提升国有企业办公室工作人员素质之我见
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作者: 梁艳霞
摘要:国有企业的办公室既是行政枢纽,也是业务节点,做好办公室工作需要正确态度、综合素质和管理技能。围绕着办公室工作人员素质的提升,要抓好知识储备、管理历练、职业道德和创新精神的培养。
关键词:办公室;国有企业;工作人员素质
国有企业中,办公室的位置重要、任务繁重,但不少人却觉得索然无味,认为没有发展前途。实际上,办公室工作有广阔天地,它既要收集信息、辅助决策,又要组织办公、反馈情况,既要上传下达,又要协调沟通,既要作好对外宣传公关,又要作好内部后勤保障。要想胜任办公室工作,需要从以下方面付出加倍的努力。
一、有为必先有识
作为国有企业的运转枢纽,从事办公室工作的人员必须内外兼修,打造全方位的过硬的素质。首要的是通过学习领会政治理论方面的重要文献,树立正确的世界观、政治观。其次,要从理论和实务两方面学深钻透本部门、本岗位应知应会的各项业务知识和操作技能,如办文、办会准则,起草文件规范、机要管理制度、公关、接待程序等。要对国有资产监督管理机构、上级管理机关、本企业颁布的各项规章制度了然于胸,还应紧跟时代步伐,提高知识更新的频率,实现对办公室工作科学内涵的准确把握和熟练运用。再次,要视野宽广,掌握现代社会公民、应当掌握的科学信息、人文知识、法纪知识。现在不少国有企业提出了构建“学习型企业”的目标,为此,办公室应因地制宜,全面提高政治理论、职业道德、业务素质,采取内部组织和外出学习相结合,定期或不定期相结合、自主学习与借用外脑相结合的形式,创造各种条件和氛围加强办公室工作人员的学习、培训工作,打造适应企业改革与发展需要的“学习型办公室”。
二、有为还须有谋
办公室是保证国有企业正常运转的支撑部门,是事务和业务工作的中转站,是决策、执行、监控各环节的联接点。办公室工作千头万绪,不能胡子眉毛一把抓,必须立足国有企业工作的大局,找准工作重心和着力点。办公室工作主要定位于以下四个方面:
1.当好参谋助手
办公室是领导的总参谋部,担负着收集信息、分析问题、评估情况、提供工作思路和建议的重要任务。一个称职的参谋,既要面面周全,又要拿捏要害,既要精于未雨绸缪,又要善于审时度势,还要勤于查漏补缺。具体而言,办公室要善于从宏观上把握经济形势、政策走势、企业发展态势,要搞好调查研究、严谨论证,提交出高质量的工作方案。办公室要时刻跟踪了解企业各项决策、计划、方案的执行情况,及时提出督促、调整的建议意见。办公室要做好突发事件的应对工作,能够在第一时间内向企业决策层报告紧急事件的基本情况、影响评估、应对措施、后续处理方法等。
2.当好管理先行者
国有企业的各项工作能否跃上新的台阶,内部管理极为重要,而办公室担负着企业标准化建设、模式化管理的策动者、标准制定者、检查监督者的重要角色。当前不少国有企业既设置有企管部门,又有办公室。有人据此认为,应由企管部门主抓管理,而办公室主抓行政。这种理解必然导致办公室工作的缺位、失位。从现实情况看,办公室和企管部两者的职能的确有交叉,但从工作内涵上看,两者的侧重点还是有所不同的。办公室侧重于企业管理模式的设计和管理文化的培育,企管部门则侧重于企业管理制度的执行。在办公自动化、档案管理等方面,办公室更发挥着不可替代的作用。办公室必须围绕规范管理、提升质量、提高效率来做文章。比如公文的管理方面,办公室要牵头制定办文标准、设计办文程序,并对公文处理的每一个环节严格把关,做到表述清楚、内容充实、体例规范、流转迅速、处理及时、归档完整、查询方便,并把这种管理风格推广到国有企业的每一项工作中。
3.当好宣传信息员
