浅谈高校综合档案室搬迁工作

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　　【摘要】本文以天津体育学院综合档案室搬迁为例，详细阐述了高校综合档案室搬迁的前期规划、具体实施以及后期完善等各项工作，旨在为高校综合档案室的搬迁工作提供参考。
　　【关键词】高校;综合档案室;搬迁工作
　　2017年11月初，天津体育学院面临搬迁新校区的问题。其中如何保证学校重要档案资料在搬迁过程中的安全性、完整性和保密性是学校一直以来考虑的问题。经过一年的时间，我校在综合档案室的搬迁和新库房硬件设施的配备等方面做了大量筹划和安排，确保档案实体的安全，并于2018年11月正式启动综合档案室搬迁计划。本文从搬迁的前期规划、搬迁的具体操作和搬迁后期的完善三个方面阐述我校综合档案室搬迁工作。
　　一、搬迁的前期规划准备阶段
　　为了保证档案室搬迁工作的效率与质量，必须要在搬迁前期做好大量准备工作，包括成立档案搬迁工作小组、新校区档案库房硬件设施的配备、老校区档案室资产清查、库房五节柜、办公用品及办公家具的封装与标识、新校区档案室整体功能区域的划分和布局等。这些前期工作的筹备，为后期档案室整体搬迁奠定了良好的基础，应该充分认识到该阶段工作的重要性。
　　（一）成立档案搬迁工作小组。档案室的搬迁工作是一项系统又庞大的工程，在人手不足的情况下，学校安排5名学生志愿者（均为学生党员）参与此次搬迁。由综合档案室2名老师全面统筹规划档案室整体搬迁工作，制定科学、规范、安全的搬迁计划，指导协调各项搬迁工作，确保档案室搬迁工作顺利开展。
　　（二）新校区档案库房硬件设施的配备。在档案搬迁到新校区档案室之前，对新校区档案库房进行考察，以确保新库房能够满足“八防”标准，达到具备保管档案的条件。在考察之后发现新库房达不到防光防盗防火的要求，于是对新库房进行改造，主要是加装电动防光（防盗）卷帘窗和具有防火防盗防噪音功能的“三防门”，保证库房硬件设施达标。
　　（三）老校区档案室资产清查。在搬家前，对老校区档案室的资产做了详细的清查和统计，主要清查和统计库房五节柜的数量、办公用品及办公家具的数量、实物档案的数量、文件柜数量以及对资料室物品的清点，准确了解档案室资产情况，为规划新库房布局、合理分配办公家具提供了有效的参考价值。
　　（四）档案五节柜、办公用品及办公家具的封装与标记。在准确地掌握老校区档案室资产情况之后，首先开展对库房档案五节柜封箱、标签制作与黏贴的工作，这项工作是保证档案室库房顺利搬迁的前提。我校档案室工作人员采用色彩化管理的方式，对每一类别的档案五节柜用红色、黄色、绿色、紫色、粉色等不同颜色的纸张进行标识和分类编号，便于在后续搬家过程中按照类别和顺序号进行集中装卸和摆放操作。其次对办公用品进行打包装箱，在每个箱子上详细注明箱内物品名称及在新校区要摆放到的对应区域，标记清楚既方便搬家工人按照箱子上信息直接搬到指定位置，同时也便于档案员日后拆包和整理。最后对办公家具、文件柜等固定资产进行标识，在每一件办公家具和文件柜上标记清楚需要摆放到的房间号，减轻后续挪动家具的负担。
　　（五）新校区档案室整体功能区域的划分和布局。根据相关要求，将新校区档案室整体功能区域划分为阅档室、整理室、办公室、库房和资料室五大块，其中库房分为两个文书库房和一个实物库房。参考老校区库房档案五节柜的数量再结合新库房的面积，科学合理地设计出档案五节柜在新库房的摆放顺序，并预留出5-10年的档案保存空间。
　　二、搬迁的具体操作阶段
