国内外档案服务业机构比较研究
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摘 要 档案服务业是一个新兴的行业，档案服务业企业作为主体通过市场行为使档案管理工作环节商业化运作。本文首先介绍了档案服务业企业的相关概念，然后对比了中外档案服务业企业的发展历程、政策环境、经营管理情况并进行分析。
关键词 档案服务业 档案管理公司 商业性文件中心
中图分类号 G279.3 文献标识码 A 收稿日期 2019-01-30
Abstract Archives service industry is an emerging industry. As the main body， enterprises of archives service commercialize the management of archives through the market behavior. Firstly， the paper introduces the related concepts of archival service enterprises. Secondly， the paper comparatively analyses the development history， policy environment and management of the enterprises at home and abroad.
Keyword archives services industry; archives management company; commercial documentation centre
在我国，档案服务业的提出是基于服务业蓬勃发展的前提而提出的，最早是2016年由浙江档案局提出的“档案服务业是档案事业的重要组成部分，主要由相关主体运用现代档案管理知识、技术和场所、设备、设施等要素向社会提供智力成果、劳务服务、档案产品的新兴行业。”[1]我国的档案服务业企业最早是引入了国外的商业性文件中心，如今国外的商业性文件中心大多发展良好，并且带动着全球各地档案服务业市场的繁荣发展。
一、国内外档案服务业企业的现状分析
1.国外档案服务业企业现状。国外档案服务企业大多以商业文件中心的形式存在。商业文件中心早在1948年就在美国诞生了，Emmett Leahy于1948年建立了第一个商业档案中心。在美国和欧洲的一些国家，20世纪50年代是商业性文件中心发展的初始阶段，建立了很多这一类型的机构。20世纪70年代是商业性文件中心处于快速发展的阶段，源于相关法律法规的颁布，社会意识的不断提高，以及新兴技术的运用。20世纪80、90年代，行业机构数量激增，随之而来商业性文件中心协会成立，也出现了跨国企业运营模式[2]。商业性文件中心在20世纪90年代后期开始呈现优化重组、整合发展的态势，数量相对在减少[3]。直到今天，西方的商业性文件中心无处不在，发挥着重要作用[4]。商业性文件中心随着用户需求及档案数量的不断增加，档案管理的业务范围也不断丰富，多元化服务模式取代了文件的存储保管业务，形成了信息分析以及知识服务这样更深化的业务模式[5]。在欧洲和美国，商业文件中心的繁荣发展已经解决了文件信息管理的问题， 为企业和公共机构提供高效、安全、经济的文件信息管理服务，并带动了全球商业文件管理机构的发展。
2.国内档案服务企业的现状。中国档案服务业的起源可以追溯到20世纪90年代。1992年，湖州档案档案管理中心在浙江省建德市成立，受规模的限制，档案界并未重视。1998年深圳仓储中心建立，成为档案服务业起源的现实基础。2000年，外国商业文件中心GRM信安达成功进入中国。从那时起，以盈利为目的的商业性档案信息管理服务逐渐在中国的档案服务业中出现。2004年，国家档案局对档案中介机构的发展进行了更全面的思考、研究和讨论。此后，在中国的档案服务业，以盈利为导向的商业档案信息管理服务开始崭露头角。从起步到发展至今20年左右，中国陆续出现一些发展良好的大中小型档案服务业企业，比如北京星震同源数字系统股份有限公司，成立于2002年，注册资金3000万，其在南京、深圳、天津、辽宁、湖北、河南等地都有分公司，算是我国档案服务业企业中发展良好的企业代表。中国的档案服务业正处于初步发展阶段，档案服务机构的类型多种多样。从名称上看，有档案事务所、档案技术服务中心、档案事务服务中心、档案咨询服务中心、档案寄存中心、档案托管公司等。从业务范来看，有档案整理、咨询、寄存、培训、鉴定。
