ERP系统给项目管理带来的变化与应对措施

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　　【摘要】ERP系统包含了许多功能模块，这些模块使得企业项目管理过程更加简洁，管理目标能够更迅速地实现；也会使项目管理中产生一些诸如流程设置、权限划分等的新问题。企业管理人员应采取加强业务培训等措施，以应对这些变化，提高企业管理效率。
　　【关键词】ERP系统；功能模块；项目管理
　　当前，ERP系统已经在国内不少企业中发挥着重要作用，无论是小企业还是大中型企业，也无论是民营企业还是大型国有企业，都适时使用了ERP系统。通过对企业整个资源的整合，从原材料购进，到加工生产，再到向外销售，这一整条产销链会更加顺畅，企业可以通过ERP系统进行合理计划，逐步达到原材料零库存，产成品零库存等最佳状态。企业通过实施ERP来提高项目管理效率，从而达到企业发展计划，是当今大多企业的正确选择。
　　一、ERP系统和项目管理的基本概念
　　ERP（Enterprise Resource Planning），企业资源计划，是以信息化为技术基础，系统化为管理思想，为企业的决策人员提供决策依据、为员工执行决策提供合理方案的数字化信息管理平台。ERP管理平台集先进的信息技术和极其先进的管理思想于一身，通过整合企业的资金，人力等方面，为企业提供一套高效的管理体系解决方案，以提高企业资金周转速度，提高企业资产利用率。它还加强了企业内部控制，全面管理企业每位员工，充分利用企业可以利用的一切资源，帮助企业遇见未来一定时间内的风险并及时实施合理控制，最大限度的保护企业利益，消除闲置资源，真正让企业的每一个细胞都运动起来，从不同方面不断为企业带来经济利益。
　　项目管理是基于被接受的管理原则的一套技术方法，这些技术或方法用于计划、评估、控制工作活动，以按时、按预算、依据规范达到理想的最终效果。项目管理是企业的管理之基、效益之本，从当今一些企业的实践经验来看，项目管理的优劣对企业的经营效率和持续发展能力有重大的影响：项目管理做的好的企业，往往经营顺利，不断壮大，发展迅速；相反，项目管理混乱的企业，经常发展缓慢，甚至无法正常经营。由此可见，企业加强项目管理是企业持续经营，不断发展的强大动力。项目管理的加强则需要一系列合理的强有力的配套措施来保障，例如加强部门间合作沟通，统一整个企业所有部门的步伐，加强资源合理配置、提高效率，管理人员要有极强的前瞻性和强有力的事中控制手段等。
　　二、ERP系统的功能模块
　　ERP系统能将企业的所有资源进行整合，即可概括为对企业的人流、物流、资金流、信息流等方面的整合。例如一般生产企业的生产管理、物流管理、财务管理、人力资源管理等四大管理系统都在ERP中有对应模块支持。
　　（一）财务管理模块
　　财务管理对于任何一家企业来说都是命脉之根，对于整个企业的发展方向，发展能力等方面都有比较强的指导和参考意义，由此可见财务管理对于企业的重要程度。ERP系统中的财务管理模块与其他模块都有相互之间交流数据的通道，可以直接从其他模块中提取相应数据计入财务管理模块中，取代了原来的手工核算方式，而且还大大简化了过程，提高了核算效率和核算的准确性。具体而言，财务管理模块主要都由会计核算和财务管理两方面组成。
　　会计核算是记录、核算、反映和分析企业发生经济业务而引起资金变化活动的管理过程。它主要是由总账模块、应收款模块、应付款模块、现金管理模块、固定资产管理模块、工资管理模块、报表管理模块等七个子模块构成。财务管理主要包括预算管理、资金管理、成本管理等部分。
　　（二）生产控制管理模块
　　生产控制管理模块是企业一整条产销链的基础部分，是企业持续经营的根本。生产控制管理模块主要有以下功能。一是根据库存情况制定未来一定时期内的生产计划。这主要是根据企业产成品的销售情况和未来企业生产设备的产能来制定相对合理的生产计划，避免生产过多产生大量积压产品或者产量不足影响企业销售。二是根据企业未来发展计划在必要的时候及时更新生产设备，以便及时提高产能，满足企业未来销售发展需要。三是根据企业现在和未来的生产需要，向采购部门及时通知采购原材料数量，并根据材料在途时间提前通知采购部门。
　　（三）物流管理模块
　　物流管理模块对于提高企业资金周转率，资金利用率有着及其重要的作用。其中包括对采购和库存的管理，以及对销售的管理。在人工状态下，对于业务量大的企业来说，很难通过合理计算得出材料和产成品零库存的最佳采购量和产销量，在实施ERP系统管理后，物流管理模块能够根据原料采购在途时间、销售订单、原料使用情况、产成品入库情况等数据计算出可使企业原材料库和产成品库达到零库存状态的最佳采购、生产、销售量，从而最大限度地降低企业因为在库材料和产品而占用的资金量，为企业经营间接提供资金支持。
