查及优化处理等PDCA管理显得尤为重要，PDCA循环管理主要包括医院总务后勤管理范围、标准的计划阶段，制订好工作规范及标准的内容;医院总务后勤管理措施的实施最大程度地解决以往医院总务后勤管理存在的问题;减少工作过程中重复错误现象的发生，提高后勤管理工作效率，促进医院的可持续发展。将5S应用于医院总务后勤管理中，有助于提高员工的综合素养，能够减少资源浪费，提高工作效率，营造良好的科室形象，提高科室的管理水平，进而提高了医院总务后勤的服务保障能力[13-14]。将PDCA循环应用于5S管理的推进中，在实践过程中不断改进，这确保了5S管理的顺利推进[15]，也确保了5S管理能够充分发挥其应有的作用，因此将PDCA循环下的5S管理应用于医院总务后勤管理的应用价值较高，这一管理模式具有较强的实践价值。
　　综上所述，PDCA循环的5S管理在医院总务后勤管理过程中应用效果显著，建议推广实施。
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　　（收稿日期：2019-10-12  本文编辑：祁海文）
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