将知识管理引入企业档案管理模式的研究

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　　潞安矿业集团公司传统的档案管理是以实体保管的形式出现的，档案就是保密材料，只要保管好，不丢失，需要的时候能查阅就行，而在知识经济的大背景下，企业除了要求档案具有记录和存储历史的价值外，还应该具有服务于企业现实需要的实用价值、知识价值和信息资源的综合价值。笔者认为，现阶段潞安矿业集团公司档案工作应迎合知识经济迅速发展的要求，以知识管理为指导，尽快实现档案管理现代化，为企业发展提供扎实有效便捷的服务。
　　
　　一、知识管理与新模式实施的基础
　　
　　(一)知识管理的内涵
　　知识管理是一个新的概念和事物，知识管理的对象是知识，目标是运用知识。从本质上来讲，知识管理是为了有效地提高企业的竞争力，而综合企业内部和外部的各种信息、知识，并加以识别、收集、科学的加工和充分的运用，并通过建立知识共享机制，鼓励知识创新，实现知识的增值，利用企业所蕴涵的集体智慧提高企业的应变和创造能力。档案知识管理就是在这种新思想、新观念指导下，对包括信息在内的所有智力资本进行综合决策并实施全面管理的一种全新的管理模式。它最大特点就是把信息技术与人本思想结合起来管理，而且更加注重后者。
　　
　　(二)公司档案管理的基础和机遇
　　首先，档案知识资源管理得到了公司领导的高度重视和推动。其次，潞安矿业集团公司档案馆推行现代企业制度，已经按照扁平化管理的要求进行尝试运作。第三，潞安矿业集团公司档案馆的信息化建设已经开展并取得一些成效，已建成一些应用系统，并筹划实施企业资源计划系统。第四，档案数字化取得成效。第五，潞安集团档案管理的数字化档案管理系统已经完成与OA系统衔接的电子档案提交模块的设计，能够确保潞安数字档案系统的稳定运行，符合公司的发展需要。
　　
　　二、潞安矿业集团公司档案知识资源管理模式设计
　　
　　(一)设计思路
　　以知识管理为理论指导，合理利用档案资源，构建企业知识资源管理子平台。这样不单单有效地组织企业知识资源，而且能够以知识资源管理为改革方向，转变企业档案管理职能，建立适应环境变化的新型管理模式，这样就能够实现从过去对档案实体的管理转向注重对档案知识资源的管理，强化对企业知识资源的整合和开发利用，实现知识资源管理的智能化服务和企业知识资源的共享。
　　
　　(二)目标
　　需要实现的具体目标包括：档案管理知识资源化、信息化；实现知识资源支持领导决策；实现知识资源支持员工学习，实现知识资源及时支持员工工作；实现知识资源管理网络化，实现知识资源管理的安全化，实现知识资源管理制度化。
　　
　　(三)基本策略与建设的主要内容
　　目前，作为构建企业知识资源管理子平台，潞安矿业集团公司档案管理新模式可以从以下几个方面来开展建设：
　　1.标准体系建设。首先应当确定档案知识资源管理的标准规范，制定包括建设的管理性标准、技术性标准、业务性标准和数据使用交换规范在内的档案馆建设的标准目录库，然后对已有的相关标准进行整合，对过时的标准进行检查和修改，对空缺的标准进行研究立项。
　　2.人力资源建设。档案知识资源管理必须实行“以人为本”的管理。基于此，应设立一位知识主管，专门负责实施知识管理。知识主管的职责为：建立档案馆的知识库系统并对之进行有效管理和对相关人员进行管理。知识主管不但要对档案馆中涉及的各种信息技术进行管理，更重要的是按照档案馆的知识需求，制定知识政策，建立知识组织，营造一个知识交流与共享的环境，促进知识集成、知识生产、知识共享和知识创新。
　　3.员工需求分析。通过现有档案馆情况总结、员工调查和个案分析等方法，分析不同类型用户的个性化需求，并预测这些用户的潜在知识服务需求。同时，探索最方便用户使用数字档案馆相关服务的途径和方法，如为需求者进行E－mail原文传递、RSS信息推送、短消息定制和实时在线咨询等在线知识服务。通过用户需求分析，将最大限度满足这些需求作为建设基于知识管理的数字档案馆的基本依据。
　　4.基础设施建设。基于知识管理的数字档案馆基础设施建设包括三部分：一是网络环境建设，包括档案馆业务局域网环境建设、档案馆与相关单位的接口建设、数字档案馆对外网络管理与维护，二是硬件基础设施建设，包括服务器、交换机、存储设备、数字化设备、数据库、安全保密设备等硬件设施的建设；三是系统软件建设，包括数字档案馆所需的各种系统软件和应用软件。
