探索高职院校办公室工作的新思路

来源:用户上传      作者: 马向伟

　　摘要:随着高职院校内部管理体制改革的不断深入,作为基层综合办事机构和重要协调部门的办公室也面临更新更高的要求,须在加强服务意识,提高沟通协调能力,增强工作效率,建设学习型团队,发挥创新意识上下功夫,以切实提升服务质量。
　　关键词:高职院校;办公室工作;新思路
　　中图分类号:G647.2　文献标识码:A　文章编号:1009-8631(2010)01-0122-02
　　
　　高职院校办公室是高职院校的基层综合办事机构和重要协调部门,是沟通上下左右,联系四面八方的桥梁和纽带,是展示高校精神风貌和管理水平的重要平台,是高校面向社会开展公共关系活动的重要“窗口”。在高职院校的改革和发展中地位特殊,作用显著。随着社会主义市场经济的不断完善和高校管理体制改革进程的不断推进,高职院校办公室面临着更新更高的要求,提升服务质量势在必行。笔者就此问题从五个方面进行探讨,旨在“抛砖引玉”。
　　
　　一、强化服务意识,提高服务水平
　　
　　全心全意为人民服务是我们党的根本宗旨。办公室的特殊地位和工作性质决定了从事办公室工作的每一位工作人员都务必深刻领悟这一思想的实质。服务工作搞得好不好,能不能让领导满意、教师满意、学生满意,是衡量办公室工作的根本标准。这就要求办公室工作人员自觉做到标准上求高,措施上求严,工作上务实,不断拓宽服务层面,提高服务水平。首先,要掌握领导的工作思路,当好领导的参谋和助手,为领导提供全方位、多层次的服务。要从曾经提倡的“想领导之所想,急领导之所急,办领导之所需“,进一步提升到“想领导之应想而未想,急领导之应急而未急”,力求服务在领导决策之前,工作在领导举措之前,谋划在领导思想之前,充分发挥主观能动性,创造性地开展工作,辅助领导科学决策。其二,教师和学生是办公室的另一个服务对象,教师和学生是学院基本队伍的主体,对教师和学生提出的一些事关切身利益的事情要妥善处理解决,并能及时反馈到学院领导或学校主管职能部门。牢固树立“教师、学生利益无小事”的政治立场和政治态度,坚决杜绝门难进、脸难看、话难听、事难办的不良风气,牢固树立起自愿为学院一线的教职工、学生服务的观念,保证教学工作的正常、高质量完成。
　　
　　二、加强沟通协调能力,发挥枢纽作用
　　
　　办公室处在沟通上下、联系各方的枢纽位置,肩负着保证领导学校正常运转、保持上下左右联系畅通的重任。随着学校新一轮校内体制改革和后勤改革的深化,必然会出现很多新情况、新问题,充分发挥办公室的协调作用就显得尤为重要。因此,办公室要着眼全局,统筹兼顾,必须善于协调好各方面的关系,并要十分讲究协调和处理问题的艺术。首先要明确协调的范围。协调工作主要包括协调好与学院其它兄弟部门之间的关系,确保各部门互通情况、共同协作,形成合力;协调好领导之间的关系,促进团结与合作,充分调动各方面的积极性:协调好领导与教师之间的关系,确保政令畅通,贯彻有力;协调好教师与学生之间的关系。做到不越位,不包办代替,当好总调度、总调节。其次是要注意协调的艺术方法。协调工作是做人的思想的工作,这就需要我们心语交流、以诚相待:和风细雨、晓之以理;尊重他人、赏识他人;有话当面叙说,力避背后议论:树立服务思想、切忌居高临下。针对不同的问题采取不同的协调措施,同时根据事件发生的时间、地点、环境背景的不同,使协调方法适应新的人际关系、新的环境,从而确保协调工作有力高效,立于不败之地。
　　
　　三、加强内部管理,提升工作效率
　　
　　讲求质量和效率是做好办公室工作的基本要求,也是衡量办公室业绩的重耍标准。办公室工作头绪繁多,要想保证每～项工作顺利及时优质地完成,行政人员需要增强效率意识,努力做到耳聪目明,反应快、分秒必争节奏快、跟踪问效反馈快,要时刻关注和把握重点工作,做到早介入、早思考、早研究,增强工作的主动性,要急事急办、特事特办,决不能推诿扯皮,拖拖拉拉。对领导决策,要全程跟进,全程督察,将落实决策的各个阶段、环节以及存在的困难和问题及时、准确地反馈给主管领导,为领导进一步完善决策、制定下一步措施提供第一时间的服务。
　　首先,办公室要制定制度,规范管理。“没有规矩,不成方圆”。有效的制度是保证工作正常运行,提高工作效率和工作质量的前提。必须不断探索按制度办事、按制度管人的办法,建立健全会议、学习、接待、教师调(停)课、请(销)假、外出调研等各项规章制度,规范办公室方方面面的具体工作,使办公室人员工作起来有章可循,自觉按照标准、程序办事,使办公室工作有条不紊、忙而有序,从而保证办公室工作运行处于科学、有序的状态之中。
