创建社区档案服务机制工作实践

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　　随着社会主义市场经济的发展和城市化的推进，政府机关和企事业单位承担的很多社会职能逐步转由街道(社区)承担，居民的社会关系由依附于单位转向主要依附于社区，社区建设作为城市工作的重点，科学合理的社区组织体系、社区工作关系和社区服务机构等已逐步建立和完善，以群众认同感为纽带的新型社区，越来越成为人们生活的主要空间。
　　
　　顺势而为，夯实社区民生档案基础
　　
　　随着政府职能的转变、社区新型管理体制的逐步完善，民生档案的特点也从静态、低利用率快速向动态、高利用率发展。
　　近年来，普陀区档案局已将社区档案工作纳入本区档案事业发展总体规划，加强领导，努力使本区的社区建设与社区档案工作同步发展。在实际工作中本着讲求实效、因地制宜、循序渐进、分类指导的原则，对社区档案进行科学的分析和研究，形成系统的、完整的、简易的、符合各社区单位实际情况的工作程序，用以指导和规范社区档案工作。根据社区的经济和物质条件，处理好档案工作总体要求与社区工作实际的关系，充分考虑社区工作的性质及特点，最大限度地减轻社区的负担。防止和克服工作的随意性和盲目性，逐步促进社区档案工作的制度化、程序化、规范化。
　　目前，普陀区各社区单位中建档和达标情况如下：9个街道(镇)全部达到市二级以上标准；205个居委会98％以上已进行合格验收；派出所除全部在系统内达标外，有8个派出所先后通过区级先进验收；18家卫生单位有16家达到市级以上标准，2家达到区级先进标准；普陀区在全市首创的9个社区学校也已全部建档；区残联、福利院分别达到区级先进，其余街道(镇)福利院全部建档；由原来房管所转制的各物业公司全部通过了市级以上评估认定。
　　而广大社区居民正成为社区档案工作的直接受益者，以由房管所转制的各物业公司为例，在原有的住房制度条件下，居民住房都为福利分配，住户档案在办完相关分配、调配手续后，随着住户长期租住而在库房中“沉睡”，乏人问津，因此住户档案大都以幢为一个立档单位组成几百页的大厚卷。住房制度改革后，居民住房可售、可租，变动频繁，有的房屋甚至在短期内几异其手。静态的住户档案管理方式根本无法适应动态的物业管理现状。
　　
　　找准民生档案工作难点，创新社区档案工作服务机制
　　
　　(一)“自建分享”是档案资源大整合可实现的最近期目标。
　　档案因其一般都由形成单位产生、整理、保管的特点，以及我国行政和档案管理体制特性，目前所进行的档案信息资源整合绝大多数是同城、同行业、同系统、同单位的整合，好比形成无数平面、无交叉的全封闭同心圆资源圈，即便是综合档案馆因其法定接受范围限制，馆藏档案的资源整合主体还是不同政府部门间的共同政务信息。一边是蓬勃的用档需求，一边却庭院深深，养在深闺人未识。
　　
　　(二)“沟通”、“了解”、“协作”、“互惠”、“利民”是建立社区档案服务机制的宗旨。
　　普陀区档案局依托涉民单位自建档案室藏及信息平台(部分单位信息平台已建成全市的系统平台)，在拥有丰富档案信息资源的社区单位、组织及其他相关部门中建立社区档案服务机制，形成区级档案馆、房地局档案信息中心、保障卡中心、医保中心、就业促进中心、残联等为协作单位，各街镇、派出所、社区事务受理中心、卫生中心、文化中心、物业公司、居委会为成员单位的多层次、纵深延展的社区档案服务网络，努力实现社区档案服务全覆盖。
　　宜川街道办事处在建立社区档案服务机制前提下，在全国首创建立了社区档案管理服务指导站，聘请社区内多位档案专业人士担任义务指导员，指导服务范围覆盖社区内所有单位、组织、社会团体，旨在社区档案工作更好地服务民生、造福社区、创新服务品牌、拓展服务内容、提高服务质量；加强社区档案服务机制成员之间信息资源的互联化与共享性；延伸社区档案工作对社会各类单位业务指导服务的覆盖面与有效性；优化社区档案工作服务人民群众档案查询需求的便捷率与高效性。
　　
　　初建服务民生档案利用体系，协作机制创建成效初显
　　
　　(一)积累档案资源、降低行政成本。
　　跨部门跨行业的档案资源大整合，必然首先依赖于档案实体资源积累，档案行政管理部门需要进一步彰显依法行政职能，更着力于馆外档案、涉民企事业单位、组织的实体资源的积累、利用，对不属进馆范围的涉民档案更要及时提出管理标准，明确管理要求，强化监管措施。走出只注重馆藏档案信息化、只重视机关档案规范化的狭隘圈子，用有效的方法积累社会档案，尤其迫切需要坚持不懈、责无旁贷地抓好民生档案资源建设，建立覆盖全民的档案利用体系。
　　普陀区社区档案服务机制的创建，使建立和覆盖人民群众档案资源体系和服务体系有了初始载体和平台；目前，各成员单位之间已达成档案不为我所有，可为我所用的共识，放下了进不进馆的争论，打破了馆室之间的“围墙”，简化利用档案手续，免除查询证明费用。无论是高龄无保老人纳保、轨道动拆迁困难家庭补助、还是群租整治活动，在前期的摸排准备工作中，社区档案服务机制成员单位之间精诚协作，大大提高了行政效率，降低了行政办事成本。
　　
　　(二)被动服务个体，主动服务群体。
　　民生档案的利用服务对象绝大多数是在被动服务中催生出来的，当公民办理出国签证、动拆迁、买卖房产、找工作、退休等个人主要事情或享受政策待遇需要提供相关证明材料，一般都因保管不慎而到相关部门查找原始档案，这些情况下要做到事前主动服务，是找不到具体服务个体的，主动服务只能停留在口头、形式上，微笑而没有实效。而相关档案部门在被动服务个体的及时行、具体性、协调性等方面却大有文章可做。
　　“及时性”是对档案利用者最好的负责，随着民生档案利用率的大幅提高，许多相关部门通过规范流程、专设窗口、增添人手、全天接待、节假日无休等方式想利用者所想，急利用者所急。
　　“具体性”是指公民办理具体个人事务时所需查阅档案内容非常明确具体，相关部门在提供档案利用、咨询服务也要具体明确。目前，公民的出生、学籍、户籍、婚姻、人事、医保、房地产、住户、公证、救助、保障等原始档案保存于不同涉民部门，相同档案在不同地域保管也不相同，现普陀区以街镇为单位建立服务协作机制，编制社区各单位档案服务指南、查档实用手册、网络通讯录，以定期召开联席会、交流会等方式加强沟通协调，全方位了解民生档案情况。使利用者即便在某部门没有查到具体内容，也能得到最准确的咨询。
　　“协调性”，普陀区社区档案服务机制的创建，不同层级涉民单位档案网络的互联，在形式上形成统一的档案服务平台，在结构上形成快速反应框架，为主动服务群体开拓绿色通道。档案局及各街镇档案室不仅是组织者，同时担负着“协调者”的角色。近年来，老百姓不断分享着国家经济发展成果，每一项惠民政策从出台到顺利落地实施过程中，政策的细则往往也是提前发现群体档案服务需求的方向，社区档案服务机制创设后，在街镇的组织协调下，相关档案部门能快速反应，主动将受惠群体的档案信息提供给政策执行部门，使档案工作的成果更多体现在维护民权，服务民生上来。

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