　　5.知识资源建设。档案馆的知识生产，主要包括两部分：一是传统馆藏文献的数据库生产，即对传统馆藏文献中的精品内容进行数字化再生产和深加工，建立起具有高附加值的数据库系统，诸如档案目录、档案全文数据库等；二是网络档案信息资源的开发与再生产，即对网站等网络档案信息资源进行收集归档与整理保存，再运用替代、重组、综合、浓缩等传统印刷型文献的信息加工方法，生产出高质量的知识产品，实现网络档案信息资源的增值。
　　6.技术系统建设。技术系统建设是基于知识管理的档案馆建设的核心，可设计为一个由三层槊构和七个子系统组成的相互关联的系统。其中，三层架构是指知识门户层、知识管理层和技术支撑层。知识门户层是用户使用档案馆进行知识管理的门户系统，知识管理层是档案馆工作人员围绕用户知识服务，开展档案业务活动的操作处理系统。技术支撑层是数字档案馆开展知识管理的网络基础设施和技术支持系统。七个子系统包括：知识采集系统、知识处理系统、知识存储系统、知识开发系统、知识共享系统、知识服务系统和知识评价系统。
　　7.组织体制建设。在信息化的体系下的管理新模式建设，需要由集团公司统一领导和部署，通过试点，有目的有计划地分工合作，开展标准建设、技术攻关、项目建设等工作，逐步把基于知识管理的数字档案馆组织体制建设起来，实现共建共享。
　　
　　(四)流程优化与设计
　　新模式的主要业务内容按照以下几个步骤完成：第一步，知识资源整体规划，根据企业对知识管理的需求，对企业知识资源进行整体规划。第二步，知识资源建设，包括两大步骤：首先是要对企业内部的各种知识资源的采集，然后是对采集来的知识资源进行组织，并以较为规范的形式存入企业知识库，其最终成果是形成知识资源库。第三步，基于知识资源的增值信息服务。初步设计包括企业知识资源门户的建设与管理，为企业决策层提供战略性的信息分析服务；为企业科技人员提供科技情报服务；为进行档案编研，为企业科技、发展以及文化建设等服务；为是保留传统的档案期刊管理与服务功能。随着企业知识资源管理的深化，可继续增加服务模块。
　　需要指出的是，以上知识资源管理流程是在信息技术环境下实现的，它不是对手工管理流程的生硬拷贝和简单模仿，需要借助于电子环境下信息一次输入、多次输出，快速传递、跨时空共享的优势，打造出新的知识流与服务模式。
　　
　　(五)实施步骤
　　新模式实施的基本原则是整体考虑，分步实施，具体可分如下三个阶段来实施：第一阶段，企业内部显性知识集中管理和项目立项。主要内容是将企业内部的显性知识纳入企业“知识资源库”，并实施项目立项，其工作内容主要是：将公司大部分实体档案数字化，纳入“知识资源库”；对于知识资源管理系统建设项目立项实施。第二阶段，将企业内部隐性知识显性化。主要内容是通过有效的技术、方法，使企业隐性知识显性化，固化为文件、档案等显性知识，纳入“知识资源库”。第三阶段，将企业外部显性知识集中管理的阶段。主要是将企业外部的显性知识也纳入“知识资源库”。
　　
　　(六)风险分析及对策
　　1.管理变革风险。新模式是一项变革性的方案，实现了档案从信息管理阶段向知识资源管理的突破，这一过程中首要的问题并非技术上能否实现，而是从管理机制的转变能否顺利得以实施。在实施过程中，应实施“以点带面，稳扎稳打”的工作方针，使改革的阻力逐步减小，最终全面完成预定的改革目标。
　　2.实施风险。新模式不仅拓宽了原有的档案管理的工作范畴，并融进企业管理和企业发展战略中，提升到了企业重要战略要素的高度，因此项目实施的复杂度比单纯的档案管理革新要大，从而形成了影响项目成败的实施风险。因此要科学、系统、合理安排实施计划，实施前有论证，实施中有监控，实施后有评估。同时，鼓励全员参与，强调管理层的支持。
　　3.技术风险。新模式采用一定的信息技术手段，属于企业信息化建设的重要组成部分，技术风险难以避免。因此对于知识信，息的组织技术，由专业的咨询公司合作来解决，对计算机网络技术，依靠本企业的信息部给予保障。
　　4.运行风险。由于新模式带来了新的管理理念并采用了一些新的技术，因此，在建成后的系统运行与维护方面存在一些风险。在新的知识资源管理系统的研发上，可以采取设计与开发分开，避开一定的风险。同时在整个改革的运作过程中，由专业咨询公司全程协助和支持。

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