企业管理中的公文收文工作流程优化探讨
来源:用户上传
作者:
【摘要】在新时代背景下，在企业管理中，公文收文工作是非常重要的内容，优化公文收文工作流程，可以有效提升企业的管理质量和水平，使相关人员依法行政履职能力得到显著提升。因此，相关人员需要结合实际情况，对公文收文工作流程存在的问题进行深入分析，最终实现优化工作流程的目的。本文针对企业管理中公文收文工作流程优化进行深入分析，希望可以促进企业长期稳定发展。
【关键词】企业管理;公文;收文工作;流程优化
公文是法定机关和组织在公务活动中形成规范体式、法定效力的文书，是相关人员依法行政与进行公务活动的关键工具。而在公文处理工作中，公文收文办理非常关键，其中涉及到较多程序，如签收、登记、审核、拟办、承办、催办等等。通过公文收文办理，企业可以及时得到上级部门下达的公文，还可以促进企业和外部的信息沟通，是联系左右、信息互动、通达上下的桥梁。因此，在企业管理工作中，需要注重优化公文收文工作流程，进而有效提升管理水平和质量，使公文收文工作可以充分发挥出自身的作用和价值。下文针对企业管理中的公文收文工作流程优化进行深入分析。
一、企业管理中公文收文工作流程优化的重要性
在企业管理工作中，公文收文工作具有较强的机要性、时限性、政治性，并且还具有琐碎繁杂的特点，容易发生文件丢失、信息丢失、文件传递中断等问题，甚至还会出现由于承办人的失误给企业带来较大损失的情况。根据相关调查显示，现阶段，企业公文收文工作中还存在一些问题，如审核签收和登记公文时出现失误、拟办意见缺乏针对性、批办与承办质量有待提升、公文传阅缺乏高效性等等。因此，企业办公室文书工作人员需要保证工作零失误，保持高度的工作热情，及时精准、保密安全、科学规范进行公文运转，提供给企业领导进行经营决策，更好地服务于职能部门。在该过程中，公文管理需要保证流程的合理性，流转的高效性，拟办审核的正确性，催办督办的及时性，归档的完整性。因此，在企业管理中，公文收文工作流程的优化是非常重要的，以便于更好地服务于企业的经营和管理。
二、企业管理中的公文收文工作流程优化策略
（一）对公文审核登记分类进行理清。文书工作人员在对公文进行签收时，需要保证做好四个检查工作：第一，对信函收文单位的名称进行检查，保证其是本单位的收文，避免收文错误。第二，保证信函号码和送递人签收登记号码统一，和信函件数相等。第三，保证信函的密封情况。第四，在对电子公文进行接收时，需要做到不错收、不迟收、不漏收，保证公文名称和内容相符，保证附件齐全。在签收公文以后，需要立即审核登记，结合公文的密级、性质、来文机关实施分类登记。针对具有较强重复性的工作，只有严格根据相关制度来规范实施，才可以有效避免失误的出现。收文登记主要是为了有效管理与保护公文，避免其丢失，为以后的统计催办、运转交接、快速查阅奠定基础。收文登记主要有两种类型：一种为分流水登记，另一种为分类登记。企业可以结合来文的实际情况，对登记方法进行合理挑选。若对外联系单位相对较为单一、公文相对较少，可以挑选流水登记;若对外联系单位相对较多、主管上级来文相对较多，可以挑选分类登记，以便于后续的查询工作与催办公文工作。在收文办理工作中，审核登记是非常重要的内容。文书工作人员在审核登记公文时，需要对公文的轻重缓急做出判断，结合时限的要求和内容性质，进行相应的处理。例如，先办理时限短的公文，急办急件，特办特件，不要受到形式的拘泥，利用多种灵活的手段，多和领导进行沟通和交流。并且，文书工作人员需要努力学习相关业务知识，不断积累工作经验，分清主次轻重工作。
