业务管理档案与馆藏建设

来源:用户上传      作者: 郝　莹

　　一、接收业务管理档案是完善综合馆馆藏结构的关键
　　
　　 档案馆藏是档案工作的基础和前提，而馆藏建设又是衡量档案馆工作水平的重要标志，所以档案馆馆藏建设问题历来是我国档案工作的重中之重。扩大档案的收集门类，如加大科技档案、照片档案等的收集力度，是目前关于丰富综合性档案馆馆藏研究的主要观点。但就目前综合馆接收工作实际看，各立档单位产生的照片、声像档案数量十分有限，而绝大多数科技档案的最终流向应该是各领域设立的专门档案馆。由此不难得出结论，各综合馆通过上述方式丰富馆藏是难以实施的。
　　馆藏建设的质量与效益取决于馆藏档案的内容与成分。在综合馆长期的接收工作中，辅助行政管理类的档案馆藏量过多，而专业管理类档案比例严重失衡。笔者随机对北京市档案馆四个全宗档案的数量进行分析，文书（行政管理）档案与业务（管理）档案的比例分别是６９．９％比３１．１％、６８．３９％比３１．６１％、７１％比２９％、８４．６％比１５．４％。可见，文书档案的比例远远大于业务管理档案的比例。
　　本文所谈的“业务管理档案”主要是指各行政管理机关专业职能部门形成的、大量以专业、详细特点著称的“业务档案”，它们已经成为现实利用中备受关注的档案门类。随着社会文明程度的日益提高，人们越来越懂得用法律武器捍卫自身权益，在许多民事案件的审理过程中，当事人往往要出具证明相关事实的资料作为实证。档案因其自身具备原始凭证价值，自然有更强的真实性和说服力，因而成为法律凭证的首选。在对２００４年北京市档案馆利用目的的统计数据中，出于“个人取证”目的的利用者人数达１３００多人次，位居六大利用目的之首。被大家熟知且利用率较高的“婚姻档案”“劳模档案”“规划档案”，均属于业务管理档案的范畴，它们的社会利用价值日益突显。同时，由于业务管理档案记录着立档单位具体的职能活动，能够映射各专业管理活动的具体面貌，对本地区的公共管理和人民生活都有重要影响，因而具有较高的公共利用价值。故重视业务管理档案的接收进馆事在必行。
　　业务管理档案既是各单位对各种业务职能活动的真实记录，又是整个行政管理活动的软成果。如各级政府行政审批、批办等各项工作中形成的档案都体现其日常工作的内容与特色，而将这些业务管理档案接收进馆，既适应了新形势、满足了社会公众的利用需求，又有效地丰富了综合馆的馆藏，那么何乐而不为呢？
　　
　　二、接收业务管理档案应注意解决的问题
　　
　　业务档案的接收意义重大，为什么长期以来却不能实行呢？这是由于不够科学的保管期限、立档单位对移交工作存在顾虑以及有限的移交单位等因素所致，解决好这些问题是接收业务档案的前提条件。
　　１． 正确地划定保管期限
　　接收进馆的档案一般被划定为永久保管期限，而业务管理档案在各现行立档单位大都被划为长期或短期，因而移交进馆的档案不能全面系统地反映该单位的主要职能活动，大大减弱了移交进馆档案的社会价值。其实关于业务管理档案保管期限的确定，国家档案局早在１９８７年出台的《关于机关档案保管期限的规定》中就明确指出“凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保存。凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。”但由于对文书档案的认识存在局限性，具体保管期限都是由立档单位自己制定的，档案馆无法控制档案的移交情况。因此，档案行政管理机关应该对各单位的档案保管期限表进行必要的监督，以指导有关单位合理地履行移交档案的义务。
　　２． 改善服务，消除立档单位的思想顾虑
　　各立档单位对业务管理档案移交工作的态度，对档案馆能否顺利接收业务管理档案起着至关重要的作用。通过对７８个应向档案馆移交档案的单位调查，发现其中４４家单位从未向市档案馆移交过档案，占总比例的５６．４％；而在这４４家单位中表示“今后仍不愿向档案馆移交档案”的有８家。通过了解，这些单位之所以未向市档案馆移交，原因有二：一是认为专业性强的档案在本单位日常工作中利用相对频繁，向档案馆移交可能会给本单位的利用带来不便；二是认为本单位形成的业务管理档案只对本单位内部有利用价值，对其他社会群体和个人并无价值。然而需要明确的是，档案馆接收档案是代表国家行使相应的权力，各立档单位向档案馆移交档案实际上是在履行对国家的义务。一方面，各立档单位绝不能为了“与己方便”拒绝或采取各种手段拖延移交，使对国家和社会具有重要价值的档案不能及时进馆，无法发挥其应有的社会价值。另一方面，综合馆应主动采取鼓励政策改善服务。加大对档案移交单位的优惠政策，消除立档单位的顾虑，让他们充分体会到移交档案是“与人方便，与己更方便”的好事，以提高他们移交档案的自觉性。
　　３． 全面地确定档案馆的移交单位
　　馆藏档案的接收范围直接决定馆藏业务管理档案来源的多元化，更准确地说是决定了业务管理档案的内容范围。因此，列入接收范围的移交单位应尽可能全面、系统地反映本地区方方面面的工作，这是由综合馆的任务所决定的。以重新调整后的《北京市档案馆接收档案的规定》为例，在原有市委、市政府序列的机构基础上，又增加了与经济、科技、文化等领域有关的单位，扩大了移交单位和接收档案的范围。在《北京市档案馆接收档案单位名册》的２６２家单位中，市委序列的机构有８６家，市政府序列的机构有６０家，共计１４６家，占接收单位总数的５５．７％，其他各类单位已占到了接收单位总数的４４．３％。在行业领域方面，调整后的移交单位范围加大了商业、文化等领域的比重；在单位性质方面，也突破了原有的市委市政府序列占绝对主导地位的局面。这在一定程度上为扩大业务管理档案内容的广度提供了条件，移交单位的多样性使业务管理档案的来源更为丰富。
　　“把各级档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心”是“十五”期间全国档案工作的重点任务，馆藏建设是基础，业务管理档案的接收工作正是服务于这一基础工作的重要组成部分。业务管理档案的接收工作事关综合馆馆藏建设全局，直接关系着“使档案工作服务于民”艰巨使命的落实，又是使档案馆藏更加贴近社会与公众的重要措施。关注业务管理档案的接收，认真解决接收中存在的问题是现阶段馆藏建设的当务之急。
　　
　　（本文是“综合性档案馆接收范围研究”科研项目阶段研究成果）
　　（作者单位 ：北京联合大学应用文理学院档案专业１０００８３）

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