关于加快高校档案信息化建设的几点思考

来源:用户上传      作者: 黄海英

　　摘 要： 档案管理是高等学校教育管理的重要组成部分，档案信息化就是要在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。对不同的档案进行信息化建设已成为各高校档案工作的当务之急。本文根据高校档案信息化建设的必要性和必然性，对加快高校档案信息化建设提出了几点建议，帮助广大高校档案管理者提高档案管理信息化建设水平。
　　关键词： 高校档案管理 信息化建设 思考
　　
　　衡量一所高校管理水平的因素有多种，档案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理、资产管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录，是学校发展历史的缩影和真实写照。学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等起着不可替代的作用。随着经济社会和高等教育的快速发展，高校档案工作面临着新的挑战，同时也迎来了新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展，档案信息化建设势在必行。
　　1.高校档案信息化建设的必要性
　　传统型的档案是建立在手工管理的基础上，其档案信息服务是以手工服务为主要手段，这种管理方式及检索利用水平，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，严重滞后于人们对档案信息的现实需求，为此，高校档案工作必须走信息化建设道路。开展档案数字化建设，规范管理，通过为各部门发布信息提供统一的平台，统一各立卷部门的分类方法和档案的规范化管理，实现文书处理与档案管理工作流程的有效衔接，有利于落实部门立卷制度，提高组卷编目的效率和质量，保证归档文件材料的齐全完整，提高工作质量和服务水平，进而为档案文件及其他有关信息的查找、阅览等提供便捷。
　　2.高校档案信息化建设的必然性
　　高校档案数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设，随着高校扩招和社会的进步，面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，规范管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。当高校档案转化为数字化信息后，必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先，数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念，可以利用网络的传输便利，提供快速有效的利用服务，使异地档案信息资源传输和利用成为可能，使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出，最大限度地实现档案信息资源的共享。其次，数字化档案信息便于利用计算机进行快速检索，促进各种高新技术在档案管理中的应用，更有利于档案信息资源的开发利用。
　　3.做好高校档案信息化建设的思考
　　（1）领导重视是高校档案信息化建设的前提
　　档案信息化建设能否得以顺利开展，关键看领导是否重视。各高校领导要充分认识加快高校档案信息化建设的重要性，以“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的政治高度，增强做好档案信息化建设的使命感、责任感和紧迫感，把档案信息化建设纳入学校总体规划，纳入领导议事日程，做好档案信息化建设的人力、物力、财力方面的保障。
　　（2）加强硬件环境建设是高校档案信息化建设的基础
　　一是要优化库房环境。现阶段，要在强化库房纸质档案保存环境功能的基础上，突出电子档案的保存环境和信息化设备的运行环境建设，对新建库房制定新的标准，对已建库房提出改造要求。在标准制定上，要有硬性指标，对新建库房，环境的温湿度和防尘要适应信息化设备运行要求，网络中心机房要有防静电设施，服务器要有防信息泄露手段，电子档案库房要有防磁措施。对已建库房，要按照纸质档案和电子档案分区保存的要求，进行功能结构性改造，视条件逐步增加相应设施，以满足电子档案保存和信息化设备运行的需要。二是要优化网络环境。当前各高校档案部门网络布线零乱、设备共享度低、有安全隐患的现象比较普遍，为此需采取相应的科学措施，比如优化综合布线系统、合理配置硬件设备、完善安全防护措施等，做到总体布局科学合理、简洁明快，选材经久耐用、美观大方，供电配电系统安全可靠、维护方便，网络信息安全综合防护、措施有效，网络布线规范有序、调配灵活，设备选择技术先进、运行稳定。三是要优化办公环境。由于档案工作的特殊性，办公环境既不同于一般库房管理人员以现场收发为主的工作环境，又不同于教师和行政人员以坐班为主的工作环境。信息化建设改变了以往的工作方式，以网络化办公、作业为主，因此必须针对此特点对办公环境进行优化，激发工作热情，提高工作效率。
　　（3）经费投入是高校档案信息化建设的保证
　　实施高校档案信息化建设，需要配备现代化的技术设备和先进的管理软件，因此必须得到财力支持。首先，各高校要配备适应工作需要的计算机、数码照相机、录像机、扫描仪、刻录机、打印机等硬件设备，有条件的学校要配备计算机终端设备；其次，引进或自行开发研制档案管理软件，建设和完善局域网，并与校园网连通，加快高校档案目录级及全文级数据库的建设，实现电子档案与纸质档案同步管理网络化。这些工作的开展必须有强大的财力支持，各高校要从工作需要出发，根据实际情况，增加和改善现有的现代化管理设备，引进先进的档案管理软件，为加快推进高校档案工作的信息化建设提供足够的经济保证。
　　（4）档案人员队伍建设是高校档案信息化建设的关键
　　事业的发展离不开人才，高校档案事业的推进关键在于人，在于档案人员队伍的整体素质。目前，高校档案人员整体水平还不能适应信息时代档案事业的发展需要，在知识结构、人才结构和能力结构方面仍存在问题。高校档案的专业管理人才和计算机人才严重缺乏，是高校档案队伍的薄弱环节。这不仅影响了高校档案工作，而且严重阻碍了档案信息化建设进程，成为高校档案信息化发展的一个瓶颈。各高校要引起高度重视，优化档案队伍，配备知识结构合理的档案管理人员，在对现有档案人员进行系统的专业培训和计算机知识培训、提高其专业和现代管理水平的同时，引进高层次的计算机专业及档案专业的人才，确保高校档案信息化建设顺利实施。
　　
　　项目来源：湘南学院科学研究课题（2011YY16）。

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