浅析采购合同的管理与风险控制

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　　【摘要】采购合同管理，是单位运营管理的一个重要内容，关系到单位的健康发展。本文首先指出采购合同管理存在的问题，然后分析了几点改进措施，最后阐述了采购合同的风险控制途径，以供参考。
　　【关键词】采购合同;管理;改进措施;风险控制
　　兵器工业卫生研究所，是集军品科研生产、职业安全卫生技术服务、医疗卫生为一体的研究服务机构。对研究所而言，采购是一项常规的经济活动，做好采购合同的管理工作，有利于控制采购成本，避免相关风险。以下结合实践，探讨了采购合同的管理工作和风险控制措施。
　　1 采购合同管理存在的问题
　　1.1前期分析不到位
　　采购合同是买方和卖方之间的协议，明确了双方的责任和义务，是后续采购活动的依据。然而，前期分析不到位，是引發采购风险、造成经济损失的主要原因。研究所在签订合同前，没有进行市场调研，可能盲目选择供应商，继而影响采购合同的履行，影响研究所的正常运营。
　　1.2缺少独立管理机构
　　在研究所的管理工作中，物资采购的作用更加突出，要想识别风险、规避风险，首先应该建立独立的管理机构。目前研究所的管理，将重点放在了科研生产、医疗服务上，对采购的重视程度不足，因此没有建立独立管理机构。在此影响下，管理职能没有充分发挥出来，增加了风险事件。
　　1.3管理体系不完善
　　缺少完善的管理制度体系，会促使管理工作混乱无序。对于企业单位而言，合同风险管理是一个重要内容，但通过制度指导风险管理工作，没有类似的参考经验，大多停留在喊口号上。由于管理体系不完善，会影响采购合同的管理效率，滋生出许多风险隐患。
　　2 采购合同管理工作的改进措施
　　2.1增强管理意识
　　研究所在采购合同管理上，首先要增强管理意识，做法如下：第一，组织领导和管理人员，学习合同管理的知识，结合研究所的自身情况，确定科学的管理思路，能指导采购活动的实施。第二，放眼国外，借鉴成功的管理经验，创新采购合同的管理理念和方法，满足研究所的发展需求。第三，在研究所内部加大宣传力度，促使职工认识到采购合同管理的重要性，创建良好的工作氛围。
　　2.2构建专门机构
　　在采购合同管理上，构建专门机构，是实现管理精细化的前提。首先要合理选择财务管理人员，管理工作要以提高研究所的利益为核心，确保采购行为按照预设目标实施。其次要引进有技能、有经验、素质高的复合型人才，作为采购合同管理的主要力量，不断提高整个团队的管理水平。最后，该管理机构的建立，应该和研究所的发展战略相结合，不能影响正常的运营秩序，并对未来管理工作的方向进行调整。
　　2.3完善管理体系
　　基于采购合同的管理制度体系，应该从以下几点入手：一是人员管理制度，涉及调查、拟写、法律、物资管理等人员。以合同拟写人员为例，应该遵循自愿、公平、维护双方利益的原则，结合调查人员、法律人员的意见，对合同进行拟定、改进。二是会签管理制度，合同在拟定、修改、签署、履行的全过程，第三方应该严格监督把关，针对突发事件提供法律咨询，避免造成严重的经济损失。三是问责制度，落实管理人员的职责，避免出现消极应对、推诿的情况。对于重大采购合同，如果管理人员履职不严，要追究终身责任，以降低管理风险。
　　3 采购合同的风险控制途径
　　3.1前期风险控制
　　第一，资格审查。一方面对双方的主体资格进行审查，主要是民事权利和行为能力，直接影响合同的效力。合同签订双方具有民事权利和行为能力，采购合同才具有合法性、有效性。另一方面调查双方的资信和履约能力，包括经济实力、信用、不良行为等，从而规避合同执行时的风险。
　　第二，合同条款审查。双方就采购行为活动达成一致后，签约时应审查合同条款，要将采购数量、质量、货款支付、履约期限、地点、方式等内容，均列入合同条款中。条款内容要简明扼要，不能出现歧义，突出实用性和效力性;重要的条款内容，可聘请律师进行审查。研究所为了避免纠纷造成的损失，可结合自身情况，编制标准采购合同，避免人为疏忽造成合同条款遗漏，提高合同签订的主动性，最大程度上维护自身利益。
　　3.2中期风险控制
　　第一，变更管理。履行合同时，应遵循诚实守信的原则，提高合同条款的执行力。在履约期间，如果发现条款有误、不公平，或受到政策影响可能损害研究所的利益，应该和供应商积极协商，按照规定程序进行变更。
　　第二，纠纷管理。履约期间出现纠纷行为，应以合同规定或法律法规为准，双方协商后及时解决问题。如果双方协商后意见一致，可签订书面协议;双方协商后无法解决，则采取仲裁、诉讼等方式。
　　第三，付款管理。研究所的财务部门，应该依据采购合同的条款，审核办理结算业务。审核期间，应对发票、合同、入库单等单据进行仔细审核，确保单据真实合法。没有按照合同履约，或者没有签订书面协议，财务部门可以拒绝付款，并向研究所的负责人报告。
　　3.3后期风险控制
　　第一，合同登记管理。采购合同的后期管理，主要是档案管理工作，分类归档时，应利用信息技术，对合同的制定、履行、变更等资料进行登记，实现全程管理、封闭管理。一般来说，合同档案可以分为招标文件、采购合同、验收报告等，可以方便管理人员进行查询和使用。
　　第二，评估履行情况。采购合同履行后，研究所应该建立合同履行评估制度，以年度为单位，在年末对履约情况进行分析，及时发现履约过程中的问题，并制定改进措施。如此，才能查缺补漏，促进履约能力的不断提升，切实降低合同风险的发生率。
　　4 结语
　　综上所述，采购是一项重要的经济活动，做好采购合同的管理工作，才能降低采购成本。文中以兵器工业卫生研究所为例，分析了采购合同管理中的问题，必须增强管理意识，构建专门机构，完善管理体系。在合同管理的前期、中期、后期，积极控制风险，才能维护研究所的合法权益，实现可持续发展的目标。
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