以财务管理为核心开展信息化建设,实现财务业务一体化
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作者: 霍丽燕
摘要：介绍了港务公司实施财务管理信息化项目的情况，通过本项目的实施，实现了基础编码、业务数据的共享，达到了财务业务一体化的目标，改变了财务的核算模式，提升了财务的风险管控力度。
关键词：财务管理；信息化；一体化
中图分类号：F275文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2012) 01-0000-02
Developing Information Construction Based on the Core of Financial Management,Realizing the Combination of Finance and Business
Huo Liyan
(Shenhua Huanghua Port Service Company,Technology Information Center,Cangzhou061113,China)
Abstract:Introducing the case of project of financial information management of Harbor Company,through the implementation of the project,sharing basic codes,business data,the goal of business combination is realized,the financial settlement model has been changed,and the strength of risk management of finance is improved.
Keywords:Financial Management;Information;Combination
一、项目背景
神华是我国最大的综合性能源集团，业务范围涵盖了煤炭、电力、煤制油、煤化工、铁路、港口和航运多个领域。在2009年6月5日的年度股东大会上，神华提出了“科学发展，再造神话，五年实现经济总量翻番”的18字战略，港务公司作为集团产业链，特别是大运输中的重要一环，也相应提出了建设“国内第一，世界领先”综合性大港的目标。这就要求港务公司，无论在硬件上、在生产装备工业化上，还是在软实力，在现有的管理水平上，都需要有一个质的提升。而信息化，作为21世纪主要的时代特征，已经渗入到我们生活和工作的各个领域，工业化和信息化相融合，是提升企业核心竞争力必不可少的环节。由此，港务根据自身的管理特点和现状，启动了“以财务管理为核心，财务业务一体化，咨询+IT落地”的财务信息化项目，以提高公司的管理水平和风险管控能力，并且将本次项目的范围扩展到港务公司运营管理的方方面面。
二、项目开展思路
项目参照了国际先进的财务管理最佳实践模型，首先确定财务的战略目标是为港务公司建设“国内第一，世界领先”综合性大港，并且四年实现吞吐量翻番的目标服务，在这一目标下，财务的职能定位就不再仅仅是普通的核算管理了，需要向分析型和管控型迈进，增加财务规划和财务治理的职能。这就需要精细化现有的核算层次，增加分析的维度，将业务计划与预算以及资金计划衔接，并且增加港务公司100多亿固定资产的效益。在充分考虑了港务公司的现状后，项目组确定了以会计核算、全面预算管理和固定资产管理作为港务公司财务管理的重点关注领域，同时在方案设计中兼顾内审和风险管控的要求。
项目按“整体规划，分步实施”的原则，分成了两个阶段，涉及四家合作伙伴安永、用友、华光和华正。第一阶段财务核算流程梳理于2009年2月16日正式启动，第二阶段分为两个子项目，全面预算管理和固定资产全生命周期管理，分别与2009年11月2日和2010年3月15日启动，用友公司、华光公司、华正公司于第二阶段开始进场，负责落实安永设计的咨询方案，包括接口的开发以及NC和EAM系统的实施。整个方案于9月1日开始正式上线运行。
项目开始初期，公司就成立了多方联合项目组，并设立了项目指导委员会（由港务公司总经理挂帅，总会计师直接领导）、联合项目经理办公室（由科技信息中心主任担任组长，财务部监督日常工作）、安永咨询团队、港务公司实施团队、用友NC团队以及华光EAM二次开发和实施团队，共同推进项目的前进。
三、项目成果介绍
