浅谈学校电子文件档案的管理

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　　随着计算机技术的普及和发展，学校运用计算机技术进行档案管理已经成为必然趋势。如今，绝大多数学校都采用了电子文件档案的方式对本校的各类信息资源进行管理。因此，在对待电子文件的管理上，我们还需要进一步的加强学习和探讨。那么，如何对学校的电子文件进行整理、归档和保护呢？下面谈谈笔者的一些经验和看法。
　　
　　一、电子文件的整理
　　
　　1、基建、设备等电子文件的整理。
　　基建档案的形成一般是利用计算机使用规范的纸张打印输出的，所以，在数据信息整理时就要按档案管理的要求进行输入，就是对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户可以直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件载体的同时，应附上电子文件的内容说明和注意事项。
　　2、财务电子文件的整理。
　　学校财会账簿内容一般已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘的形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
　　3、其它电子文件的整理。
　　现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理、教学管理系统等内容。对这些电子文件该如何进行整理呢？我认为：计算机与信息中心接收相关数据后，应该进行集中处理，经汇总的数据再通过信息中心输送给各部门共享。随着每年数据的更新，过期的数据应按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
　　
　　二、归档方式和途径选择
　　
　　纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。
　　1、开通专线进行电子文件归档。
　　随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未被传输且具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，向档案部门进行专线传输。档案部门经与信息管理部门协商后，形成常见的文件格式（如DBF、DOC、TXT、EXE等），然后由档案人员根据档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档案号等，录入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行检索。
　　2、由计算机信息管理部门负责归档。
　　为适应办公自动化工作发展的需要，各校都设立了计算机与信息管理中心，由他们利用网络技术建立了校园信息管理系统。由于计算机与信息管理中心具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳的归档途径之一。
　　总之，无论利用何种归档途径，都必须按照单位统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自主地从网上下载，以确保电子文件形成部门所形成的文件数据具有可靠的真实性和准确性。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，进行分类归档。
　　
　　三、完善归档制度
　　
　　1、电子文件来源广泛，其形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理员与计算机技术人员等。因此，将头绪如此之多的电子文件进行收集归档，必须要靠制度来约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件的归档工作纳入到本单位的立卷归档制度之中，并列入到信息管理工作程序，认真地做好布置、检查、总结、考核等日常所必须的管理工作。
　　2、形成“双轨”归档制度。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式进行保存。为了使电子文件和纸介质文件达到内容真实相符，所以有必要采取“双轨制”进行文件的归档，即纸介质与光磁介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。
　　四、电子档案的保护
　　电子文件的归档是以脱机方式保存的，而在实际使用中大量的电子文件通常是用光盘保存的。因此，对当前电子文件的归档载体要制定好保护措施。一是规范排放和使用；二是保持良好的温度和湿度环境；三是注意避光保存。
　　总之，在规划电子文件归档工作中，着眼点要高，立足点要实，应从本校的办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其发展规律，摸清信息源头，把电子文档的归档工作纳入到学校的常规管理工作中，建立切实可行的归档制度，不断加强电子文件归档工作的管理，才能使学校顺应时代的发展，提升档案管理的层次和效率。

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