　　（四）人力资源管理模块
　　人力资源管理模块是近年来ERP系统成员中的新面孔。当今社会是人才的竞争已经成为各大企业的共识，因此该模块就是对企业员工进行管理，使企业最大限度用好人力资源，不断促进企业发展。
　　三、项目管理模块设计作用分析
　　项目管理的模块设计具有强大作用，给ERP系统带来了很多便利之处。其作用主要有以下几方面：
　　1.使企业的项目管理活动更加规范化、分步化、有序化。按照项目管理模块的设计，企业的项目管理实施程序必须严格按照规范执行，这就使得企业的项目管理更加严格，步骤分明，利于企业发展。
　　2.使企业的项目管理活动更加具有预见性和前瞻性。项目管理模块可以提供数据分析功能，根据企业项目在过去和现在的情况预见未来的发展前景，可以对企业管理人员提供可靠度极高的数据。
　　3.使企业的项目管理活动分工更加明确、权限更加清楚、责任划分更加精细。项目管理模块对不同人员的操作权限，工作职责能够清晰划分，为绩效考核提供依据。
　　4.使企业的项目管理活动数据更加及时准确。模块能够为管理人员及时提供与项目管理决策有关的数据信息，使得企业能够及时发现存在的问题并及时做出合理决策。
　　5.使企业的项目管理活动更加快捷方便。项目管理模块能够根据初始数据自动生成一些企业所需要的账簿、报表。节省了企业进行项目管理的时间，提高了效率。
　　6.使企业的项目管理活动实现了人流、物流、资金流、信息流的统一。模块提供的信息共享使得企业相关项目管理能够在一个平台上进行，真正体现了缩减繁杂步骤，简化工作程序，提高管理效率的目标。
　　四、ERP系统的实施给项目管理带来的变化
　　ERP系统是新一代的管理媒介，它的施行必将大大改变企业原先的手工操作模式，给项目管理带来众多变化，这些变化主要包含以下几个方面：
　　（一）使项目决策和项目具体实施更加周密
　　ERP系统的实施使得企业内部各项管理更加严密，各种数据更加规范，使得决策人员能够放心地根据系统中的各项适用数据进行项目决策，同时能够从系统中获取众多及时的项目数据，时时对项目的具体实施进行监控，是的项目的完成更加周密。例如，企业财务部门在月末结账前，相关人员就应该及时完成各项需要完成的工作，在结账后，就无法对上期账目进行修改或完善，这要求个岗位人员必须按时按步骤高质量的完成本职工作任务，避免影响后面工作。反过来讲，ERP系统将项目相关人员串成了一条线，使得项目实施更加周密。
　　（二）使管理权限分配更加明晰
　　在管理系统化之前，项目管理相关人员会有权限分配，但是会时常发生权限冲突或者权限不明等情况，有时导致责任无法正确划分。ERP系统在初始设置的时候就要求对所有相关人员进行信息录入，并按照各自工作岗位职责内容进行ERP系统中的权限划分划分权限后，在ERP系统中某人员的权限就是系统中确认的权限，系统不会给出任何超越权限进行管理的机会。例如凭证的填制和审核必须由两个不同的人来完成。

　　（三）使管理内容划分更加精细
　　ERP系统能将整个企业的管理内容全面把握，并分级别将这些管理内容分配给相应人员，每位参与管理的人员对自己的管理内容负责。管理内容的精细划分使得企业项目实施能够合理进行。例如，供应商在要求企业财务部门付款时，相关人员必须出具采购部门的入库单据或者系统中仓库人员填制的包含产品名称、规格、数量等内容的入库单，否则，系统无法进行应付账款的付款处理，供应商也无法获得款项。
　　（四）使工作方式变的更加规范
　　ERP系统具有很强的集成性和程序性，它要求企业采购、生产、销售、管理和财务等部门工作人员必须严格按照规定执行，相互协作，不会出现不按规定方式工作的情况。例如，在采购计划制定之后，采购人员接到生产部门紧急通知需要加大采购数量，原来可能会发生采购人员先执行加大采购量的要求，后进行汇报记账。但是在ERP系统实施后，采购人员必须在系统中提高采购计划，才能再加大采购量，进而回来核对报销。
　　（五）使操作程序步骤更加严格
　　ERP系统对工作程序步骤的要求是非常严格的，操作人员必须严格按照规定程序步骤进行。在ERP系统中，任何工作都是一环一环紧密相扣的，中间一个环节出问题，就会影响到下面工作的正常进行。例如，在财务部门中，会计人员做了在ERP系统中做了相应凭证，需要会计主管人员审核后才能登记入账，如果会计主管人员不能及时把已经制出的凭证审核了，就会影响下面的登记账簿工作。
