浅谈企业货币资金管理
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作者: 任 哲
[摘要]近几年,经济犯罪案件越来越多,其中大多和货币资金相关联。通过对我国货币资金管理现状的调查结合会计师事务所审计经验发现,我国大多数企业在货币资金的管理方面都存在着漏洞。因此,把货币资金的管理作为工作重点已经刻不容缓。
[关键词]货币资金 资金管理 内部控制 审计
一、研究货币资金管理的意义
我国《企业内部控制规范建设》中明确指出,出纳员应担负现金收付、银行结算、货币资金日记账核算及各种有价证券的保管等职责,不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记。尤其是银行余额调节表的编制,因为日记账是出纳编制的,对账单也是出纳取得的,而调节表又是根据日记账和对账单编制,所以理论上出纳是不可以编制银行余额调节表,但在很多企业都出现过由出纳编制余额调节表之类分工不合理现象。
任何企业都拥有一定量货币资金,货币资金是一切经济活动的血液和生命线,任何经济活动都以货币资金流为主线,况且其本身又是商品流通和消费的一般价值形式。货币资金包含着流动性最强的现金和银行存款,很高的固有风险加之各单位对货币资金的管理不规范,使许多罪犯有机可乘,所以要重视加强对货币资金的管理。
二、货币资金管理存在的问题
1、现金管理容易存在的漏洞
(1)少列、多列总额。会计分工、会计牵制不合理,出纳人员除登记日记账,还兼明细账、总账登记,从而有意将现金收入或者现金支出合计数加错。(2)更改凭证金额、日期。会计主管人员或者指定人员审查原始凭证中胡数据不认真。(3)撕毁票据或者收据、盗用凭证。企业票据款方面存在漏洞,未能有效控制票据数量和编号,对收入款项监督不力,使会计人员将现金收入的票据或收据撕毁。(4)循环入账,挪用现金。因没有及时审核和核对凭证日期,财务人员在一笔应收款项收到现金之后暂不入账,将现金挪用,待下一笔收到现金后,再用其补上一笔应收款项收到的现金,以此类推,循环入账,长期挪用现金。(5)处理货币资金相互存取业务时容易填错记账凭证。
2、银行存款管理容易存在的漏洞
(1)套取利息。出纳人员对收进款项不及时存入银行,而是存入私人账户,待月底时再存入单位账号,期间多出的利息收入据为己有等。(2)私自背书转让,出借转账支票。会计人员将转账支票、银行汇票、商业汇票及银行本票转让给与个人利害相连的单位,从中捞取私利,或者将其借给他人用于私人营利性业务核算。(3)未定期与银行对账单进行核对,造成舞弊的可能性,编制银行存款余额调节表后,也未查清是未达账造成的,还是因为单位银行存款日记账出错造成。
一般而言,我国企业对货币资金的管理机制尚不完善,也不够重视。首先,企业没有建立完善的内部会计控制体系,或者虽然建立了内部会计控制体系,但形同虚设。其次,随意聘用会计人员,对会计从业人员资格审查不严。再次,忽视岗位分工、批准授权制度的建立和执行。最后,对资金内部控制的监督检查不够。
三、加强货币资金管理的主要措施
企业应根据货币资金业务的特点,结合企业自身的经营管理实际,设计一套切实可行的货币资金内部控制制度和核算方法,对货币资金实施严密的管理,尤其是要加强货币资金的内部审计,可防止不必要的损失,从而更有利于企业货币资金的管理和控制。
1、加强职责分工与授权批准
企业应当建立资金业务岗位责任制和资金授权制、审核批准制度,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。《企业内部控制规范建设》中指出,资金业务不相容岗位至少应当包括:(1)资金支付的审批与执行。(2)资金的保管、记录与盘点清查。(3)资金的会计记录与审计监督。合理设计各工作岗位,明确各岗位职责权限,形成相互制衡,既可避免或减少发生差错和舞弊行为,又能防止掩盖错误。
企业应当配备合格的人员办理资金业务,并结合企业实际情况,对办理资金业务的人员定期进行岗位轮换。企业关键财会岗位,可以实行强制休假制度,并在最长不超过五年的时间内进行岗位轮换。实行岗位轮换的关键财会岗位,由企业根据实际情况确定并在内部公布。
2、加强票据及有关印章的管理
首先,企业应当加强与资金相关的票据的管理,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和处理程序,并专设登记簿进行记录,防止空白票据的遗失和被盗用。企业因填写、开具失误或者其他原因导致作废的法定票据,应当按规定予以保存,不得随意处置或销毁。对超过法定保管期限、可以销毁的票据,在履行审核批准手续后进行销毁,但应当建立销毁清册并由授权人员监销。企业应当设立专门的账薄对票据的转交进行登记;对收取的重要票据,应留有复印件并妥善保管;不得跳号开具票据,不得随意开具印章齐全的空白支票。
