浅谈企业档案信息化建设
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作者: 刘丽敏 崔 淼
[摘 要] 当今信息社会,必须以加强企业信息化建设,建立完善的信息系统和快捷的信息交流来作为促进企业经济发展、科技进步、事业发达的战略举措。作为企业基础管理工作的档案事业,也应该紧跟时代发展的步伐,与时俱进,加强和完善企业的档案管理工作,建立健全信息化的档案管理理念,利用好档案这种企业经济和发展的重要战略资源。
[关键词] 网络环境;企业档案;信息化;建设
企业档案信息化是企业进行管理、生产和原始依据和凭证,对企业的生产和经营活动具有重要的作用。随着我国企业改革的进一步推进,企业对档案信息的需求越来越大,要求企业档案部门能够方便、快捷地为企业决策提供档案信息。而传统的档案管理方式与企业发展严重脱节,表现为:档案部门大多还处于半封闭状态,档案管理方式以手工经验管理方式为主;档案管理设施落后、管理手段陈旧,计算机、网络等新技术在档案工作中还没有得到应用。检索速度慢、查全率低,难以适应企业对档案信息的需求;档案管理人员思想观念陈旧,只重视档案的收集、整理、保管,对档案信息情开发利用力度不够;坐等利用者上门来查阅档案的被动服务方式,使档案利用率低下,难以发挥档案信息资源的价值。在新形势下,如何加强档案信息化建设,已成为当务之急。
一、加速档案信息化进程是信息社会和企业发展的必然要求
一是在办公自动化条件下,电子文件的数量和类型不断激增,磁盘、光盘等新型载体的生成、保存和利用都与计算机紧密相连。电子文件的管理依赖于信息化的软、硬件平台。而长期以来企业档案工作一直建立在手工管理纸质档案基础上,而今转变为以电子文件管理为主要内容,在操作方法、管理流程上对传统档案工作模式提出了挑战,对企业档案信息化建设提出了迫切要求。二是电子文件的立卷归档环节不再是过去传统的固定程序,即一年归档一次。电子文件一经形成,就可以马上存储到办公信息数据库中,不再需要一年一次的立卷归档,而是需要构建电子文件环境下的新的档案收集模式。三是电子文件的保管方法发生了重大变革。传统档案的保管方式是手工整理,要求装订整齐。而在办公自动化系统中产生的电子文件是在计算机中产生和处理。只有建立一个信息化的档案管理平台,才能使于电子文件的管理和运行。随着档案信息化进一步的推进,电子文件将成为档案管理工作的主体,企业档案信息化管理系统的建立已经成为企业档案管理的必然发展方向。
二、企业档案信息化的实践优势
1.检索查询更为方便。传统的检索方式是档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的案卷目录,信息到库房中查找,费时、费力。实现档案管理信息化,档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时查询,无论在时间还是空间上都显得更为方便快捷。管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,检索出需要的档案信息,并发布到网上。企业公司内部的工作人员,可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息,大大减轻了档案管理人员的工作强度。
2.信息存储量更大。现代科学技术的发展,特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用,大大增加了档案信息的存储量,如一个保存30万卷档案的中等规模的档案馆,其纸质档案的排列长度一般在4~5公里,如果将其文字信息录入计算机,用CD―R刻录保存,仅需400片,用DVD的密度刻录保存,仅需60片,完全可以装在一个公文包里。而且,纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息,但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息,具有直观性、选择性、易操作性,便于开发利用。
3.有助于档案的保护。许多价值珍贵的档案,由于利用频繁,长时间使用和复制,容易造成纸张发黄、变脆,不利于档案的保护。而档案通过数字化加工,把重要档案扫描输入计算机,转换成电子文件形式,进行信息化管理,有利于档案原件的保护。
三、加速企业档案信息化建设的措施
1.领导重视是档案信息化建设的基本前提。企业档案形成于企业各个时期、各个方面,是企业的宝贵财富,它对于维护企业的权利、展示企业的辉煌业绩和发展历程具有重大作用。随着社会信息化的发展,档案工作也面临着新的挑战。因此,要让企业领导充分认识档案管理信息化的重要性,认识到档案信息化对企业各项事业创新与发展的重要性,切实把档案信息化提高到企业发展的高度把档案工作纳入企业主要领导的议事日程,纳入部门的考核,纳入档案人员的职责范围,做到领导保证、人员保证、时间保证、经费保证,这是加快企业档案信息化的关键。
2.标准规范建设是档案信息化建设的制度保障。一是加快推进档案信息化制度建设。制定电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的规章制度,形成有效的档案信息化建设激励约束机制,推动档案信息化建设有序开展。二是完善档案信息化标准体系。要优先制订电子文件归档、档案信息采集、整合和安全管理等方面的标准,加快建立健全档案信息化标准执行机制。
3.高素质的档案工作者是档案信息化的关键。档案信息化建设依靠高素质的档案工作者。为此,企业档案工作者一要有强烈的事业心、职业的敏锐性、思维的创新性和过硬的档案专业技能。二要具备一定的计算机处理技术,不仅能熟悉计算机操作、录入、网络、数据库、图像处理等方面的知识,还要具备档案信息真实性的维护能力,档案信息的获取能力,档案信息的鉴定、评估能力,档案信息的加工、提炼能力,档案信息的交流、传播能力以及档案信息市场的调查、营销能力。□(编辑/永安)
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