　　（六）使项目的编码定义更加完善，便于管理
　　在手工操作中，由于工作人员众多，各人习惯不同，很可能造成项目编码混乱。对于经济业务量大、往来账目多的企业，连凭证号的排序都会成为一个非常令人头疼的问题。但是实施了ERP系统后，系统初始化的时候会有专门的编码设置方案供企业用户选择，企业选定了项目编码方案后，在以后使用系统时，系统都会自动按照预先设定好的编码方案对项目进行编码。这样一来，即使再多人员进行操作，都只能按照预先设定好的编码方案进行编码，避免了编码不清，编码混乱的局面，便于企业管理的进行。
　　五、针对新变化提出应对措施
　　ERP系统的实施，给项目管理带来了新的变化。伴随着效率提高，工作简洁明了这一系列优势同时显现的，还有诸多问题需要及时解决，这需要企业应该针对ERP系统给项目管理带来的变化提出相应的应对措施，这些措施主要有以下四种：
　　（一）加强对相关人员的学习培训
　　1.各相关岗位人员须加强对ERP系统的学习和认识。ERP系统和以前的手工操作相比较，是一个全新的管理系统，对手工操作具有颠覆性。对大部分企业员工来讲，ERP系统也是一个全新的事物，需要对其全面了解和认识，这就需要企业要求员工对新系统加强学习和认识，帮助员工尽快全面认识ERP系统，熟悉系统中的各项工作流程的操作，避免出现员工因为对ERP系统不熟悉而耽误整个项目管理工作的情况。
　　2.加强业务培训，提升管理人员业务能力和思想素质。对于上马ERP系统的企业，企业应同时进行对员工的业务培训工作。这包括对于所有员工和对于管理人员两方面。对于全体操作人员，企业应开设ERP系统操作知识技能培训，帮助员工更快熟悉ERP系统；对于管理人员，企业应对其加强培训，提高管理人员的业务能力和思想素质，使管理人员在认真做好企业项目管理工作的同时，还要具有很高的思想觉悟，能够在企业ERP实施过程中起到领导作用。
　　（二）项目前期工作认真组织准备
　　1.认真准备项目前期工作。对于任何一项工作而言，其前期准备工作都是十分重要也是十分必要的。项目实施之前的准备工作，对于整个项目能否顺利地实施同样起着至关重要的作用。对于企业实施了ERP之后，仍然需要认真完成项目前期工作，为ERP系统能够顺利实施项目管理打下良好基础。有了较为完善的前期工作作为保证，项目管理才有可能做到最好。
　　2.数据录入要严格仔细。ERP系统是一个具有高度集中性的管理系统，一切管理的信息来源都是录入的原始数据。原始数据录入后，其他所有工作都是使用录入的原始数据进行的，由此可见，原始数据的录入如果不准确，将会影响以后的各项工作。企业应加强对原始数据录入准确性的把关，提高初始数据录入的准确率，避免以后发生因为初始数据录入错误而影响项目管理工作的情况。
　　（三）项目过程中的控制严格进行
　　1.强化对项目管理过程的控制。在企业项目管理过程中，会有许多计划之外的情况出现，这要求企业管理人员需要加强对项目的过程中的事中控制。ERP系统中有许多程序具有不可逆性，这就需要企业管理人员时刻注意对项目管理过程中的控制，避免出现一些不可挽回的越级操作导致影响项目管理的正常进行。
　　2.严格执行项目管理各规章制度。“没有规矩，不成方圆”。任何工作都要有相应的规章制度作保证。项目管理过程中的各项规章制度都需要获得严格的执行，只有严格按照项目管理各规章制度，项目管理工作才能正常有序地展开，才能保证在ERP系统下高效开展项目管理工作。
　　（四）建立完善配套体系提供有力支持
　　1.建立完善的支持体系。ERP系统的建立是一项十分巨大的工程，在它的建成和使用期间，同样也需要强有力的支持力量来保障和维护使它正常运行。例如企业应该成立专门的ERP系统维护部门，提供技术支持，并且需要防止整个系统受到黑客或者病毒的攻击，对系统正常安全运行进行保障。
　　2.建立一套完善的配套考核制度。ERP系统需要众多企业员工协同合作，因此对每位操作人员进行任务的细化分配和管理是十分必要的。企业要把相关操作人员的责任明确化，建立分级考核监督制度。例如企业对每位操作人员明确岗位责任，限定需要完成工作的时间，避免影响后续步骤的进行。月末之时，从高层领导到基层员工分级进行考核，进行绩效管理模式，真正提高系统高效率地进行项目管理工作。
　　
　　参考文献
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　　[3]尹涛.企业实施ERP的风险管理[J].中国管理信息化(会计版),2006(08).

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