通过本次财务信息化项目，可将此次项目的成果总结成7个方面：一个目标的实现和六个方面的提升。一个目标，是指通过这次项目，港务公司的财务管理有了一个质的飞跃，由原先的核算型财务成功地转变为管控型财务，增强了港务公司的决策支持能力和风险管控能力。七个方面的提升，又可分为两个层面，基础层和分析层。在基础层，定义了清晰的组织结构、健全的财务管理制度、标准的流程体系和集成的信息平台；在分析层，设计了多维度的会计科目和统一的主数据编码，在此基础上，实现了多层级/多维度的财务分析体系，并且定义了可衡量的关键绩效指标，作为人力资源绩效考评的重要参照依据。经验交流。
（一）一个目标：财务管理是企业经营管理的核心，一般管理较弱的企业，其财务部的工作有40%的部分是花在了普通的账务处理上，而只有60%的时间是花在了分析和决策支持还有控制上，而管理较好的企业，只有20%的时间是花在了普通的账务处理上，而有50%的时间是花在了帮助领导和各业务部门做决策支持上，剩下的20%和10%分别用在了报告准备和控制上。港务公司的战略目标是建设国内第一世界领先综合性大港，4年实现吞吐量翻番，可以想象，财务部如果再延用老的模式的话，是无法支撑未来发展的，通过对组织人员角色的重新定义，流程的重组，以及信息化的手段，将港务公司的财务管理职能从核算型转向管控型，为港务公司实现自身战略目标奠定了坚实了软实力基础。
（二）第一个提升：在组织架构方面，通过定义多层次、权责分明的组织架构和人员保障了财务管理职能有效、有序的执行。定义了在总会计师领导下的财务部内部18个岗位的职责，从制度上明确了财务部人员应该履行的权利和义务。包括了会计管理、财务管理、资金管理、会计核算和项目管理。对于全面预算管理和固定资产管理，分别设立了跨部门的四级管理架构体系。成立了由公司董事长和总经理领导的预算管理委员会，其下由财务部作为预算管理办公室推动预算编制和分析等的各项工作，人力资源部作为预算的考核执行部门。还新成立了固定资产管理部门，全面负责协调港务公司的固定资产管理工作，财务部作为固定资产的价值管理部门主要负责核算工作。工程部、设备部、科技信息中心和后勤部作为固定资产的归口管理部门，分别负责土建类资产、设备类资产、IT类资产和酒店幼儿园等后勤类资产的归口管理。
（三）第二个提升：制度层面，通过建立健全且可执行的制度指导财务管理的日常工作。下发了相应的管理制度到所有部门，包括预算管理制度、固定资产管理制度，授权审批制度，同时也完善了财务部内部的一些管理制度，例如会计稽核管理办法，AB角管理办法等。
（四）第三个提升：在流程方面，通过梳理会计核算流程，规范核算工作，提高财务对业务活动的监控能力，有效规避财务管控风险。梳理了与财务记录相关的付款流程，包括了物资管理核算、员工工资核算、贷款核算、日常费用报销核算和维修费用核算；收入与应收核算流程；固定资产核算流程。也同时梳理了与财务管理分析相关的月末关帐、资金预测、现金管理和预算管理等流程。除了会计核算流程外，针对港务公司的资产管理，也梳理了从新增到日常管理，到退出的全生命周期管理流程，从而达到固定资产保值增值的目的。在流程说明中明确定义了每一步动作的执行人是谁，输入输出文档是什么，是否通过系统自动完成或是手工完成，通过系统这一工具将流程固化下来。
（五）第四个提升：是集成的信息平台。将各个系统功能模块归类划分到不同的类别，有业务系统部分，财务核算与结算部分，财务控制部分，管理分析与决策支持部分。其中黄色部分是在这次项目中优化或新建的系统模块。在规划的时候，充分考虑到港务公司与集团总部以及集团上下游分子公司间的数据交换需求，做到可兼容性和可扩展性。目前港务公司的业务系统主要有3个：EAM系统负责资产管理、物资管理和维修管理，生产MIS系统负责港口的计划和装卸管理，还有计费管理负责港口作业的收费计算和发票打印。在这次财务信息化项目中，通过业务的梳理，打通了以上三个业务系统与财务系统的数据通道，从技术上保障了财务对业务活动的监控。主要建立了5个系统间的接口：1.EAM系统与NC固定资产的接口，将公司所有固定资产的变动情况实时传递给NC系统；2.EAM到NC总帐的接口，将所有固定资产的维修支出传递到财务，包括了维修费用是针对哪一个固定资产或固定资产的下属附属备件，针对了哪个维修项目，属于哪个使用部门以及归口管理部门；3.EAM系统到NC存货的接口，NC存货是这次新启动的一个模块，通过这个接口，将存货的每一笔增加和减少都同步到了财务系统，使财务能实时掌握存货及相应付款的情况信息；4.是计费系统到NC应收的接口，使财务能对每一笔收入进行稽核，并且可以轻松地对应收账款做账龄分析；5.除此之外，还在生产MIS系统与EAM系统间建立了接口，使大机设备的作业数据，包括工作量和工作时间、停机时间能够传递到EAM，以此来衡量大机的工作效率，实现单击核算。
图1：财务与业务系统接口示意图
随着这些接口的建立，必然地需要做一项非常重要的基础工作，那就是统一主数据的编码，例如在接口1建立的时候，统一了固定资产编码，在接口3建立的时候，就统一了物资编码和供应商编码，在接口4建立的时候，统一了客户编码。
