论如何加强行政事业单位固定资产管理
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作者: 段英杰
摘要:行政事业单位的固定资产是指行政事业单位占有或者使用的,单位价值在规定标准以上,使用年限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。加强行政事业单位固定资产的管理,对于充分发挥固定资产的效能,保证行政任务的完成,保护国家财产的安全具有重要作用。但是,目前在行政事业单位固定资产管理中普遍存在着重购置,轻管理的现象,对固定资产的购置、使用、处置等缺乏监控。因此,应强化固定资产管理观念,完善固定资产核算办法,健全固定资产管理制度,并强化固定资产监控手段。
关键词:行政事业单位;固定资产;管理
中图分类号:F810.2 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2009)24-0083-02
一、行政事业单位固定资产管理中存在的问题
1.行政事业单位固定资产管理观念淡薄。长期以来,行政事业单位普遍存在着重购置,轻管理的现象,忽视现有资产的管理使用,轻视现有资产的合理搭配和使用效益,造成了不必要的浪费。近年来,行政事业单位对固定资产的投入日益增大,管理工作的重要性日益显示。因此,加强固定资产管理是防止国有资产流失,保证资产保值、增值,安全完整的重要措施,事实上,固定资产管理工作需要各方面的有效衔接,不仅要有金额核算,而且要有数量控制,固定资产数量金额核算需要财务、物资、使用部门的通力合作。但由于许多行政事业单位存在重行政,轻管理,内部控制及管理制度松懈,领导管理意识缺乏,做事主观,对财产变动的决策缺乏民主化,未经集体讨论等等,从而导致财会人员一切听从领导,而未根据制度规定履行职责,责任意识下降,再加上许多领导频繁调动固定资产管理人员,认为固定资产管理部门人员毋须专业培训,使得这些部门的工作人员缺乏最起码的专业知识。
2.对固定资产购置缺乏有效地监控,随意购置和重复购置现象普遍。单位在做年度预算的时候,对本单位现有固定资产的情况缺乏整体概念,对固定资产的预算编制随意性较大,没有从节约、整合资源的角度合理安排固定资产购置预算。只要财力允许,对各部门提出的固定资产购置计划来者不拒,没有从必要性、合理性的角度多作考虑,往往出现重复购置,部门资源独享。造成大量的固定资产未使用、不需用或闲置,从而导致固定资产资源的浪费,不能发挥固定资产资源的最大效用。在购买固定资产的时候,不能够严格按照政府采购的有关制度办理,尤其是行政事业单位在使用财政性资金,采购政府采购目录以内或者采购限额标准以上的固定资产时仍存在一些漏洞。导致在固定资产购置过程中存在私下交易、暗箱操作、“价高货廉”、“人情采购”等不规范甚至不合法的行为,这些行为的存在造成了固定资产违规购置,采购成本增加。
3.忽视固定资产使用过程的监控,固定资产处置不够规范。财务部门与固定资产管理部门之间缺乏沟通,财务部门只管固定资产的财务核算,固定资产管理部门对资产管理缺乏有效的管理手段和具体办法,资产使用部门无管理制度、无管理人员、财产登记不全面。单位向各部门安排、配置了固定资产以后,对使用情况不闻不问,以致一些固定资产已长期不存在,单位却一无所知。再者有些单位对闲置、报废固定资产的处置较为随意,没有严格按制度规定的程序履行相关的审批手续,不对有关资产进行评估,擅自定价或随意处置,强行报废、低价出售、无偿调拨、无偿出借等屡见不鲜,不可避免地造成了国有资产的流失和损失。
4.固定资产的账实不符,账外资产存量大。固定资产的账实不符主要表现在会计信息不真实、不及时,无法真实反映和有效控制固定资产实物状况,不能真实反映固定资产的数量和增减变化情况,有的单位固定资产账面价值与实有固定资产相差甚远。建造的固定资产早已竣工投入使用多年了,仍没有按照财务制度规定清理入账;新购置的固定资产不验收、不登记入账;报废、报损的固定资产没有冲减;接受外单位捐赠、盘盈和无偿购入的固定资产不入账等,造成账实不符。
5.不按规定对外出租房屋,收支自行支配搞“账外账”。一是房屋租赁合同签订不规范,有的不签订《房屋租赁合同》,有的逾期不续签,有的条文不符合法律的规范要求,造成租赁费不能及时收取。二是有些单位对外招租不透明、不公开,有的以低价格租出,经办人从中谋取私利。三是收支不纳入财务统一核算。出租收入不按规定进行会计核算和作台账记录,长期游离于账外,形成“小金库”,有的租赁收入直接冲抵单位的账外招待费或用于职工的资金、补贴及福利开支等私分性质的支出;四是国家税收的多重流失。由于收支不入账的核算,造成了出租、出借方偷逃房产税、营业税以及所得税等税款情况的发生。
