知识创新与高校档案资源信息化建设
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作者: 刘翠红 杨彩云 贾润贤
一、高校档案资源信息化建设现状
1. 档案人员仍然存在“为保管而保管、重保管轻利用”的思想，存在着“等、靠、要”、安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念，以及“闭架借阅”、“你查我调”等传统做法。这些成为制约档案资源信息化建设的内在因素。另一方面，由于档案管理部门自身管理观念陈旧，致使广大档案利用者对档案工作的认知程度跟不上，成为制约档案资源信息化建设的外在因素。
2. 目前高校档案资源信息化建设还缺乏统一的规范和标准，往往各自为政，没有统一的应用软件、无法达到资源共享。且近年来馆藏档案数量剧增，档案库房紧张，管理有隙，给档案信息化建设平添了障碍。
3. 资金、技术及人才严重缺乏，使档案资源信息化建设处于一种无可奈何境地，建设数字化档案馆成为一种“可望不可即”的时髦概念而难以实现。
二、档案资源信息化建设的构想
1. 树立实现高校档案资源信息化建设的目标
高校档案资源的信息化建设，就是要利用计算机网络和数据库这个信息技术手段实现馆藏各类档案的数字化，网络化办公条件下的电子文档管理一体化，档案资源提供信息利用网络化。
馆藏各类档案的数字化，就是利用数据库技术通过对纸质档案、声像档案、实物档案等的扫描录入、数码处理，实现数字化，达到对档案资源信息管理和利用的高效、准确的目的。电子文档管理一体化，就是通过办公网络，使用文档一体化管理软件来完成电子文件的归档工作。档案资源信息利用网络化，就是利用网络技术为档案的利用者提供档案信息的查阅使用。在知识创新的信息化时代，利用信息化手段把馆藏档案数字化、电子文档一体化、档案资源信息利用网络化，就是我们实现高校档案资源信息化建设的目标。
2. 掌握高校档案资源数字化的技术要求
（1）档案的显著特征是唯一性和凭证性。因此档案的数字化处理必须做到不可变更，或者叫做“永久化”。如馆藏纸质档案数字化处理，通常采用图片扫描的方式，做到对页面内容的不可修改。照片档案在扫描过程中需要对破损或被污染部分进行修复处理，一旦存储就不可改变。录音录像档案的数字化必须保持原样永久存储。电子文档要做到草稿、修改稿、发文纸、正文一并归档，修改稿要保留草稿字样和改稿人姓名、修改内容、修改时间，并做到整套归档的电子文件不可改变。
（2）档案资源数字化是信息化建设和办公自动化的需要。因此档案资源数据库的建设必须做到检索、下载、复制方便快捷。检索工具要做到标准化、规范化。如按年度分类检索，按档号分类检索，按主题法检索，按文件内容检索等等。同时，档案利用者能够下载、复制单页文本文件所需要的部分内容，包括图片式扫描的数字化文本文件。
（3）档案资源数据库的安全管理是档案信息化建设首要的前提条件。档案资源信息化建设必须充分考虑安全问题，处理好方便高效与安全管理的关系。一是存储安全。数字化档案的存储应该使用带自动备份功能的专用服务器，设置工作站与办公网络相连接，同时使用光盘库定期刻录备份，最好有第二个异地保管的备份。二是利用安全。数字化档案完全可以通过网络提供查询和利用，为了确保安全则必须采用物理隔断和功能强大的防火墙等措施。首先不能直接与Internet连接，只能在单位或系统内独立的办公网络中通过档案工作站连接，并采取严格的授权管理方式查询。其次应将档案信息进行分级分层次存储和管理，从存储方式到提供查询，具备一套安全控制措施和手段。
（4）对档案资源信息的及时维护是档案资源信息化工作的重要内容。在信息化时代档案信息为现实工作服务将显得更加突出和重要，也就是在本单位的信息化建设条件下，必须加强对现实档案资源信息的开发、及时收集、维护和利用，资源信息共享是信息化建设的显著标志，也是实现管理工作的科学化、规范化、高效率的有效途径。技术支撑必须满足信息维护的需要，一是文档一体化要实现对档案数据库的自动维护，当然是通过档案数据工作站来完成；二是档案管理部门的信息管理人员应有权监督归档部门对电子文件的鉴定和归档情况，以杜绝有档不归，归档不全、不及时，或者“有文必档”的现象。
（5）对一个单位的档案信息数据库和单位内部各部门日常工作数据应有效整合。在满足各项管理工作需要的软件开发和应用方面，档案信息数据库的子项目应用软件必须与各职能部门所使用的软件相一致，确保职能部门应归档数据及时进入档案信息数据库，真正使档案信息数据库成为单位信息化和现实工作共享信息的核心内容，成为全面、统一、科学、准确的权威信息。
