电子商务行业的内控管理研究
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作者: 程素文
摘要:随着消费者购物方式发生改变，电子商务行业的潜力逐渐凸显出来，特别是在近年来，电子商务市场的年消费额成倍增长，带动电子商务市场迅速发展。电子商务企业经营品种丰富，价格低廉，提供配送服务，给消费者购物带来便利。以家具销售为主，家居饰品销售为辅的专业家具电子商务企业目前强劲竞争对手还比较少，但是，企业面对电子商务市场日益激烈的竞争局面，如何在市场中扩大市场份额，提高企业实力和品牌知名度，是企业管理者及各主管部门需要考虑的重要战略问题。本文结合笔者多年的从业经验，从电子商务行业的供应链流程完善的角度，分析现有流程能力，并分别对采购稽核、流程监控、销售回款督查等活动的内控管理进行探讨，提出电子商务企业加强内控管理的具体措施及对策建议。
关键词:电子商务内控管理家具销售流程
一、电子商务企业的内控管理能力现状分析
(一)供应链流程周期过长，内控管理效果不明显
本企业是以电子商务平台为媒介，通过客户网上生产订单，线下配送的一个家具销售为主的电子商务企业，产品种类丰富，具体到型号颜色等有上千件，并设有实体店供客户上门体验产品质量。目前，企业从订单生成到客户收到产品通常需要半个月左右的时间，较长的供应链响应时间无疑增加了购买风险，可能出现客户撤销订单或者出现抱怨投诉等情况。由于电子商务企业具有异于实体企业的特殊虚拟性，目前付款方式以货到付款为主、并设有无条件退换货的行业规则。由于客户撤销订单缺少违约金的保证，一旦出现退单情况，企业不仅要遭受经济损失，还会影响员工士气，降低企业运营效益。企业对供应链内控管理力度不够，造成供应链流程能力不佳，订单执行周期长，给企业日常经营带来潜在的风险。内控制度未能在企业中严格、严肃地进行实施，内部监管流于形式，影响企业供应链流程服务水平。因此，企业需要加强对供应链流程的内控管理，严格防范供应链的风险，保证供应链流程的安全稳健运营。在现有的内控管理制度基础上，不断改进内部控制活动、环境、风险等方面的管理手段和技术，在实践中探索和完善内控管理机制。
(二)产品供应商规模小，产品质量难以控制
内控管理是企业风险管理和控制的核心工作，有效的内控管理必须建立在供应链的角度上，从源头抓起，加强产品采购的风险控制，保证产品采购质量的安全。目前，企业产品的供应商是以家庭小作坊和小规模纳税人为主，产品的质量和规格很难控制和保障，要想实现供应产品的统一规格和质量，必须在采购方面建立专项内控制度，对产品规格等要在采购前明确列出，严格控制同种型号的产品规格，产品质量，进一步加强对采购产品的内部控制和监督，做到大件检查，小件抽查等审核监管制度。企业对供应商应建立商业信用档案，严格控制产品的进货渠道，统一产品的规格和质量，这是保证企业长期持续发展的基础；同时，在长期合作的基础上，要提出规范上级供应商的产品生产流程的要求，改进生产工艺流程，缩短产品的供货时间，提高产品的采购效率。企业经营者需要站在战略的高度上审视供应链合作，只有帮助上级供应商改进生产模式，按订单计划生产，提高整体供应链绩效水平，才能实现产品的供货能力。企业加强采购内控管理制度，将改善整个供应链的运作水平，提高电子商务企业服务水准。
(三)零库存在企业中应用效果欠佳，库存内部控制有待加强
企业当前的进货模式是以销定购，企业仓库基本处于零库存状态，在产品销售旺季或促销活动时对一些产品进行少量备货。这种模式的优点在于帮助企业减少了存货资金的占用和库存成本，加快资金的周转效率，但是，企业在实施零库存时不能盲目降低库存水平，要在JIT快速反应思想下保证产品的供应速度，降低缺货水平。当前，家具电子商务企业的竞争对手比较少，在未来市场上可能出现强劲的竞争对手，如何提高产品的附加价值成为在竞争中取胜的关键，显然，在产品质量和价格相同的条件下，能够将产品快速渗透到市场中的企业可以通过时间优势获取较优的市场口碑，以最终提高市场占有率。正如ZARA时装的核心竞争力一样，从产品研发到产品进入市场全过程只需要2周时间，在竞争日益激烈的市场上，能够快速响应市场需要才是企业制胜的法宝。企业不能一味强调零库存的资金优势，还要适当保有热销品的库存，及时更新市场销售情况，准确把握市场动态，这些活动的计划、组织、实施需要内控管理部门的控制和监督，积极协调市场信息和库存水平之间的关系，维持较低的库存水平，同时，也要满足客户个性化的需求，加强内部控制管理，使产品的采购和销售能够顺畅地进行信息传递和共享，及时响应市场需求，提升企业的供应链绩效水平。
(四)产品营销效果不显著，销售收入难以准确把握
家具电子商务企业设有实体体验店，供客户亲自上门体验产品的质量和服务。目前，产品的营销效果不是十分显著，内控管理部门需要深入分析营销效果不佳的原因。企业当前的规章制度是否对营销人员起到了激励的作用，或者可能由于企业营销策略的计划、运用出现困境，要抓住问题的根源，帮助部门提高业务水平。例如，企业目前对营销绩效没有适当的激励和约束政策，可以考虑采取措施调动营销人员的积极性，促进产品推广和销售，开发新产品设计方案，并将新产品尽快投入市场，满足客户求新求奇的特点。内部控制部门要监督营销部门的工作落实情况，在管理环节和过程监控上实施强化管理，减少过程管理中的资源浪费和效率低下的情况，提升工作人员的工作热情和积极性。在实际工作中，内控管理常常得不到有效执行，员工们主观上没有认识到内控管理的必要性，造成内控管理实施的人为障碍。内控部门要完善内控机制，协调和制约各部门的经营，对重要部门要加强内控管理力度，体现内控管理的制约原则。
