浅析高校学生学籍档案管理
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作者: 程爱荣
摘要：高等学校学生档案是记录大学生在校期间学习、生活及社会实践等方面客观而全面的真实记录和锻炼成才的历史见证，是学生素质教育的重要手段。本文针对目前严峻的就业形势下，存在的材料不全、工作滞后、管理分散、方式落后等现状和问题，并进一步探索应对问题的对策，使之更好地服务于学校的各项教育改革，为促进大学生就业发挥积极的服务作用。
关键词：高校；学生档案；管理
高等学校是人才培养的重要基地。高校学籍档案是指高校在招生录取、教学活动、学籍管理、学位授予、毕业生就业等过程中形成的对国家、社会、学校有保存价值的文字、图像、声像等原始记录，是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据。更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。高校学生学籍档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。做好高校学籍档案管理，充分体现了以人为本思想在高校的具体实施。
一、商校学生档案管理存在的问题
1999年全国高校大规模扩招。高校招生人数增加了五倍，规模居世界第一。急剧增加的招生人数，直接导致学籍档案数量的剧增，无形之中加重了高校档案工作者的工作压力。同时也给学籍档案管理带来了很多问题。
(一)学生学籍档案管理重视不够，制度不健全
高校学生学籍档案是学校档案的一个分支。但是各高校往往对教学档案工作比较重视，但对学生档案工作的重要性却没有足够的认识。存在着“只要不出错就算管好了”或者“只要学生档案送走了就算管好了”这样落后的管理理念。很少将学生档案管理工作提到学校议事日程。更不用说将学生档案管理开展得好坏与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行必要的检查监督和指导。没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩。没有进行有关的制度建设。学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。更有甚者没有专职的学籍档案管理人员。
(二)学生学籍档案管理不规范，服务不到位
高校学籍档案由各部门提供的材料汇总而成。通常是由教务处提供学生个人信息、成绩记录；招生部门提供招生录取名册；学生处负责学生在校的奖惩情况记录及毕业生分配情况。这种多头管理，加之各个部门都有自己的管理系统。各自不能相互兼容，造成资源的极大浪费，不可避免地加重档案工作者的重复劳动。再加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化，出现这样或那样的错误。如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失等等，直接导致学生档案使用率偏低，不能很好地为广大师生服务。
(三)学生学籍档案数量庞大，深度开发利不到位
尽管不少高校很早就提出建设信息化档案馆，但在实践中成效甚微。不能有效地整合学校各部门的档案信息资源，没有真正对档案信息进行深加工，并从中提炼出有规律性、结论性的数据资料。来为教学管理、教学改革、领导决策服务。现在某些用人单位要求提供学生的入学录取名册办理相关手续，但因受到档案保密性的制约，这项工作难以展开，令档案工作者无所适从。
(四)学生学籍档案管理经费投入不足。发展缓慢
由于高校大规模扩招。投人在学籍档案管理上的经费往往不足，档案部门在协调与其它部门关系、建立统一的管理平台上显得力量薄弱，使档案工作始终处于被动局面，“前端控制”无法落实，影响了档案工作的顺利开展。精通档案信息化建设的人才奇缺。是目前高校普遍存在的问题，这是制约高校档案工作信息化进展的瓶颈。高校档案工作不像经济领域一样能产生立竿见影的社会与经济效益，所以理解与支持档案工作的人较少。这些客观与人为因素严重影响了高校档案实现数字化管理的进程。
(五)毕业生学籍档案传递方式原始。管理落后
随着高校毕业生就业制度改革。毕业生实行双向选择，自主择业。毕业生生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，毕业生的档案在两年择业期内由人才市场、人才交流中心或毕业学校待管。待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。这样就导致毕业生学籍档案转递环节复杂，导致一些学生档案丢失，给学生的就业带来了不良的影响。
二、加强和改进高校学生学籍档案管理的对策
(一)重视学籍档案管理，提高人员素质
高校领导及广大教职工都要强化档案意识，把学生档案建设当做全校一项基础性的工作常抓不懈。学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。选拔“业务精、素质高、觉悟高”的人员充实到档案管理队伍中，积极加强档案管理人员的档案业务培训。建立档案工作网络，充分利用计算机辅助档案管理。建立学生档案信息数据库。进而全面提高档案管理水平和服务水平。使学校学生档案工作跟上办公自动化的步伐，为学校教学，科研和其他工作服务。
(二)完善学籍档案内容，提高档案质量
搞好学生各类资料的收集，是确保学生档案材料齐全完善的前提和基础，也是直接反映学校学生能力的有力证明。学生档案资料收集能否齐全完整，一方面，定期对档案资料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化档案管理，根据学生学习生活特点。增设“信用档案”、“心理健康材料”内容，充分反映学生个性化发展特征。注意收集反映学生成长进步的材料，包括学生的个人作品、荣誉证书、资格证书等方面。充分反映学生多方面的潜能。
(三)充分开发学籍档案信息资源。提高服务利用价值
学生学籍档案信息资源的开发与利用。我们应坚持按规章制度办事。注重改善服务态度，提高服务质量。做到热情、主动、准确、迅速。努力开发档案的教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。要加强档案的开发利用，实现信息共享，就必须加强档案基础管理。档案员在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫的同时。着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全的检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供，满足学生档案利用工作的需要。同时适应社会需求的变化。寻求更为有效的服务新途径。以提高学生档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥学生档案的作用。
(四)严格毕业生档案的转递工作。确保安全完整
学生档案的转递工作，时间集中且短，流量大，涉及面广，参与的人员多，要设置合理的传递方式和周密的传递环节，严格传递手续，以防毕业生档案丢失。
总之。高校学生档案的建立与管理应与学校教学、管理过程相结合。应与高等教育的发展相结合，应与社会要求相结合。在新的形势下，建立内容丰富，具有个性的学生档案。充分发挥学生档案的重要作用成为高校学生档案管理工作的重点。
参考文献：
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