浅谈如何加强对供应商管理监督

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　　摘 要：本文主要站在对企业负责的角度，结合工作实际对供应商的接触提出具体做法，论述了如何加强对供应商管理监督，提出了现代企业采购需要站在企业战略的高度，转变观念，在竞争激烈的市场中准确选择并科学管理监督好供应商，确保质优价廉的稳定货源。
　　关键词：供应商；监督；管理
　　中图分类号：F274 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）026(C)-0268-02
　　供应商是企业采购的重要当事人，企业的生产经营离不开供应商。正因为他们的积极参与和有序进入，给阳光下的企业采购带来了无限生机与活力。那么，怎样加强对供应的商的管理监督，使得企业在竞争激烈的市场中准确选择并科学管理监督好供应商，保证采购优质高效、秩序井然地进行，这是我们亟须研究和探索的问题。
　　一、研究方法
　　（一）召开座谈会。召开座谈会是了解企业采购成效及供应商履约情况的有效途径。调研小组召集了办公室、烟叶基础设施建设办公室、烟叶科、财务审计科、纪检监察科的有关人员召开了一次座谈会。座谈会上各部门对日常物资采购、工程项目建设实施以及招投标工作中对供应商选择和管理的方法、原则及程序进行了介绍。
　　（二）实地调研。调研小组选派专人跟随物资采购部门实地调查了解供应商选择的经过，共参与采购活动2次（5月27日参与体育用品采购一次；6月15日参与建筑材料采购一次）。
　　（三）发放调查问卷。通过向机关各部门发放调查问卷，了解他们对供应商履约情况的满意程度。共发放调查问卷20份，实际收回20份，有效率达到100%（其中满意率75%，基本满意率15%，不满意率10%）。
　　二、调研结论
　　（一）对供应商的选择很慎重。采购需求部门、财务审计部门和纪检监察部门在大宗物资采购之前都会对其必要性、可行性、费用可控制范围和具体实施过程事先进行开会研究，对于供应商的确定基本是通过比价采购的形式，择优而用，尽量避免单一货源及单一品牌。所以供应商是可信赖的。
　　（二）对于长期固定使用（使用可改为选择）的供应商缺乏有效监督。由于信赖而产生的监督惰性使得供应商提供的商品或服务时好时坏。
　　（三）缺乏尊重供应商利益的认识，由于供应商利益得不到保证，曾出现供应商毁约现象和不按时履约现象。
　　（四）合同中的履约保证措施不够细致。合同中对供应商违约或不合格履约的惩罚措施是挽回企业经济损失的最后一道防线，是对供应商管理监督不到位而产生不良后果的最后弥补措施，也是促使供应商积极、诚信履约的有效约束机制，所以至关重要。
　　三、相关措施
　　企业采购管理部门应当严格按照《山东省烟草专卖局（公司）系统采购管理办法（试行）》和《临沂市烟草专卖局（公司）招标采购实施管理办法（试行）》的要求，狠抓责任落实，规范操作程序，对供应商实施全方位管理与监督。对于应当怎样更加有效的对供应商进行管理监督，我谈以下五点建议：
　　（一）将供应商的申报与征集相结合，积极引入竞争机制
　　只有充足并且合格的供应商介入，有公开、公正、公平、有序的竞争机制，企业采购这一市场才能充满生机与活力。财务审计、纪检监察和法规部门作为企业采购的监督管理部门，必须责无旁贷地依法、依规履行对供应商全方位的管理与监督。尤其是对当地供应商。通过调查可以看出，如果企业长时间固定选择某一供应商，则容易产生监督上的惰性，由于缺乏监督，供应商很容易滋生以次充好，提高报价的不诚信行为。为此，采购责任人应当避免长期选择某一供应商，采购上尽量避免单一来源与单一品牌，要充分利用报刊、网络等媒体，发布企业需求信息。这样，便于更多的供应商申报参与，同时，需求企业也可以采取公开征集的形式，让企业获得更多的供应商信息，努力诚征优秀的潜在供应商，让更多的供应商参与其中。通过这种供应商申报与企业征集相结合的形式，既可以增强供应商之间的竞争，又可以让采购企业在享受优质产品与服务的基础上享受更优惠的价格。
　　与此同时，明确潜在供应商的基本条件必须是：具有独立承担民事责任的法人、其他组织或自然人；具有良好的商业信誉，健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;参加采购活动前三年，在经营活动中没有重大违法记录等。潜在供应商申请供应商资格时，必须提供资格申请书；经供应商所在地税务部门审核的，三年来依法纳税证明；供应商开户银行出具的资信证明；社会中介机构出具、经年检的资产负债表和损益表；经县级以上（含县级）公安机关审核的供应商法人代表和财务主管在申报资格前五年内没有经济犯罪记录的证明；供应商所在地社会保障主管部门出具缴纳社保资金的良好记录证明；供应商所供产品的生产许可证和合格证；近三年来承揽同类型采购项目的中标通知书、采购合同、建设单位书面证明等。
　　（二）将对供应商的建档与年审相结合，为企业选择供应商提供可靠依据
　　对供应商进行科学管理，最有效的措施就是对供应商进行注册和年审。公司应当对申报或征集来的潜在供应商进行建档登记，也就是对将要进入企业采购市场的供应商设立档案并进行分类分级管理，形成一套审查严格、分类齐全的供应商资料库。认真做好供应商的建档登记工作，才能保证让信誉好、履约能力强的供应商参与竞争，确保企业采购的质量。
　　对申报与征集的潜在供应商进行科学的建档对于企业日后选择供应商十分重要。财务审计与采购责任部门要在建档上严把关口，科学设立表格，组织供应商认真按项填写，装卷立档，建立完整规范的供应商档案。同时组织有关部门领导和技术人员，成立供应商资格审定小组，对己申报与征集到的供应商分类进行资格审查。在审查过程中，一是看书面资料，逐项分析。二是组织人员对供应商进行实地勘察，做好市场调研，掌握第一手资料。对审核合格的供应商档案，采取同类分级设档，即按项目属于同类性质的供应商，根据符合供应商基本条件的情况分出上、中、下三级，进行归档。供应商档案应包括如下内容：企业采购供应商申报表，工商营业执照（正本）复印件，税务登记证（正本）复印件，事业单位法人代码证（正本）复印件，拥有生产、经营或办公场所证明（原件），生产或经营范围以及主要产品、商品目录，符合国家环保标准、安全标准的证明材料，参与企业采购活动的记录和信誉证明材料，从事专卖销售和代理销售的供应商所持有的由生产厂家或销售总代理提供的书面授权书、委托书或证明文件，生产经营国家有特殊规定标准的货物应持有的特殊行业许可等。经注册后，可在依据采购需要优先选择注册供应商。
　　（三）将供应商日常管理与动态考核相结合，迫使供应商高效履约
　　加强对供应商的日常管理，首先要加强联系，掌握供应商经营状况，监督小组应当定期地到供应商经营场所进行调查了解，对其提供的商品或服务进行监督检查，看其提供的商品或服务是不是质优价廉。监督小组应当及时反馈情况，听取各方面对供应商的反映，发现问题及时处理，并将情况登记备案，作为下一年度与供应商续约的重要依据。对提供虚假招标材料、中标后未经公司同意发包、分包的，或不如实反映情况、单方违约的供应商，企业采购管理机关要在档案内对其进行降低分类等级或将其列入黑名单。
　　对中标供应商实行动态考核办法。企业采购需求部门及监督部门要指定专人负责收集采购实体对供应商的服务态度、技术能力、产品质量等信息，实行动态考核和管理，并将考核情况如实反应给供应商。对于供应商工作做得好的一面要鼓励其继续发扬，对于工作欠佳的一面的要提醒其进行改进，同时，对于监督检查过程中出现的问题要在下一次检查中重点察看。

