ERP系统对企业内控体系建设的影响分析
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作者: 周领
[摘 要]ERP系统是企业信息化的主要内容之一,对企业内控体系建设有着直接而广泛的影响。本文从提高会计信息质量、维护资产安全和完整、促进企业经营合法合规、提高经营效率和效果―这内控体系四个主要职能的角度出发,重点分析了ERP系统对企业内控建设的促进作用,同时也关注了可能产生的新问题及其对策。
[关键词]ERP 内控 信息
企业资源计划系统(ERP)是管理信息化的主要内容之一,也是目前大中型企业提高管理效率普遍采取的措施。企业内部控制是由单位治理层、管理层及其他员工共同实施的、旨在实现控制目标的过程;风险管理和内控体系建设正得到日益广泛的重视和实践。一方面,ERP系统促进了企业管理水平的提升和工作效率的提高;另一方面,由于ERP系统自身的特点和目前ERP系统的并非尽善尽美,也会带来准确性、效率、安全方面新的风险。因此,以流程再造、职能调整、手工替代、管理集约化为特征的ERP系统,势必对企业的内控体系建设产生重大影响。针对ERP系统的带来的效率和风险,分析其对内部控制体系的影响,研究和制定的相应的内部控制策略,是ERP环境下企业内控体系建设的重要内容。
一般来说,内控体系的主要职能和目标包括四方面:提供真实、完整、合法的会计信息,以支持管理层的决策,并保证对外财务报告的真实可靠;保证企业资产的安全和完整,是企业物质基础的制度保障;保证法律法规得到有效执行,防止、发现和纠正错误和舞弊;保证业务活动的有效进行,提高企业运营和管理效率。下面试从这四个方面分别进行ERP系统对内控建设的影响分析。
一、关于会计信息的可靠性
在“提供可靠的会计信息”方面,ERP系统与手工账务或普通账务处理软件相比,具有不可比拟的优势:信息共享、信息即时的实现;多层次、多维度的统计、监控成为可能;会计人员从日常大量的计算、机械核对工作中解脱出来,有更多的时间用于财务分析和决策支持。具体来说,ERP系统的实施为提高会计信息质量主要体现在以下方面:
首先,ERP系统使公司的经营、管理工作成为一个前后依存、环环相扣的程序流。从预算编制、预算审批、到合同的签定、对外开证、收货、收票、付款(或接受信用证、发货、开票、收款),这样一个统一的、连续的程序控制过程,从技术上使得虚假的、没有真实原始凭证的业务、发票、付款等失去了产生的基础。当然,ERP系统业务流程设计的无缺陷和对整个流程的实时监控是实现这一作用的基础。
其次,财务、业务一体化的模式,财务数据直接来源于业务前端的原始资料,减少了数据转换过程中可能的错误和疏漏,既促进了信息的准确及时,也实现了财务口径和业务口径的对接与一致,便于财务等管理部门与业务部门的高效沟通与协作。
再次,信息及时性问题有了更好解决的基础。一是业务发生与变化和财务记录之间的时间差可以忽略不计,业务一旦完成相关操作和流程,财务即可进行相关监督、核算与报告;二是ERP可实现各个模块、各个用户之间数据的共享,保证了数据的即时更新;三是ERP实现了信息流、物流和资金流的集成,具有强大的数据处理功能,可以快速进行财务分析、提供决策支持信息。
第四,ERP系统使用统一的数据库系统,数据来源单一为各项财务信息的准确性和一致性提供了基础。
为促进ERP系统上述优势的实现,需要注意以下前提和要求:
会计核算的复核和监督不能流于形式。在完善的ERP系统里,记帐凭证的生成应该是一个自动的过程,不允许未经授权人工的录入与修改。因为ERP实现了财务业务的一体化,会计部门进行帐务处理的依据只能是业务端录入的原始数据以及资金、投资、税务等方面的原始数据。在系统完善过程中,有的凭证需要手动的修改,这种修改应该得到严格的监督与复核,以保证会计信息的真实完整。复核者至少应该保证以下条件的实现:该进行会计记录的原始信息都已经入帐;记帐凭证的生成是合法合规,没有人工录入和修改的情况。
会计职能的分工合作与内部牵制制度不能因为实施ERP系统而有所松懈,不相容职位需要严格分离。特别是,会计核算岗位和复核岗位严格分离;ERP系统的使用与系统的开发、维护需要严格分离,相应的职责权力需要明确规定。
因为财务信息直接来源于前端的业务数据,财务的审核职能的需要加强,要对业务数据进行全面细致的核对、比较、验证,以保证会计凭证的准确。另外,在期末结账时,需协调、管理好业务、物流等部门按规定流程分步进行,以保证相应期间财务报表的准确性。
特别要注意确保信息的安全完整。一是务必须有及时的纸面信息存储,因为系统可能出现意外故障或被外来攻击;一般要求总账按月打印归档。二是对系统本身、以及后台数据的修改,必须有严格的授权控制,并保留书面修改记录。
二、关于促进资产的安全和完整
ERP系统的实施为保证资产的安全和完整提供了先进的技术手段,具有一定的促进作用。
首先,ERP系统的高效率有助于提供准确及时的会计信息及其他财产记录信息,而这些信息是加强资产的管理的重要基础。资产管理的主要措施之一是定期盘点和账实核对,即将会计信息与实物资产进行比较核对,以保证帐实相符,保证实物资产的安全完整。