6.现行会计制度对行政事业单位固定资产的核算不能满足需要。一是固定资产的计价不准确。单位固定资产入账价值不完整,设备购置往往不包括运输、装卸、安装等费用;对改建、扩建的建筑物所发生的增值费用,也不记入相应的固定资产账户中;竣工决算之前发生的固定资产借款利息及有关费用不计入固定资产价值,而记入当期事业支出,违反了借款利息资本化原则的。二是现行制度中,只规定应建立修购基金制度,但没有规定建立折旧制度的问题。目前,单位只核算固定资产账面原值,不计提折旧。这种核算方式存在一定的弊端,一是使固定资产的价值管理与实物管理相违背,随着时间的推移,固定资产原值与现时净值相差越来越大;二是虚增净资产,制度规定“固定资产”与“固定基金”存在对等关系,以固定资产账面原值核算固定基金,使单位的净资产不能反映资产的实际价值状况。这样不但造成单位会计信息失真,也容易掩盖国有资产流失的真相。
二、加强行政事业单位固定资产管理的对策和建议
1.提高认识,建章立制,强化资产管理观念。固定资产管理长期以来都是财务管理中较为薄弱、容易忽视的地方。往往上有政策,下有对策,无人认真监督管理,根本原因就是观念淡薄。我们必须清醒地认识到固定资产是国有资产的重要组成部分,是行政事业单位依法行使管理职能的物质基础,是集中核算工作不可缺少的重要组成部分。因此,应加大力度宣传加强固定资产管理的重要性,通过国有资产法律法规的宣传教育活动或国资法规政策的学习培训,使大家充分认识加强固定资产管理工作的必要性、重要性,违法违规的危害性,提高大家遵纪守法的自觉性。
另外,还要通过建章立制来规范固定资产管理工作。建章立制,就是要财务部门会同本单位其他固定资产管理机构设立一套完整的、行之有效的固定资产管理制度。
2.加强会计人员业务培训,提高业务素质,规范账务处理。会计人员要加强业务培训和学习,不断提高业务素质;坚持会计人员持证上岗,杜绝无证上岗现象;严格执行有关财经法规,规范和完善财务处理,做好固定资产管理的基础工作,保证账账相符、账实相符。
3.建立完备的固定资产清查制度,做到账实相符。行政事业单位资产构成是一个变动状态,无论是从资产的数量,还是从价值总量看,总是在不断地增减变化。为了掌握资产的结构、数量、质量和管理现状,必须有一套完备的资产清查制度,这是管理的基础。因此,各行政事业单位要建立完备的资产清查制度,使资产清查工作步入制度化、经常化轨道。一是要建立定期清查制。各行政事业单位至少每年年终要对资产进行一次全面的清查核对来摸清“家底”,对盘盈盘亏的资产,要找出原因,分清责任,按现行规定及时处理;对资产结构和管理现状进行分析,盘活存量资产。防止积压闲置,做到物尽其能,物尽其效。二是建立重点抽查制。各单位的财务部门要依据会计核算资料,对资产使用重点部门进行重点抽查核对,做到账、卡、物相符。三是建立离任核查制。单位领导或资产管理使用人员离任时,要组织核查,办理资产移交和监交手续,确保人走账清,防止资产流失。
4.加强出租房屋的监管。一是应制定出台行政事业单位房屋等固定资产出租管理办法,明确把租赁行为采取公开招标方式、实行“收支两条线”核算、违规处理办法等内容纳入规范;二是要加强租金收入使用票据的监督。行政事业单位在收取租金时,必须向承租人开具财政监制的专用票据;同时,税务部门应加强对房租收入的税收征管工作,防止国家税源的流失。
5.充分利用预算、政府采购强化对固定资产的购置管理。在对单位的固定资产全面清产核资的基础上,单位在编制年度预算的过程中,对固定资产购置预算要作全盘考虑,对各部门提出的固定资产购置预算报告,不能有求必应。单位各部门的固定资产配置应根据各部门的职能需要,制定合理的固定资产配制标准,综合考虑部门实际需求状况及目前已占用资产状况等众多因素。在不影响日常工作的前提下,首先考虑资产在本单位各部门互相调剂使用,提高固定资产的使用效率。
各单位还应提高执行政府采购制度的自觉性。政府采购作为国家财政支出改革中的一项重要内容,在促进廉政建设、维护国家利益和社会公共利益方在起了重要的作用,同时它也是购进环节规范固定资产管理的有效途径。各单位在基础设施建设、车辆购置、设备购置、大批办公用品购置等环节要严格执行政府采购制度,自觉接受规范监管,在参加政府采购的过程中加强固定资产采购管理。
6.加强固定资产的使用、处置管理。加强固定资产的使用管理就是一要健全固定资产保管制度,做到购置时有验收,领用时有登记,保证账与实物一致。二要规范固定资产日常核算,健全固定资产总账、明细账、卡片等资料,做到账卡、账账、账实相符。三要建立固定资产使用人责任制度,确保资产按规定用途合理使用。四是要对造成固定资产损失的有关责任人进行责任追究,对随意侵占、挪用、非法交易以及毁坏、窃取、丢失固定资产的违法违规和失职等行为进行严肃处理,对造成严重损失的还应该追究法律责任。
各单位处置资产(包括调拨、转让、报损、报废等)应履行审批手续,未经批准一律不得随意处置。
7.完善固定资产及折旧的核算。行政事业单位可借鉴企业会计制度,在账外设置固定资产管理账簿,及时、准确、真实地对固定资产进行计价。对固定资产可以选择简易的直线法计提折旧,以反映固定资产的损耗情况,年终再采用会计调整的方法把账内的固定资产调整为减去折旧的净值。
[责任编辑 吴迪]
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