重大建设项目档案工作全过程管理

来源:用户上传      作者: 欧阳旭明　蔡宜军

　　重大建设项目档案工作全过程管理模式是以项目法人为管理核心，以纳入合同为管理依据，以监理控制为重要手段，在档案行政管理部门、专业主管部门及项目建设、设计、施工、监理单位全方位参与下，实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制的新的重大建设项目管理模式。这一管理模式力图将档案工作渗透于项目建设的每个阶段、每道程序、每个工作环节之中，将项目档案工作贯穿于项目建设单位的全过程，使项目建设中形成的每一份文件都处于受控状态。
　　 1.项目前期准备阶段预先谋划。自工程立项开始，项目法人（建设单位）就将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程，着手开展文件材料的收集、积累和整理工作。项目法人（建设单位）根据工程建设的内容、特点，结合具体单位工程、分部、分项工程划分和工程实施进度，制定工程档案工作的初步计划，明确档案工作管理体制、归档标准、质量和进度要求、组织和经费保障等内容。建立档案工作组织机构，配备必要的工作力量。健全档案工作制度，制定竣工文件编制办法、档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表等有关的业务规范，以保证各施工、监理单位以及项目法人（建设单位）各部门在文件的形成、积累、整理、归档过程中有据可依。项目法人（建设单位）在编制招标文件时明确文件形成、归档和管理要求，将竣工文件编制工作水平作为选择施工、监理单位的依据之一。在签订勘测、设计、施工、监理和设备采购合同时，对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。
　　 2.项目开工时统一标准。工程开工时，要求各参建单位明确档案人员，建立覆盖全项目的档案管理网络。将有关制度标准及时发到各参建单位，并通过召开会议、举办培训等方式，提高各参建单位对档案工作的认识，统一档案工作的规范标准，明确各施工监理单位的档案工作职责,为项目实施阶段大量文件材料的归档管理打好基础。
　　3.项目实施阶段实时监控。在项目实施过程中，将档案工作融入工程建设过程，与工程实体质量同等重视。项目法人（建设单位）在检查工程质量、进度时，同步检查档案资料的形成、管理情况。在进行单项工程验收时，同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量。在条件许可的情况下，还借助信息化手段，通过网络化的项目管理系统或项目档案系统监控施工、监理单位文件形成情况。项目法人（建设单位）将档案工作与经济责任挂钩，在工程计量支付时，考核施工原始记录和质量评定资料的形成与管理情况；在核定施工单位“优质优价”、监理单位“优监优酬”时，同时检查文件材料的形成、管理情况；对于未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的，建设单位扣发工程质量保证金。
　　 各施工、监理单位将施工、监理文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入施工、监理的计划管理工作，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责。建立工地档案室，推行预立卷制度。文件材料内容填写齐全并经有关人员签证完毕后，即移送档案人员进行预立卷，并统一存放于工地档案室，以保证档案的完整与安全。
　　 监理单位除对自身形成的文件进行积累、整理、归档外，还负责监督检查施工文件的形成管理情况，审查竣工文件编制质量。监理单位均将竣工文件编制和档案整理质量作为工程质量监理工作的内容之一，对施工单位进行监督管理。工程施工过程中，对施工文件材料形成不完整、不准确、不符合规范要求的，监理单位都及时指出；指出后施工单位不及时改正的，监理单位制止其进入下一道工序的施工。监理人员在对关键工序进行旁站监理时，同时检查有关原始记录的形成情况和数据准确程度。监理单位在进行单位、分部、分项工程质量评定时，同时评定文件材料的形成质量和完整程度。由于监理单位能够参与项目建设的全过程，对项目建设的每一道工序、每一个环节进行质量、投资和进度控制，因此明确监理单位对档案工作的监督职责并落到实处，是实现项目文件材料实时监控，实现档案工作全过程管理的关键所在。
　　4.项目交工、竣工阶段总结反馈。将平时同步归档的项目档案系统汇总，全面梳理，发现问题及时调整。通过档案行政管理部门和行业主管部门组织的档案专项验收，进一步检查发现档案中仍存在的问题，进一步完善档案质量，在项目档案移交前整改完善到位。
　　（作者单位：江苏省档案局210008）

转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-308220.htm