其次,企业应当加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应当由专人保管,个人名章应当由本人或其授权人员保管,不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。按规定需要由有关负责人签字或盖章的经济业务与事项,必须严格履行签字或盖章手续,用章必须履行相关的审批手续并进行登记。
3、加强企业货币资金的内部审计
内部审计的主要目的是评价组织控制,它既对内部控制的健全和有效进行评价,以确保揭露组织潜在的风险和运行的经济达到组织的目标,其本身又是内部控制的重要组成部分。审计工作必须讲究效率与结果,保证内部控制的合理性和运行的有效性。
(1)加强现金的内部审计。对单位进行现金审计,首要程序是查实其真实存在,因此需要对单位的库存现金进行盘点。财政部曾明确规定,所有单位内各部门备用金至少每年清理一次,年末应全部收回、并记入所在单位的货币资金账户,次年初应再视需要重新办理领用手续。大部分单位年末未予收回的备用金依然继续放在“其他应收款”科目核算,审计人员往往忽视,既未对备用金予以盘点,也可能忽视对此进行必要的函询,这不能说不是审计的一个缺陷。同时,单位仍然放在“其他应收款”科目核算备用金,从单位资金安全、内部控制和核算真实性的角度出发看,这样做不尽妥当,应当要求单位在年末收回备用金,并于次年初根据具体情况发放,并按现金的审计方法予以审计。笔者倾向于审计人员应对这类单位的备用金采取函询或监盘的方法予以审计确认,并进行必要的账户重分类调整。
(2)加强银行存款的内部审计。对单位进行银行存款账户审计时,一般关注企业编制的“银行存款调节表”是否正确,并索取银行存款对账单,同时对相关银行发出查询,并注意银行回函确认金额的正确性,这是最基本的。但是对“银行存款调节表”中项目发生额的原因、真实性是否需要进行审计调整的关注不够,或者没有关注。
(3)加强其他货币资金的内部审计。这一项目包括的内容很多:包括银行汇票存款、银行本票存款、信用卡存款、信用证保证金存款、外埠存款等,但企业使用这一项目情况较少。审计时可采取将期末余额的发生情况与“银行存款”的相应发生数进行逐一核对的验证方法进行审计。对于信用卡存款和信用证保证金存款,可以比照“银行存款”的审计方法进行。至于存出投资款,由于大部分企业在“其他应收款”项目进行核算,审计人员应当考虑在查实情况后予以汇报。
4、加强货币资金的外部审计
企业借助外部审计加强货币资金管理主要通过两种途径:一是直接聘请社会中介机构(如会计师事务所)对其进行年报审计或者清算等专项审计,由此直接对货币资金的管理发表审计意见。二是聘请注册会计师对其内部控制进行有效性的审计,就内控提出建议报告,企业由此改善内部控制,从内控方面加强对货币资金的管理。
一般情况下,最常见的外部审计就是注册会计师对于年报的审计,而年审中注册会计师对现金的监盘多数是事后进行,从时间上说具有滞后性。因此,通常现金盘点表都设计有将现金盘点日的现金存量“倒推”到资产负债表日的现金存量这一过程,这无疑是正确的、必须的、可行的。可能的欠缺存在于:“倒推”表中的资产负债表日到现金盘点日之间的收入和支出。因此,审计人员应该重视必要的审计程序。
四、总结
综上所述,企业根据自身的经营管理实际,设计一套切实可行的货币资金内部控制制度和核算方法,是对货币资金最根本最有效的管理方式。内部审计作为实现内部控制的关键因素,是公司治理货币资金的有机组成部分,公司资金治理的优化离不开有效的内部控制作为保证。资金管理的有效还必须借助于外部审计的监督和指导。货币资金的预算,政府的措施,外部市场的监督和检查,从业人员素质的提高、银行与企业之间的紧密配合等因素也都是企业加强资金管理的方面。
参考文献:
[1]中国注册会计师协会.审计.经济科学出版社,2009;4
[2]王坚强.货币资金审计的几个关键点.中华会计,2010;1
[3]中国注册会计师协会.中国注册会计师职业准则.经济科学出版社,2008;4
[4]胡玲.谈企业货币资金管理.合作经济与科技,2008;2
(责任编辑:罗宁)
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