浅谈企业档案信息化建设

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　　【摘要】:信息化的高速发展为企业的档案信息化建设带来了机遇。本文提出了当前企业档案信息化建设存在的问题，分析了促进企业档案信息化建设的发展措施及其优势等问题。
　　【关键词】 企业档案信息化建设问题措施优势
　　引言
　　 随着信息化的高速发展也为企业的档案信息化建设带来了机遇，企业的档案信息化建设是一项复杂的工程，它的实现需要依赖于领导的支持，需要规范完善的制度，需要各个生产、管理部门的配合，需要有大量的经济投入做支持，需要档案部门长久积累的档案数据做基础。要想把企业的档案信息化建设做好，必须结合企业自身的实际情况，充分做好调研及各个部门的协调工作。
　　 档案工作承载历史，记录今天，服务明天。随着企业业务的不断发展，档案对企业的经济发展和科技创新，起着越来越重要的作用。档案工作者必须加快档案信息化建设工作，发挥其在企业发展过程中起的作用。档案信息化建设已是当前领导跟档案工作人员义不容辞、刻不容缓的首要任务。
　　当前企业档案信息化建设中存在的问题：
　　企业自身经济实力不雄厚或不愿在档案信息化建设投入过多的资金支持。
　　 档案信息化是一个需要持续不断投入的复杂工程，有可能投入很多，产生的效益不能立竿见影的反应出来。企业决策者会在企业的投入与产生的效益之间做个权衡比较，这样档案信息化的资金投入多少会打点折扣，对企业的档案信息化建设的发展不利。
　　缺乏规范性、统一性和标准性的办法
　　目前，许多企业在档案信息化建设中缺乏规范性、统一性和标准性的办法，往往很重视购买多么昂贵的软、硬件设施，未重视档案信息化建设的规范性，造成巨额大量资金搭建的档案信息管理平台无法发挥其最大功效。比如：文件编码的标准及规则的不完善；各软件的通用性、运行环境的差异；著录的电子文件信息不准确，提取的文件未必有效或有时根本提取不到。
　　参与企业生产活动的人员的重视程度不高，传统归档意识根深蒂固
　　参与企业生产活动的各个环节的人员对档案信息化的认识不到位，认为跟自己没啥关系，积极主动性不高。有些人认为档案信息化只是档案部门的事情，生产、管理人员不需要参与，信息化的归档意识不够，仅仅止步于传统的纸质档案的归档流程，认为信息化的归档麻烦，不习惯。
　　技术支持力量有限，未与档案部门进行充分沟通
　　很多企业的技术支持部门在引进各项软件时，未充分考虑到档案部门的软、硬件支持。因为档案行成本身的特殊性及复杂性决定了其对各个引进的软件本身是有要求的，若事先未与档案部门做充分的沟通，就不能将软件的利用达到最大化，使得引进的软件不能发挥其最大功效。
　　企业档案信息化的数据安全可靠性存在风险
　　档案信息化数据的安全可靠性不是万一一失、一劳永逸的，其安全措施也不是仅靠隔离内外网，设置防火墙和复杂的密码、口令验证来解决其数据的安全的，风险处处可能存在。
　　二、促进企业档案信息化建设发展的措施
　　1、立足企业，统筹管理，可持续性发展
　　企业档案信息化建设离不开企业领导、生产管理人员的支持，应统筹管理，统一规划，档案部门全程参与相关引进软件的论证、管理及应用，使得各相关引进软件能“为我所用”，真正发挥其功效，使得各个环节的信息能合理配置存贮。抓好企业档案信息化建设，才能使在企业信息平台流转的数据真正得到合理的利用，避免重复投资，使得档案信息化平台能真正为企业的可持续性发展做出应有的贡献。
　　2、完善企业档案信息化管理平台的制定规则及功能
　　明确企业文件在档案信息化管理平台中流转数据的命名规则，对其标准性、统一性、规范性做出约束，以保证收集数据的有效性，为企业的发展、决策提供可靠的依据。
　　完善其丰富的功能，使其利用效果最大化。有些数据只需录入一次即可多次利用，如可自动生成报表功能、条形码功能、检索功能、借阅功能、自动统计功能等。
　　3、通过收集的有效数据为企业的生产管理服务，从决策层到工作人员人人都能从中受益
　　档案是企业工作人员通过辛勤劳动形成的宝贵资产，通过不断完善、强化档案信息化建设，一方面可以为领导层的决策提供参考，为企业的业务发展提供依据；另一方面工作人员可以方便的随时查阅借鉴档案资料为当前或以后的工作做依据，提高了工作效率，提高了企业的核心竞争力。
　　 4、加强广大员工的计算机操作技能及基础知识的培训，提高员工的档案归档的信息化意识
　　 通过对大家的培训及新工作方式的体验、慢慢适应，使得大家得以从传统的办公方式解脱出来，自然就提高了员工的归档意识，变被动为主动的工作方式。
　　5、做好风险防患的管理，确保企业档案信息化建设的安全可靠性
　　 企业档案信息化建设的安全可靠性也依赖于信息支持技术平台的建设，软、硬件故障、网络攻击、病毒防患、机房断电等风险都是客观存在的问题，应加强所有工作人员安全使用计算机的意识，抓好各个业务流程数据的处理，确保企业档案信息化建设平台收集的数据真实有效、安全可靠。
　　三、企业档案信息化建设的优势
　　1、便于企业内部各个部门信息资源的共享、流转，更好地收集可靠性更强的一手资料，为企业的发展提供最准确可靠的依据。
　　2.提高了各个部门的工作效率，使得工作人员从繁重的体力劳动中解脱出来，减少了不必要的重复劳动，更有效的为生产管理服务。
　　3.通过企业档案信息化建设形成的档案信息资源平台，从企业层面来说保证了其档案的真实、可靠及完整的有机整体。
　　 企业档案工作者应抓住信息化建设的大好机遇，积极主动探索档案信息化建设之路，让档案信息化建设为企业的发展插上一双翅膀，提升档案管理工作的科技含量，开创新时期档案工作的新局面！
　　参考文献
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　　[2] 杨学山. 文献信息资源的开发利用[J]. 情报学报. 1998年02期
　　[3] 程德荣. 略论信息社会与文献资源共享[J]. 图书馆. 1997年05期

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