（六）第五个提升：以全公司固定资产的跟踪和使用为主线，完善资产管理流程、加强固定资产使用管理、提高固定资产使用效率、保证资产的安全和完整、实现资产的保值和增值。
1.在项目开始前，港务公司EAM系统只包含了生产设备类资产的信息，财务系统中则包括了生产设备类资产、IT类资产和土建类资产的信息，但其分类标准和编码规则与EAM系统完全不同。通过这次项目，将港务公司的所有固定资产全部纳入EAM的资产树进行管理，对所有固定资产进行了分类分层，财务和EAM的编码完全统一。
2.通过改造和扩充EAM系统原有流程，在系统中有效落实了咨询方案中的固定资产管理流程。通过对资产的形成、使用、维修、后期处置全生命周期各个重要环节的跟踪，最终在EAM系统中形成了完整的固定资产台帐。并已咨询方案中的固定资产管理组织架构图为基础，在系统中增设用户组7个、新增系统用户108人、新增系统人员474人，将EAM系统使用人员涵盖到港务公司所有部门。进一步明确各部门资产管理的职责和分工，杜绝资产统计、管理的不一致现象。
3.EAM与财务接口，包括了存货接口、固定资产接口、资产维修接口三部分。存货接口将采购过程中发生的入库单、发票以及出库单据实时传递给财务，保障实际发生的业务单据与财务统一，对精细化会计核算提供有力支持。固定资产接口，包括固定资产的形成，使用中发生的变更以及后期处置信息实时传递到财务系统。保障资产在形成、使用和后期处置与财务系统的统一。固定资产维修接口，将固定资产发生的每笔维修费用实时传递到财务系统，包括了维修的哪个固定资产，维修分类（IT、后期、土建等），所属维修项目和资产所属使用部门和归口管理部门信息等。通过固定资产全生命周期的各个重要环节与财务系统的紧密集成，使财务系统由原来的事后核算，延深到具体的业务过程中，减少了人工干预，保障信息完整与准确，进一步提高工作效率，保障了财务账与实物账账实相符。
4.从MIS系统中获取生产相关业务数据，包括：大机操作量、运行时间，计划停机、故障停机、待机、停机次数等，同时结合EAM系统资产台帐中的相关数据，进行统计与分析，获得台时完好率、台时故障率、故障停机率、台时使用率、台时闲置率、平均故障修复时间等大机综合指标，形成单台资产运行效率月度分析统计报表，为港务公司实现单机核算提供了可靠依据。
（七）第六个提升：在基础主数据和多维度会计科目表的基础上，进一步形成了第六第七个价值，对港务公司的业务数据和财务数据进行分类和挖掘，建立了多层次、多维度的决策支持分析体系，以企业价值最大化为目标，分促进收入增长、控制运营成本、提高资产产出和满足利益相关者期望四个关键成功要素，又按不同的经营活动设计了不同的分析报表和KPI指标，例如EVA、收入….并且将这些KPI作为人力资源绩效考核的依据。
四、项目总结
制造型企业上一个ERP就可以解决企业信息化的大部分问题，比较容易解决资金流、物流、业务流、信息流的融合，实现财务业务一体化运作，充分发挥信息化的作用。港务公司属于资产密集型企业，ERP系统一般不能覆盖企业的核心业务部分，这给建设企业“财务业务一体化”信息平台造成了相当大的困难，港务公司这次以管理为导向，以用友ERP、EAM系统、MIS系统为依托，既发挥各系统的优势，又实现了港务公司“财务业务一体化”运行，迈出的这一大步，对于以资产密集型为主要特点的神华信息化发展具有重要意义。
五、经验总结
经过港务公司与厂商共同努力，财务管理信息化项目取得了预期的效果，为港务公司进一步深化信息化工作积累了宝贵的经验。
（一）管理层高度重视与支持：管理层高度重视并深度参与项目过程，随时解决项目进展过程中出现的问题、分享自身的行业经验，为项目顺利进行做出了巨大贡献。
（二）财务部和信息中心的深入参与：财务部和信息中心深入参与项目组工作，与厂商共同开展项目的宣传培训和沟通交流，使各部门深刻理解本次管理变革的重要意义，将阶段性成果及时发布并执行。
（三）管理咨询先行，系统实施落地：发挥专业咨询团队的力量，将领先企业的管理理念和港务公司特点相结合，设计专业且可落实的管理咨询方案，通过信息系统将咨询成果进行巩固与落实。
（四）总体规划，分阶段推进：港务公司充分考虑了财务信息化的长期性和艰巨性，规划了信息化的总体策略，在一期项目中通过分析诊断明确了自身的改进方向和突破点，从二期项目开始着手逐步实施，在获得阶段性成果的同时有节奏的推进持续改进工作
[作者简介]霍丽燕（1976-），工程师，学士学位，神华黄骅港务公司科技信息中心软件班班长，负责公司信息系统开发与维护工作。
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