市场经济条件下,企业实力、企业形象、企业文化等因素共同构成了企业的综合竞争力,其中企业形象等“软实力”不容忽视。国有企业的办公室虽不直接参与企业的生产营销,但担负着宣传企业、“包装”企业的重要使命。办公室应立足于宣传工作标准化、统一化,增强企业品牌形象的宣传和产品服务理念的倡导,适时运用各种宣传渠道,增强宣传的实效性,力争树立具有特色和内涵的“企业形象、企业声音、企业标准”。信息是企业的生命线,办公室要把信息管理纳入工作职责范围,保障信息网络的通畅,确保信息的高效运转,实现信息资源共享。为此,办公室要探索建立信息报送责任人制度、信息报送通报制度等、信息保密制度等,做到信息内容含量大、针对性强、形式多样、安全系数高。
4.当好服务保障者
办公室是为领导、为业务、为基层服务的,服务是核心理念。办公室所提供的服务看似琐碎,像一张纸、一份报纸、一笔调车单,但对保障国有企业的正常运转发挥着关键作用。这就要求办公室人员增强工作的主动性、自觉性和创造性,并且要正确处理和协调好各种工作关系。在搞好为领导服务的同时,妥善处理好上级与下级之间的关系;在搞好为基层服务的同时,合理协调好平级与下级的关系;在搞好本职工作的同时,正确处理好局部与全局的关系。
三、有矩更能有为
做好国有企业办公室工作,必须坚守口严、行实、心正三项纪律。“口严”要求办公室工作人员要严守工作纪律,时刻注意言行,坚决保守秘密,不乱听乱议,不乱当传声筒。办公室经常和领导及各个工作部门接触,掌握着企业内外部的大量机要性事项。有的信息非常要害,如企业的重大经营决策、人事变动、机构调整等,一旦外泄就会对企业的业务开展、资本运作造成极其负面的影响,办公室人员必须做到不能公开的坚决不外传,不到公开时刻的坚决不泄露,没有必要知晓的坚决不去打听。“行实”是要求办公室工作人员要在本职岗位上兢兢业业,而且要努力有所作为。办公室工作既有务虚的一面,更有务实的一面;既有执行性的工作,更不乏创造性的工作;既有类似于国家机关的固定工作程式,更有符合商场经营规则的灵活工作举措。这要求办公室的工作人员必须与时俱进、脚踏实地、兢兢业业,全面、扎实、高效地完成好办公室的每一项工作任务。“心正”是指办公室人员必须培养敬业精神、牺牲精神、奉献精神,做到一切从工作考虑,为企业着想,为人坦然,处事无私,在工作中不大包大揽,不文过饰非、不虚与委蛇。
四、有为必须创新
创新是企业发展的活力源泉。创新是要有把工作提高到一个新境界的进取精神,不断更新观念,创新制度、机制和工作方式方法,为工作注入新的生机和活力,在改革中促进工作上水平。办公室工作室比较严谨、程式化,但我们不能以此为借口排斥创新,相反,我们可以从以下方面大胆创新:(1)制度创新。办公室赖以开展工作的制度首先是源自外部的,但要做到科学、合理,把各种可能性情况都加以充分考虑,就需要内部消化和创新,力争将每一项工作加以定性化、定量化、定格化,实现有章可循,实现对上、对下负责的一致性。同时要按照系统化的原理,制定一整套操作性强的规范,为从事办公室工作的人员在遵守制度的前提下创造更大的自由空间。(2)机制创新。办公室工作的高境界是构建结构合理、配置科学、程序严密的管理运行机制并能根据不同的工作内容使用不同的管理原则,在有些领域实施制度为基础的刚性管理,在有些领域实施权变为原则的柔性管理,在有些领域通过道德和文化的约束力体现民主管理、自我管理的境界。而创新的着力点就在于把实施全程监控和推行项目管理结合起来,把目标考核和内涵建设结合起来,把民主化的工作方式和命令服从式的决策原则结合起来,把办公室工作的优质性、效率性充分发挥出来。(3)手段方法创新。办公室工作人员在落实上级的决策和指示精神时,不但要努力做到一切从实际出发、具体问题具体分析,避免完全照搬、照抄、照套而陷入形而上学的泥潭,更要贯彻以人为本,以事业为中心的原则,发挥人的主观能动作用,凸现企业经营的特质性和办公室事务工作的特异性。增加管理的科技含量,通过发挥广域网、局域网、数字监控、自动化办公、视频远程控制等先进设施的作用,实现对各种要素信息化、智能化管理,实现数字化、信息化的行政事务管理新格局。
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