学校规范采购管理探讨
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作者: 李国华
摘要：学校采购是学校规章制度的重要组成部分。作为学校实现其正常运转的重要手段，科学的采购不仅仅推进了高校教学、科研的发展，还缓解了教学资源的紧张状况，为高等教育事业和学校的快速发展做出了重大的贡献。随着我国高等教育事业的快速发展，高校办学规模不断扩大，办学效益日益提高，目前对货物、设备、工程和服务等各类项目采购已成为高等学校重要的经济业务。所以，如何严格各项管理制度，规范采购行为，实施采购监控对学校良性运转有着重大意义。
关键词：学校采购；高效；商业谈判
中图分类号：F253.2 文献标识码:A 文章编号:1005-6432(2008)41-0144-02
管理是一种对行为过程和行为目标有效控制的方式，是在行为实施中产生价值最大化的手段。高校采购业务作为高校管理过程重要组成部分，必须根据采购业务的自身特点全面纳人学校统一管理轨道，通过统一规划、统一归口、统一核算等方式强化管理，以确保采购业务的合法、规范和效益。就目前情况看，在健全采购业务管理流程的各个环节时，尤要注意的是：
1.学校采购的管理体制应重视采购规划指导
“凡事豫则立，不豫则废”，这里的“豫”非常重要，说的就是规划之意。所谓采购规划是指为实现高校建设和发展的既定方针所必需的有关采购目标、政策、程序、规则、任务分配、执行步骤、使用资源以及其他要素的复合体。采购规划编制和实施过程中应着重注意解决以下几个问题：一是采购规划目标的构成。采购规划的目标是指学校在一定时期内所要达到的采购效果，通常应包括指导教育资源最合理的分配，充分发挥教职员工的积极性和潜力，达到教育活动的最佳效果等三个部分。制订目标时应以学校总体发展规划为依据，考虑学校的办学方向、办学规模、特色建设和教育市场的情况，与学校的建设和发展保持协调。据此而形成一套完整的采购目标体系，并实行目标管理，这样才有利于对采购活动进行有效控制，避免盲目、重复采购。二是确定采购规划的执行步骤。目前高校包括人、财、物在内的教育资源总体上还是有限的，特别是教育经费的缺口较大，满足不了社会对教育的需求，加上采购项目本身的建设周期性，安排时应考虑与教育资源的协调，分轻重缓急逐年分步实施。为此，可根据规划年度的教学、科研工作需求计划和财力状况，在综合平衡的基础上首先保证和服务于重点学科与特色项目建设。三是健全采购规划的实施机制。随着学校采购规模的扩大，需要沟通的问题也会增多，从采购项目的申报、立项、审批到验收各环节，不同层次和部门间的协调会越来越复杂。因此，规划的统一协调、刚性约束和采购信息沟通等机制显得越来越重要。
2.学校采购的运作方式
学校采购属政府采购范畴，采购方式与政府采购有相同之处，也有不同之处。相同之处是按采购标的的大小可分为集中采购和分散采购，集中采购以招标采购和竞争性询价采购为主，分散采购只限于单一来源采购。根据学校物资需求特点，还可以采用协议定点和委托采购。招标采购和竞争性询价采购解决大型、贵重、进口和批量的采购项目，要有规范的操作程序，设立评标专家组和商务谈判组，吸收用户代表参加，根据标的大小还应邀请审计与监察部门派人参加。这样运作不仅是为了增加采购的透明度，更主要是杜绝违规操作，避免给国家和学校造成损 失。
一方面，高校物资供应机构经营化管理，不同于后勤社会化，它不是独立的法人企业，仍是学校职能部门；另一方面，学校供应与管理要按规章制度去操作，并有用户、财务、审计等部门监督、把关。借鉴国外经验，像美国这样市场经济发达的国家，高校仍设置一个职能部门来承担采购供应工作。
3.学校采购的管理机构
学校采购的管理机构是学校法人授权对采购行为，承担组织实施、管理监控的职能部门。它要承担起项目论证、市场调查、招标评标和商务谈判，要办理好进口机电仪器、设备报批，免税，外贸代理，商检和验收索赔等工作，要制定规章制度，对学校各种采购行为实施管理和监督。这个机构的设置，在高校新一轮内部管理体制改革中，各校处理方法不一样。
改革前采购管理职能与物资供应合在一起，而且和实验室管理、固定资产管理同在一个部门，它们共同形成了各种信息流相互衔接，相互促进的环链。现在有的将原实验室设备处中的供应部门剥离出来，划归学校后勤集团，管理职能仍留原机构中；有的将原来实验室设备处中供应部门减员减负，承包经营，原机构实行一处两制；有的将实验室设备处与教学、科研管理机构合并，个别学校采取一处两名；有的将供应部门“分流”，实验室管理也“剥离”，将采购管理与国资管理职能合并，成立新机构。
4.学校采购的谈判策略
社会主义市场经济的建立和发展，为学校物资采购管理人员搭起了一个施展才能的舞台。我们在技术物资的商业谈判中要求厂商给予最优惠的价格或者最大的折扣率，并尽可能在交货期、运杂费、售后服务等诸方面给予优惠条件。那么，我们如何去争取呢？通过多年摸索总结，我们把采购谈判中的策略和方法概括为“四有”，即有理、有据、有节、有义。
所谓有理，就是我们与厂商讨价还价的理由。
所谓有据，就是要有根据，就是我们在进入谈判之前应该占有，并在谈判中酌情运用的一切有关的信息和资料。比如对同类产品有哪些厂家、生产历史、生产价格、销售价格、经营状况等应有较为详尽的了解；对选定产品的厂家产品说明书、价格表、用户反馈意见，合同执行情况，售后服务措施等应掌握清楚；对当时物价指数、原材料市场情况、产品供求情况等也应尽可能了解，还有商家营销策略、国家税利政策，掌握这些信息要靠平时积累收集，其中有些要靠在谈判中注意探听、分析。不做任何准备，无疑会使自己陷于盲目和被动的地位。
所谓有节，就是谈判要求要适当，谈判方法要有节奏。一方面，我们要求厂商提供优惠条件不可无边无际地开口。这样往往会使谈判陷于无意义的僵持状态中，甚至不欢而散。事实上，在商业谈判中不同性质厂家、不同地区、不同批量、不同产品、不同时期其最终可能谈妥的优惠折扣率和其他优惠条件不一定完全相同。另一方面，谈判要求的尺度，要靠自己对情况的调查，对自己信心、能力的把握和经验积累。
所谓有义，就是我们谈判要有正确的出发点，正确的态度。我们是社会主义国家，供需双方大目标是一致的。双方只有本着建立良好的互惠互利，携手共进的协作关系，才能通过谈判增进了解，培养友谊。总而言之，谈判是一种合作事业，必须追求共同的利益；谈判是一种行为过程，而不是一盘棋赛；在一场成功的谈判中，每一方都是胜者。不能把谈判对方当对手，而要看做朋友。因此，我们谈判态度自始至终应该是不卑不亢、沉稳豁达、热忱大度、彬彬有礼。
作者单位：平顶山工学院
参考文献：
[l]朱少平．中华人民共和国政府采购法操作实务全书[M].北京:中国人事出版社,2002:65-85.
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[4]刘云杉.学校生活社会学[M].南京:南京师范大学出版社,1999:56-66.
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