　　其次,要建立有效合理的激励机制,包括物质的激励、荣誉的激励、成就的激励、教育的激励,建立合理的行政人员考核评估制度,形成一种健康积极向上的竞争方式,把考核结果作为行政人员职称晋升、岗位津贴分配、先进评选的主要依据,以此来提高办公室工作的效率及水平。
　　其三,信息化建设是新形势下提高工作效率和服务水平的重要手段。要依赖信息技术,加强办公室硬件设施建设,努力提高办公自动化水平,营造一个充满现代气息的办公环境。要积极探索网上办公新模式,推进无纸化办公的进程,试行网上公文起草、传递、会签、审批、下发、存档和查询,改进公文传递方式,提高办文效率。通过办公自动化,不仅可以节约大量的办公经费,而且减少了工作环节,同时也可实现对办公流程全过程的跟踪,使查询督办工作更加快捷有效。
　　
　　四、增强自身素质,建设“学习型”团队
　　
　　办公室工作人员的素质,直接决定着办公室的管理水平和工作效率。要把提高队伍素质作为一项基础性工作常抓不懈,培养和造就一支政治强、业务精、作风正、素质高的办公室干部队伍。首先,办公室工作人员必须具备良好的政治素质,要加强政治学习,了解党的教育方针,了解学院相关的基本情况和社会对学院的需求。关心学院师生的思想状况,办公室人员只有具备过硬的政治素质,做到政治上坚定,思想上统一,行动上一致,才能在学校日常的教学、科研、管理以及各项辅助性工作中担负起教育人、培养人的责任。二是要加强工作作风建设,提高工作素质。办公室工作人员要坚持“积极主动地为领导服务,满腔热情地为教师服务,热情诚恳地为外聘教师服务,满怀爱心地为学生服务”的原则,进一步树立优质服务的思想,保持正确的服务态度,树立良好的服务形象,养成迅速、快捷、雷厉风行的工作作风,以提高办公室工作效率。第三,具备良好的知识结构。办公室工作的特殊性,要求工作人员须具备良好的文化素质和业务素质。不仅要懂得教育学、心理学、管理学等方面的知识,还要掌握涉及本系的专业知识;有熟练运用计算机网络的能力、较强的语言表达能力和文字处理能力,以及掌握教学、科研管理的能力,这样才能更加有效地做好管理、协调和服务工作,才能为示范校建设出谋划策,提供可行性建议,以此提升系办公室整体管理水平。办公室内部要形成不断学习、不断进步,积极向上的良好风气,建设一支“学习型”的办公室团队。不仅要学习和掌握好政治理论,还要定期地开展教育理论、业务理论业务技能的学习交流。“问渠哪得清如许,为有源头活水来”,只有不断地汲取新的知识,掌握新的技能,才能使工作人员的知识结构优化合理,适应时代的要求,胜任日益复杂的办公室工作,并能使办公室的工作顺利地同现代的办公方式相接轨,跟上时代发展步伐。
　　
　　五、发挥创新意识,探索最佳工作方式
　　
　　“创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力”,创新也是高职院校办公室工作持续健康发展的源泉。要把工作创新落实到位,关键在于把创新型办公室建设好。这就要求办公室成员改变因循守旧、墨守成规的旧模式,不断创新思维方式和工作方式,不断创新工作思路、工作方法,对所负责的工作经常作全面性、前瞻性的思考,对具体的事务要善于出新点子、新办法,特别善于灵活运用现代化办公手段,不断提高办事效率::善于捕捉广大师生和社会现象中一切有价值的信息,不断提出新思路、新对策、新举措;在文字工作上要有新思想、新观点、新语言。坚持在服务领域上“拓新”,努力克服文秘服务的被动局面,发挥主动能动性,积极拓展服务领域,力求先人一步、快人一拍、高人一筹,为单位领导干部提供高质量的服务。探索最佳的工作方式,使办公室工作迈上新台阶。
　　
　　参考文献:
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　　[2]刘丽华.论高校办公室主任的角色定位和素质修养[J].江苏高教,1998(2).
　　[3]苏辉.试论高校院办公室的管理[J].天津市社会主义学院学报,2006.(4).
　　[4]张雅君.新形势下高校办公室管理存在的问题及其对策探讨[J].经济与社会发展,2006.(5).

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