3.比较分析。相较于国外的商业性文件中心，档案服务企业在我国起步相对较晚，大约晚了50多年。通过发展历程的比较研究发现国外的商业性文件中心，起步早、发展快，目前趋于成熟的状态，无论外部的政策环境还是内部经营管理情况都发展态势良好，并且对我国档案服务企业的发展具有重要的参考意义。档案服务企业在中国虽处于初期发展阶段，但正逐步体现出档案服务社会发展的重要性，应该在自身不断发展的同时，充分借鉴外国的成功经验以进一步发展。
二、国内外档案服务业企业行业政策分析
1.國外档案服务业政策。“欧美的一些发达国家，商业性文件中心是完全由市场主导，纯商业化的新兴行业，受到市场经济规律的影响”[6]。从初期形成到持续增长，商业性文件中心的客户数量不断增加，其运营以全球化为特征。其服务范围广，涵盖社会活动的主要方面，拥有庞大的客户群和较高的社会意识。随着经济的发展，商业性文件中心也逐渐增长，相关的法律、法规和法律的细则相继出台，《美利坚合众国联邦文件管理法》于1950年在美国颁布，授权总务署在国家档案与文件局设联邦文件中心。从那时起，便以法律的形式确立了商业性文件中心的地位。在美国，联邦、州和地方政府的法律法规不断出台，必须保存法律和审计要求的等多种类型的文件。“欧美的商业性文件中心还具有良好的组织保障和制度保障，国际文件信息管理服务行业协会（PRISM）在1996年成立，为商业性文件中心的行业经营管理提供了组织保障”[7]，其行业协会 PRISM制定了一系列标准，“以指南性文件发布，包括行业内机构灾备标准、运营标准、风险转移标准、载体设施标准等，这些标准与业务内容紧扣，和实践灵活而有效的结合。”[8]国外商业性文件中心的整体产业比较成熟。行业协会PRISM可以通过广泛招募会员，在促进商业文档中心的发展中发挥主导作用。 2.国内档案服务业政策。在社会发展的过程中，任何行业的发展都离不开法律环境。档案服务业也同样受到法律的保护和推动。我国在法律法规方面并没有一套完整的档案服务相关的法律法规，尽管从大方向看，档案服务业属于服务行业，应该属于第三产业，可以依照第三产业的相关规定进行对照管理，如“《中共中央、国务院关于加快发展第三产业的决定》《国务院关于加快发展中服务业工作情况的报告》”[9]，它在一定程度上起到了推动中国服务业发展的作用，但其作用微乎其微，整个第三产业也是如此。目前，档案服务业的发展需要专门的法律规范来促进和指导。在行业协会方面，没有统一规范的行业协会。例如，餐饮业在服务业中有自己成熟的“中国餐饮业协会”。目前，我国只有规范的中国档案学会，它起着档案领域的桥梁和联系的作用，平常会开展档案学术研究，积极普及档案知识，进行学术交流和社会服务活动，服务党和政府，联系档案界工作者，促进档案事业的发展。总的来说，从档案学的角度来看，它为档案管理提供了正确的方向，但我国缺乏成熟的、具有指导意义的档案协会，无法更好地为整个档案服务业服务。
3.比較分析。与国外商业性文件中心良好的发展环境相比，我国档案服务业企业的发展环境相对“严峻”，没有统一的、有约束力的行业法律法规来规范、限制和促进整个档案服务业的健康发展。在相关政策方面，没有统一的、健全的政策体系有利于档案服务企业的发展。在产业发展方面，虽然有档案学会从各个方面帮助推动了档案服务业的发展，但仍然没有具体的行业协会与国家作为制约和引导的主体。近年来，虽然档案服务企业的外部环境得到了加强，但仍然不够。我国需要从宏观角度为整个行业提供良好的政策环境。
三、国内外档案服务业企业经营管理分析