　　通过对供应商定期检查、不定期抽查，能够促使供应商紧绷高效履约这根弦，同时也能有效防止供应商以次充好，虚假报价。
　　（四）认真处理供应商的质疑和投诉，注重供应商的利益，实现采购双方互利双赢
　　对供应商利益的重视也是对企业负责的表现，如果只顾企业利益最大化而不顾供应商的利益，势必会起到反作用，供应商在无利可图的情况下会出现降低工程质量、拖延工期、不能提供优质服务等现象，最终也影响到采购企业正常的生产经营。供应商的正当利益应是采购企业应当尊重和维护的，双方应当在互惠互利的基础上展开合作。潜在供应商是采购合同的竞争者，获得企业采购订单的供应商是交易风险和利润的承担者，采购合同是否公正以及合同条件是否公平，直接关系到供应商切身利益，因此，我们必须对供应商实施有效的保护，建立科学的供应商质疑与投诉措施。
　　主要体现在：一是应严格限制采购方单方变更或解除合同的条件；二是必须履行的法定程序，这是防止企业采购方滥用权利最有效的措施；三是对因采购方单方变更或解除政府采购合同给供应商造成的损失，应给予必要的补偿；四是科学的救济机制保证供应商合法的权利。事实证明，只有尊重供应商的利益需求，严格按照合同约定，才能切实维护合同双方的利益，提升社会美誉度，确保采购企业再次招标、采购时供应商的参与积极性。
　　（五）明确违规供应商处罚措施，筑起挽回企业经济损失的最后一道防线
　　诚实信用原则是供需双方都必须遵守的原则，为了规范对供应商的管理，应当在合同中明确违规供应商处罚措施。一方面，在招标公告中明确供应商应当符合企业采购要求的行为标准和行为规范，使供应商按照采购企业采购的要求参与企业采购活动。另一方面，在采购活动中不管是招标采购还是询价采购，都要签订供货合同或协议书，以书面形式规定供需双方的权利和义务，明确违约责任和处罚标准，并且提前向供应商说明解释清楚，这样既能促使供应商明确利害关系，严格履约，又能在供应商违约时拿出依据，进行索赔。
　　供应商有下列行为之一的，应计入供应商档案，减低其信用度，情节严重的将取消其参与资格。（1）提供虚假材料取得中标资格的；（2）采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；（3）与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；（4）向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；（5）在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；（6）无正当理由中标后不按时签订合同或不能按期履约的；（7）拒绝需求方监督检查或提供虚假情况的。以上情形企业采购管理部门要求供应商整改，而拒不整改的，取消供应商参与采购的资格。
　　以上就是对加强供应商管理监督的一些建议，总的来说就是广泛引入竞争机制，通过潜在供应商之间的良性竞争，使得供应商自觉高效履约，实现采购企业利益最大化；对供应商建立可供查询的档案，在选择初期就做到心中有数，避免重复劳动，提高招标采购质量；对供应商提高监督频率，迫使供应商高效履约；我还特别提到要关注供应商的利益，只有在互惠共赢的前提下才是良性的管理，所以文章中提到要认真处理供应商的质疑和投诉，这也是以往的工作中欠缺和没有被关注的一点，所以在以往的工作中有出现供应商毁约的现象；最后提到了惩罚措施，这是企业管理监督的最后一道防线，也是企业挽回经济损失的最后途径，所以我们在制定合同的时候要充分考虑供应商毁约或不合格履约给企业造成的损失，防微杜渐，做到万无一失。
　　
　　作者单位：魏代福 颜杰 陶帅 山东费县烟草专卖局（分公司）
　　 张立鹤 山东临沂烟草有限公司
　　

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