（二）提升拟办意见的针对性。在收文办理工作中，拟办属于辅助决策的关键环节，提供给决策活动一些方案，属于主动性的服务，具有参谋助手的作用。在对文件进行拟办时，需要对公文内容、发文机关要求进行认真研读，把对方的意图、实际情况、问题性质弄清楚，进而提出具有较强针对性的拟办意见。并且，在提出拟办意见时，需要保证意见具体、简明、得体，并且要清晰公正地在相应栏目中进行批示，把拟办人的姓名和日期进行签注。
（三）提升批办与承办的水平和质量。批办，属于一项由法定责任者履行的法定事务处理权的决策性活动，是企业领导结合公文的指示精神，实施经营决策，并且把工作重点与要求布置给承办部门的一个过程。因此，在批辦工作中，需要保证批办意见具有较强指导性，且要明确具体。在承办部门中，需要保证责权分明，保证不会出现相互推诿的问题，可以对文件精神进行快速执行与贯彻，顺利完成布置的工作内容。此外，批办意见也需要在相应的栏目中进行清晰公正的批示，并把批办人的姓名和日期进行签注。在送批文件过程中，有时领导会由于工作繁忙，阅文时间相对较长，这时需要及时提醒领导，进而加快文件的运转速度。在收文办理工作中，承办也是非常关键的环节，公文只有经过承办，才具有自身的价值和意义，企业承办部门的承办效率对公文办理的效率有着直接的影响。因此，承办部门在收到公文以后，需要对文件内容进行研究，对领导的批办意见进行领会，然后结合公文的轻重缓急来逐一贯彻落实。并且，相关人员需要对公文交办的相关法律法规进行熟悉和掌握，结合领导的批办意见及时进行办理，不要出现推诿和延误的情况。此外，需要在规定的时间内，办理完公文。紧急公文需要严格根据时限要求进行办理，通常情况下一般公文保证在3个工作日内办理完成，并在阅办单上注明办理意见。在处理完公文以后，需要把公文及时返回到办公室，由相关人员进行归档。
（四）提升公文传阅的高效性。在公文进行传阅时，需要把文书工作人员作为中心点，尽可能防止出现传阅部门的横向传阅，这样容易出现文件泄密和失控。想要保证公文尤其是带密公文办理和查询的方便性，文书工作人员需要及时提醒公司领导与承办部门的公文管理人员，把公文横向传阅的弊端告诉大家，使大家可以形成良好的办文习惯。在把文件送给公司领导进行批阅时，如果文件属于急件，可以结合实际情况，先送到承办单位进行阅办，然后再送到领导手中进行批阅。在把公文送到承办部门进行阅办时，需要坚持先主办、后协办，先阅办、后阅知的原则。此外，在收文办理工作中，需要严格遵守交接登记制度，以便于及时催收公文，避免公文丢失。
三、结束语
总而言之，在新时代背景下，在企业管理中，优化公文收文工作流程是非常重要的，不仅可以有效提升管理质量和水平，还可以有效提升相关人员的依法行政履职能力。因此，在实际工作中，相关人员需要严格遵守工作制度，不断提升自身的业务知识水平和责任感，并且需要锻炼自身的沟通协调能力，进而更好地实现公文收文工作流程的优化，把收文办理工作做的有条不紊，最终实现提升企业管理水平的目的，促进企业长期稳定发展。
【参考文献】
[1]宋娟.企业公文管理信息化建设的有效路径探讨[J].企业改革与管理，2018，330（13）：39+122.
[2]沈真.公文管理系统优化模型的应用[J].科技与企业，2016（7）：102-103.
[3]姜春梅.谈企业公文处理工作中存在的问题和对策[J].环球市场，2016（30）：21.
[4]严昀.浅谈公文收发处理规范化流程[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2015（11）：135.
[5]周静.对加强收发文管理工作的几点认识[J].数字通信世界，2016（4）.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15141251.htm