1.国外档案服务业企业经营管理。商业性文件中心的繁荣发展还离不开企业内部的经营管理，欧美地区有许多典型的发展良好的商业性文件中心，其成功的关键都在于企业管理下而形成的优质的内部环境。服务方面，商业性文件中心普遍经营范围广，服务对象多，提供专业的服务，拥有“客户至上”的服务理念，例如，GRM公司针对众多不同的对象提供多样化的服务，基于档案生命周期规律提供安全可靠服务，给于用户以满意有针对性地服务[10]。Iron Mountain公司提供服务的种类和数量很多，中心的客户不仅包括企业，还扩展到政府机构和家庭办公室等。一直保持着“以人为本”的服务理念，可以应客户要求提供一系列的业务档案管理方案[11];技术方面，欧美地区典型的商业性文件中心都拥有先进的技术保障，如英国的Wincanton Records Management公司采用了先进的防盗报警和尖端的闭路电视系统并使用烟雾探测警报系统和干气灭火系统保障文件的安全，意大利的OMTRA公司为少量文件的运输提供了名为Travel Box Safe（TBS）的旅行保管箱，这种保管箱由优质的耐热树脂材料制成，绝缘密封，可以有效防止灰尘、气体和水的影响，并在表面配备了挂锁和坚固的把手，便于工作人员的运输;管理方面，英国的MJF Data Management公司针对行业发展的需求严格招聘不同的精英，就连对保管库房的工作人员的录用，也倾向训练有素、经验丰富且有当地知识的人，Iron Mountain提供十分具有竞争力的福利计划以及诱人的教育基金鼓励员工的学习和创造。MJF公司一直在积极参与创造一种绿色环保的经营管理理念，并且培养每一个员工对于环境的敏感性，英国的Business Records Management公司经常在英国各个地区举行爱心活动，号召当地居民与其一起捐款捐物[12]。
2.国内档案服务业企业经营管理。目前，我国档案服务业企业的经营理念、管理思想正处于初步发展与逐渐完善阶段。大多数档案服务业企业提供的服务相对单一，基础设施、技术水平相对落后，管理经验、手段相对不足。档案服务业企业存在社会认可度不高，专业人才缺乏，服务水平、能力有限等问题。服务方面，从档案学会的100多个定点企业的经营范围，服务对象可以看出我国档案服务业企业提供的服务大多是档案寄存保管等服务，当然也有涉及档案密集存储设备、档案包装材料与产品、档案数字化加工整理服务、计算机档案管理软件、档案保护设备与产品、展览展示教育等其他服务，但可以看出大多数档案服务业企业提供的服务较为单一，内容不够丰富。从技术水平来看，我国档案服务业企业越来越重视对技术的引进与创新，但总体来说，高技术基础硬件设施，创新型技术人才，专项化的技术资金的支持相对不足，技术水平有限。从管理方面来看，虽然档案服务业企业尚处于新兴的服务行业，其管理思想、方法、态度等均可借鉴其他服务行业，但仅仅借鉴是不够的，我国档案服务业企业还没有形成良好的经营管理理念。
3.比较分析。我国档案服务企业与国外商业性文件中心相比，在内部管理和外部管理等方面都存在着缺陷。国外大型的档案服务企业服务对象广泛，通过个性化和人性化的服务逐渐创新发展。我国的档案服务业企业服务水平和能力都有局限性，比较落后。在技术方面，外国有许多高水平的技术人才和丰富的高科技基础设施，能够为企业提供强有力的技术支持。尽管中国一直高度重视，但仍存在一些不足。从整个企业的经营管理来看，我国的档案服务业企业大多是中小型服务业企业。虽然它们不断努力创新，但与国外商业文件中心相比仍有差距，还需进一步地加强和完善。
参考文献
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[7]黄霄羽.国外商业化文件信息服务业的监管体系[J].中国档案，2011（10）.
[8]黄霄羽.档案社会化服务研究[M].北京：中国人民大学出版社，2016（2）：103-104.
[9]信安达公司官方网站[EB/OL].http：//www.grmdocumentmanagement.com/.
[10]铁山公司官方网站[EB/OL].http：//www.ironmountain.com.cn/.
[11]唐一芝.欧美商业性文件中心繁荣发展原因探析[J].档案，2015（9）：16-19.
[12]英国MJF公司的官方网站[EB/OL].
[13]魏鑫茹.中美档案服务业企业比较研究[D].辽宁：辽宁大学，2018.
作者简介：陈鑫，中国铁路沈阳局集团有限公司档案史志室工作人员。
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