　　（一）搬迁方案的制定。制定详细的搬迁方案是防止档案资料在搬运过程中出现损坏、丢失、泄密等情况的有力保障。搬迁方案主要涉及搬运车辆的要求（采用全封闭集装箱）、每天搬运车次、时间、行驶路线、搬迁流程、顺序、装车要求、卸车要求、物品摆放要求、保密要求、押运人员注意事项以及突发情况的应急措施等等，只有全面、详细的搬迁方案才能确保档案室整体搬迁工作顺利实施。
　　（二）搬迁工作人员的培训。由于我校档案室整体搬迁工作面临着任务重、时间紧、人手不足的情况，学校安排5名学生志愿者参与此次搬迁工作，考虑到档案室搬迁工作的特殊性，对5名学生志愿者做了系统的培训，包括对档案保密性、安全性的培训、搬迁工作各环节的具体操作与注意事项等都做了详细的讲解，5名学生的加入不但解决了人手不足的情况，也提高了档案室搬迁的效率。
　　（三）搬迁方案的实施。为了保证档案室整体搬迁工作不出错、不返工，对档案室分3个阶段进行搬迁，主要是档案五节柜搬迁、实物档案搬迁和办公家具、用品及文件柜搬遷。1.档案五节柜的搬迁。由于我校综合档案室保存我校1958年建校以来各类文书档案，涉及文书的种类和档案五节柜的数量较多，为保证档案在搬迁中的安全，档案工作人员优先将文书档案搬迁至新库房，并且采用的是档案连同档案柜整节一起装车、运输、卸车、摆放到指定位置的方式，这样不但节省档案下架、上架的人力投入，更重要的是降低档案在搬运过程中遭受破损、丢失、泄密的可能性，保证档案的安全与完整。2.实物档案的搬迁。由于旧档案室空间有限，实物档案与文书档案一直共用一个库房，在文书档案搬到新库房以后，先对实物档案用防撞气泡膜进行打包装箱，并在每个箱子上记录箱内实物档案的数量和摆放的位置，待打包完成后将实物档案整体搬到新校区实物档案库房。3.办公家具、办公用品及文件柜的搬迁。办公家具、办公用品及文件柜按照预先规划的布局安排搬到新校区办公室、阅档室、整理室及资料室。
　　（四）搬迁过程的控制。在搬迁过程中，新校区和老校区都要安排专人对搬迁过程实施全程监控，包括档案出库、办公家具、办公用品、设备的装车、运输、卸车、入库、摆放与安装等全程都有固定人员跟踪，并认真清点核实档案实体及办公用品的数量，做好文书档案、实物档案、办公用品等出库登记与入库核查验收工作。
　　三、搬迁后期的完善阶段
　　（一）档案五节柜及办公家具标签的拆除。在搬迁前，对每节档案五节柜和每件办公家具都做了详细的标记，目的是方便排架和摆放，在搬到新校区之后，首要工作就是对这些标签进行拆除，将档案五节柜原有的标识展现出来，为档案室开展档案查询利用服务工作做准备。
　　（二）办公用品的拆包与安装调试。办公用品主要包括办公电脑、打印机、复印机、扫描仪等设备，将这些设备拆包之后安装到相应的办公区域内，并进行调试，保证能够正常运行使用。
　　（三）实物档案的拆包、排架、整理。实物档案的拆包工作可以说是项巨大的工程，在搬家初期对实物档案使用防撞气泡膜进行打包，防止在搬家途中磕碰、损坏，搬到新库房之后，首先要对这些实物档案拆包，其次将实物档案按照时间顺序摆放到实物展示柜内，最后是对摆放好的实物档案进行重新贴签、编号。
　　四、结语
　　总之，档案室搬迁工作是一项细致而又艰巨的工程，不仅要精心策划、提前准备，还要统筹全局、细致安排，每个环节都要考虑到位，确保档案室各项搬迁工作顺利完成。此次我校综合档案室的整体搬迁，不但优化了档案保管环境、扩大了档案保存空间，而且对我校档案管理和利用服务工作也起到了促进作用，为我校档案事业的现代化发展奠定了良好的基础。
　　【参考文献】
　　[1]陈祯.档案室库房建设与档案搬迁问题的思考[J].办公室业务，2017（04）：58-59.
　　[2]陈嘉慧.关于档案库房搬迁的几点思考——以广州质检院档案室整体异地搬迁为例[J].城建档案，2016（08）：77-78.
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