目前，企业的主要销售回款方式有大件公司直送回款，物流代收，POS，网上支付等，在进行会计核算时可能出现当期收入与订单金额短期内不平衡的情况，要改进销售收入的会计核算方式，加强销售回款的监督和检查，保证资金能够准时回收。企业可以对预付全款或部分定金的客户给予一定的优惠折扣。在电子商务企业中，销售支付的方式不断增加，各种电子优惠券，礼品卡，限时折扣、团购等促销方式会加快产品的流通，同时也使得销售回款变得更加复杂。目前一些电子商务企业还突出了分期付款业务，如果未来企业考虑推出分期付款方式，将会使企业收入核算变得复杂，也给销售回款增加的潜在风险。
二、电子商务企业加强内部控制管理的策略分析
(一)供应链流程设计优化，加强流程内部控制管理
企业供应链流程优化设计是企业经营过程需要不断改进的内容和关键活动，供应链流程能力决定产品的质量和服务水平，加强对供应链流程的内部控制，对现有流程不断改进和完善，使其能够更好地为企业产品销售服务，针对市场需求变化，能够快速敏捷地作出反应，缩短产品交货时间，信息传递顺畅，产品部件迅速按照订单要求进行组装，合理组织配送，最后对产品销售收入回款情况进行监督和控制，这些都体现在产品供应链流程管理的各个环节，要想切实提高企业的实力，要认真遵循PDCA的基本质量控制管理原则，不断改进产品流程，提高产品质量和相关服务水平，增加产品的附加价值。大多数企业在内控管理方面还处在利用内控制度来约束各部门业务活动，缺少科学的内控管理技术和方法，企业可以探索使用一些成熟内部控制的技术和方法来硬性加强企业内控管理水平。
(二)规范产品供应商，加强产品采购质量控制和成本稽核
电子商务企业没有实际参与产品的生产过程，为了维持企业长期的客户保有率，要加强产品采购的质量控制，对采购部门进行严格内部控制管理制度。产品的质量和配送服务等直接影响到电子商务企业的形象。企业产品的采购成本要进行严格稽核，采购部门需要执行更为专业的内部控制制度，产品的供应商要经过严格地控制和筛选，保证产品的进货渠道，制定统一的产品质量和规格要求，对采购商品进行认真核查。企业的采购成本要进行定期审计，保证账实相符，产品价格的波动要注明原因，严格控制产品的采购成本等。
(三)JIT思想下建立零库存管理，内控管理深入内部业务
伴随着全面质量管理理念在日本的引入，推广和进一步深层次发展“零缺陷”控制引起了日本质量学者的重视和思考。1968年，丰田公司创立了及时生产体系JTT。JIT思想强调企业保有零库存状态，要对订单做出及时的反应，及时生产制原则，按照订单需求组装产品部件，安排配送服务等，整个流程都相互协调和配合，实现零库存下及时生产，保证产品的供货效率。企业当前实现按订单进货，由于供应商大多是小作坊或其他小规模企业，很可能出现在促销活动中断货的情况，要合理购进一些库存，降低缺货水平，加强库存内部控制。企业经营范围除家具销售，还涉及大量的小件家居品的销售,以满足市场客户需求多样性，由此引发企业采购物流呈现多品种、小批量的进货方式，需要企业内控管理部门加强流程和产品质量的监督。内控制度在执行的过程中要不断改进，使规章制度符合企业发展的需要，对内控管理效果也要进行定期的评价和反馈，内控人员要提高自我监督检查业务水平，不能出现内控人员不如实际工作人员的操作能力强、了解信息多等现象，使得内控管理工作失去意义。从降低成本、提高效益和有利于业务发展出发，既控制和化解风险，又控制内控管理的边际成本，提高边际效益。各部门要如实反映内控的执行情况，共同提高企业的业务水平。
(四)加强销售回款内部控制，建立风险预警机制
面对多种销售回款方式，内部控制部门要加强企业内部控制管理，监督和控制销售回款情况，加强客户关系管理，对销售量、销售额及回款情况等及时清晰地把握。对销售部门人员的职责、工作内容、操作流程等进行全面的内部控制，建立销售回款风险预警机制，保持内部控制的独立性。随着企业未来发展规模的不断扩大，产品支付方式也在不断创新，会计核算工作的复杂程度会有所增加，内部控制人员要适应新形式对未及时回款的项目进行监督和催促，降低企业的销售回款风险。
三、结论及建议
总结以上观点，企业经营者要从客户的需求为出发点，优化和改善供应链流程能力，提高企业经营绩效，加强企业内部控制管理制度。电子商务企业在提供产品和服务时，要善于利用企业的电子商务平台，对市场需求变化作出快速的反应，传递和共享市场信息，摒弃过去依据预测来进行采购和库存的方法，要对企业的库存信息即市场需求的“晴雨表”及时反馈，产品采用适度的按需采购，尽量保有热销产品的最低库存量；另一方面，不断地向社会投放新产品，满足客户日益变化的需求。企业内部控制部门要对产品的采购、流通、销售进行全面的监督和控制，保证产品流动的顺畅和效率。降低企业面临的风险，采取多样化、差异化的经营战略，使电子商务企业能够以特色经营为主，多元化产品为辅的经营战略在同行业竞争中取胜，同时必须加强企业的内部控制力度，提升企业运营水平和综合实力。
参考文献：
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