3. 健全和完善档案资源信息化的管理制度和法律保障
首先，在文档一体化模式下，过去分年度、分阶段对归档部门进行的业务指导，执法监督都要变为日常的、全过程的指导监督。电子文件的归档是流水式作业，档案的收集、整理、鉴定、立卷、移交、编目、入库上架等流程和管理方式都要进行彻底的改革。其次，在档案资源利用信息化、网络化条件下，查询档案信息，利用档案的手段发生了根本的变化。过去利用者到档案管理部门查阅、复制档案的面对面的服务方式将逐步减少或消失，一切都要靠信息技术手段，靠新的管理办法、管理制度来实现有效的服务和控制，做到主动服务，安全管理。为此，必须制定网络查询、利用档案数据信息的权限管理办法以及安全管理协议等。再次，档案的凭证作用是档案价值的根本所在，其法律效率显得十分重要，传统的法律凭证必须是各类档案的实物原件。今后电子档案取代了纸质档案，各类馆藏纸质、声像等实物档案也将数字化，这是信息化时代的必然趋势，在信息技术手段能够确保数字化档案的真实性前提下，电子档案的法律凭证作用应该得到承认，相关法律举证条款也应该进行修改，各行各业涉及的法律凭证体系和制度都要改变。
三、实现高校档案资源信息化建设的主要途径
1. 建立高校档案信息化协调机构
由国家和省教育主管部门牵头组织高校档案信息化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划各高校档案馆(室)的信息化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出信息化建设和发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，对高校档案馆(室)的数字化、网络化、一体化工作进行实质性指导，统一思想，协调行动。开发高质量应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除传统的自成体系、条块分割、各自为政的局面，形成统一领导、多形式、多层次、多功能、布局合理、相互合作、相互结合的工作体系，真正实现高校档案资源信息共享。
2. 加强标准化建设
高校档案馆(室)信息化协调机构应请有关专家，共同酝酿制定相关业务工作、技术方法以及设施设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出信息化建设过程中各高校共同遵守的标准，如网络通信及数据库等方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准、网络传输的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人、财、物的浪费。
3. 构建档案知识库
建立高质量的档案知识库，一方面要保证具有较完备的档案知识资源，知识在档案实体中、在已建档案数据库中，也存在于档案人的头脑中。另外还要关注来自档案系统以外的其他知识，在此基础上进行有针对性的创新和管理，形成馆藏档案、馆际交流、爱国主义教育、科学普及教育、社会文化生活、宏观经济决策等不同的知识分类，实现知识创新与高校档案资源的共享。另一方面就是构建和维护档案知识库，撇去技术因素不谈，首先要组织数据库并使其有效，要保证知识库中知识的创新、精确和精练，并不断更新，不断吸引用户，为用户提供完善的档案知识服务。
4. 开发馆藏资源，加强数据库建设
档案资源信息化建设要整体规划、分层进行，先建立档案的案卷级目录数据库、文件级目录数据库，再到档案全文数据库。数据库建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力，建成标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。各高校档案馆（室）还应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前的力量分散、低水平重复建设的局面。
5. 增加经费投入
信息化建设和维护均需要大量资金，学校应加大投资，把档案馆(室)数字化、网络化、一体化建设纳入到校园网建设的总体规划和预算之中，从而加快档案馆(室)信息化建设的步伐。此外，还应将利用已有数据库和局部网络为社会服务获得的收益，投入到信息网络化建设中，“以网养网”，解决经费不足的问题。
6. 培养信息化建设人才?笮
（作者单位：河北省唐山市西山道1号063005）
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