试论新形势下高校办公室工作创新

来源:用户上传      作者: 路莲筠

　　摘要：办公室工作在整个高校工作中具有特殊的地位和作用。在新形势下，面临着新问题，工作中存在不少问题需要改进。本文在分析了高校办公室工作特性及遇到的问题之后，对在新形势下高校办公室工作的创新提出了建议。
　　关键词：新形势　办公室　创新
　　
　　随着我国高等教育事业的快速发展和日益开放，高校面临的形式也开始趋于多样化、复杂化和现代化。作为学校的综合性职能部门，办公室工作在学校内部及对外关系中的地位和作用日益显现。高校办公室在学校管理中发挥着承上启下、协调左右、沟通内外、联系各方、协调平衡的纽带与中枢作用，办公室工作水平的高低将直接影响到整个学校的管理作，并进而影响学校整体事业的健康发展。而创新是实现高校办公室功能最优化与工作效率最大化的根本保证。
　　
　　一、高校办公室工作的特性
　　
　　高校办公室所面临的是新事多、难事多、琐事多、急事多。办公室的地位重要，责任重大。当好校领导的参谋助手，做好协调、督办、信息工作，推进办公现代化，加强队伍建设，是新时期做好办公室工作的重要方面。
　　高校办公室是办理事务、管理文书，协调关系、提供服务的综合部门，主要工作是完成日常基础性工作，保障决策实施，促进教学、科研、管理各项工作协调运作，具有联系内外、协调左右、沟通上下的重任，既是一个综合性职能部门，又是一个服务部门。具体而言，高校办公室工作主要包括办文、办会、办事、协调、信息、调研、督查、保密、外联和接待等工作。
　　
　　二、高校办公室存在的问题
　　
　　(一)人员的综合素质不高。
　　高校办公室工作要讲效率、讲质量，工作人员的综合素质是关键。相对于专业教师来说，办公室人员一般不是学校培养的专门人才，学历、知识结构各不相同，水平层次不齐，综合型、复合型的高素质人才较少。工作任务重、随机性大，所以很难组织安排时间进行系统的专业培训，更不用说接受现代管理学、教育学、心理学等方面的培训。平时忙于处理各类繁杂事务，难以进行系统的政治理论学习，影响政治素质的提高。
　　
　　(二)作用发挥不准确。
　　部分办公室人员过多依赖传统的经验式管理，缺乏主动参政意识，平时忙于应付事务，没有充分发挥传递信息、协调左右、辅助领导决策的参谋作用。也有部分办公室人员参政热情过高，参谋过头，造成越位现象，影响领导的正常工作。另外，还有人员认为，办公室就是为领导服务的，只要把领导交办各项任务按质、保量及时地完成就可以了，对基层和师生员工所反映的问题，采取能推就推，能拖就拖的工作作风，造成对工作大局的不利影响。
　　
　　(三)工作任务繁重。
　　在通常情况下，高校办公室助手作用的外延被无原则地扩大化了，工作常常处于被动。办公室工作人员总是感到办公室的工作千头万绪，机动性很强，在工作中容易处于被动，总是疲于应付，难以取得成绩，同时又缺少独立思考的时间，这都极大地降低了工作效率和工作质量。
　　
　　(四)管理手段滞后。
　　管理科学作为一门科学在各个领域中有着广泛的应用。长期以来，我国在管理上忽视了人本管理，忽视对人的创造力的管理，这极大的障碍了管理质量的提高。高校办公室现有的办公设备和传统的工作方法、模式，“不利于教学、科研及其它事务的管理，在一定程度上严重影响了办公室发挥其参谋、助手、耳目、协调、桥梁的作用”。
　　
　　三、新形势下高校办公室工作创新的方法
　　
　　随着社会和高等教育的飞速发展，高校办公室在面对新的形势和新的挑战的同时，必须在继承中求创新，在创新中求发展，在发展中求实效，加强规范化、高效化、电子化、人性化建设，不断提高管理质量和管理水平。
　　(一)提高工作人员素质，加强队伍建设。
　　队伍建设是提高办公室管理水平的前提。要提高办公室人员的思想政治素质和理论素养，抓好思想政治工作和理论学习，并运用科学理论去分析研究工作中的具体问题，增强工作的原则性、系统性、预见性和创造性。
　　
　　(二)树立现代办公意识，创新管理手段。
　　办公自动化是现代科技在办公室领域兴起的一项新的改革，办公室逐步实现办公自动化也是一种必然的趋势。要树立现代化的教育观念、价值观念、效益观念和信息观念，在工作实践中实现管理手段的创新。
　　
　　(三)加强规范化管理。创新工作制度。
　　狠抓高校办公室规范化建设，要有一套科学的、合理的、完善的规章制度。必须及时修改、完善“过时”的规章制度，并根据实际需要，及时制定出针对性强、操作性强、行之有效的新制度。同时，还要抓好制度的落实工作。
　　
　　(四)处理好各方面的矛盾，创新工作方法。
　　大局和小局的矛盾。办公室作为学校一个综合部门，主要是为领导和教学服务。为领导决策服务，加强部门之间的协调。这就要求办公室把“一切服从大局，一切服务大局”作为办公室工作的出发点和落脚点，小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。
　　主动和被动的矛盾。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥人的主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。把问题想在前面，把工作做在前头，主动做好超前服务。
　　“过”与“不及”的矛盾。办公室工作在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，更不能越位。要想领导之所想，急领导之所急，要为领导决策提供尽可能多的资料，但不能越俎代庖。要积极谏言，但不能瞎掺和，更不能不顾事实，不负责任地乱讲乱干，努力避免因对各种问题处理不当给工作带来的麻烦和被动。

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