其次,信息的共享和及时为保证资产安全、提高资产使用效率提供了很好平台。存货的入库、出库情况为管理层及时掌控,并根据货物情况安排资金,有利于保证货物安全和资金安全。存货的价格、质量等信息的实时共享,为加强资产管理、提高资产使用效率提供基础;存货、固定资产等信息的共享,实物部门和财务等管理部门信息的一体化,实现了资产的实时监控。
最重要的是,ERP系统能对各项资产(特别是存货)进行多维度的统计、汇总、分析,存货的数量、成本、质量、存放地点等多方面信息,特别是在市场波动较大的情况,为公司高层根据市场变化进行经营决策提供坚实的基础。
三、关于保障企业运营的合法合规性
ERP系统为保障公司合法合规经营管理、查错防弊提供了新的技术手段,但同时也产生了很多新的、严峻的挑战。
一方面,由于系统实现了业务财务的一体化,以及相关资产、业务信息的公开、透明与共享、相互比较与监督,有利于防止可能产生的贪污、受贿、挪用资金等错误与舞弊行为。同时,可以将与公司生产、经营、管理相关法律法规,以及公司制定的规章制度的具体要求固化在ERP系统中,通过流程、授权等方式保证制度的贯彻执行。
另一方面,ERP系统环境下可能引起错漏和舞弊的新课题有:
1.关于ERP系统本身的质量问题。ERP系统环境下的内部控制,在很大程度上取决于系统本身运行的的质量。一方面,由于系统的长期使用和内部控制的程序化,如果系统本身存在缺陷,就会让同一种差错反复发生,严重危害系统安全和可靠性。而且,公司的ERP日常操作人员人员常常并非专业的计算机人员,很难及时发现这些漏洞。另一方面,数据库技术的使用,建立了唯一的、共享的数据来源,作为决策支持的数据基础。而该数据来源可靠性,则显得比任何时候都重要。因此,系统的数据库在获取数据时,应设计周密的自动纠错功能;通过把数据之间的逻辑关系(包括合计、等于、大于、小于等)、时间关系(如存货采购在销售之前)等加入系统设计,以使系统本身能发现录入数据所有可能发生的差错。人工录入数据的可能错误、以及系统设计的可能不完善,使得需要外在的核准系统对某个系统产生的数据进行独立稽核。
2.关于授权控制和相互牵制,以及对密码的管理。不相容岗位的职责分离是内部控制的一个重要组成部分。在手工系统中,通过把不相容的工作分给不同岗位以达到相互牵制。在ERP系统中,为了强化系统的内部控制,也要分设操作与监控两个岗位,明确各自的权限。例如,当会计人员进行账务处理时,其操作和数据也被同步被监控人员进行及时备份、定期审查。一旦主管部门或审计人员对某些数据产生怀疑时,可利用监控人员备份的原始记录进行分析调查、辨明真伪,这样就强化了电算化系统内部的相互牵制,有效地预防作弊。同时,在ERP系统中,管理层和操作人员权限分工的主要形式是口令授权。一旦口令被人偷看或窃取,便会带来巨大隐患,使得授权系统紊乱,带来严重的管控风险。
四、关于促进业务活动的有效运行
ERP系统的实施过程,常常伴随着业务、管理流程的梳理、规范与不断优化。ERP系统实现了从采购付款、生产运营、到销售收款全过程的资金流、货物流和单据流的业务集成,实现了跨职部门业务处理。因为具有这些特征,ERP系统的规范、高效比原始手工系统更好的保证了公司运营的有效运行。
首先、ERP系统有利于科学、严密的制度的贯彻执行;在系统参数输入等方面,可以将制度的要求固化在流程中,从而促进制度、规定的坚决落实。
其次、ERP系统便于实时的监控管理。因为ERP实现了物流、资金流、信息流的集成与共享,有利于相关人员对业务的订购、装运、到货情况、对资金的收付存情况、以及相关的价格、成本进行及时的跟踪和监控,及时敏锐的进行经营管理决策。
再次,有利于建立闭合循环的业务流程。闭合业务循环能实现对业务全程跟踪,有利于保证业务效果,做到有始有终。在ERP系统里,业务员可以从业务预算开始,经采购、入库直到销售、出库、通过收款确认后,关闭预算,可了解整个业务的时间进程、成本、数量、价格等关键数据,并对业务运行结果进行分析和考核。通过实现一笔业务的闭合循环,促进了业务的高效运做和经济效果。
第四,ERP系统实现了信息流的一体化,有助于实现各部门之间的相互匹配、相互监督和相互制约。比如业务费用的开支,一旦超于预算金额,系统就能从实际与预算的不匹配中,发出预警;如果某项业务操作没有完成时间进度,系统也能给予反馈和提示。
第五,ERP系统对信息的集成,以及在共享基础上实现的具体信息、原始信息检索,对管理层的决策具有强大的支持作用。比如,从系统可以看到集团整体的预算执行进度,由此追索到各个企业的预算执行情况、某个企业预算问题出现的原因、通过对比分析该问题的性质等等,充分的数据和信息有助于管理层做出正确的决策。
当然,ERP系统对保证业务有效运行的功能不是天然的。它的前提是ERP财务系统、业务系统、物流系统等的全面实施、ERP系统功能的不断完善和有效。它的后续运行要求是操作层的对信息的及时准确录入和复核、管理层对ERP管理功能的积极挖掘和利用。
目前,ERP系统正在广大企业中得到快速的推广和逐步的认可,而内控建设的理念和具体措施亦在不断创新。如何利用ERP信息技术以完善企业内控,并注意ERP本身可能带来的控制风险,还需要公司治理高层、经营管理层和广大员工在具体实践中不断摸索和总结。
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