高校科研经费跨部门协同管理模式探讨
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[摘 要]高校科研经费管理工作中的部门间协作问题逐渐显现，内部环境亟待改善。高校应建立科研经费跨部门协同管理长效机制，提升高校科研经费管理水平，最终提高科研经费使用效益。基于此，本文首先分析了高校科研经费管理的概念，进而分析了高校科研经费管理的环境，最后分析了高校科研经费协同管理的措施。
[关键词]高校；科研经费管理；协同管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.02.014
[中图分类号]G644 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2019）02-00-02
0 引 言
高校作为科研的中坚力量在国家“科教兴国”战略中起着举足轻重的作用，近年来高校的科研经费大幅增长。同时，高校科研经费的管理要求也越来越严格，高校科研经费管理中的部门协作问题也逐渐显现。针对高校科研经费多、种类繁、要求高、审计严的共性问题，以科研经费跨部门协同管理为指导，通过完善管理体制，有助于推进我国高校科研经费管理的相关性、合理性及规范性，以充分调动科研人员的创造性及积极性，提高高校科研经费的使用效率及管理水平，促进高校科学研究事业实现可持续发展。
1 高校科研经费管理概述
科研经费泛指各种用于发展科学技术事业而支出的费用。科研经费通常由政府、企业、民间组织、基金会等通过委托方式或者对申请报告的筛选来分配，用于解决特定的科学和技术问题。
目前，高校科研经费管理大多采用传统的职能制分工组织形式。18世纪70年代，亚当·斯密提出的分工理论极大地促进了经济社会的发展，之后人们发现单纯依靠分工提升效率很快难为继，分工理论陷入困境。德国物理学家赫尔曼·哈肯（Herman Haken）在20 世纪70 年代的协同学（Synergetics）中提出了协同概念。协同学是研究各种由大量子系统组成的系统在一定条件下，通过子系统间的协同作用，在宏观上呈有序状态，形成具有一定功能的自组织结构机理的学科。高校科研经费管理未来的发展趋势就是协同管理，高校科研管理应充分发挥各职能部门的协同配合作用，并形成高校科研经费跨部门协同管理长效机制，提升高校科研经费管理水平，最终提高科研经费使用效益。
2 高校科研经费管理环境
2.1 高校科研经费管理外部环境
高校科研经费管理外部环境（External Environment）是对高校科研经费管理外部政治环境、社会环境、技术环境、经济环境等的总称。随着科研管理政策放宽、科研经费投入增加、信息技术创新，高校科研经费管理外部环境进一步优化。
2.1.1 科研管理政策放宽
2006年，国家发布了《国家中长期科学和技术发展规划纲要（2006-2020年）》旨在促进我国科学技术创新发展。“十一五”以来，国家更加强了科研经费分类，增加了间接成本，有效调动了科研人员的积极性。2014年，国务院发布的《关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》改进了项目管理流程，加大绩效激励力度、取消劳务比例限制，坚持放、管、服、落结合，让科研人员潜心研究，在科研、财务、采购等各方面为激发科技创新创造了良好的制度环境。
2.1.2 科研经费投入增加
研究与试验发展（R&D）经费指全社会在统计年度内实际用于基础研究、应用研究和试验发展的经费支出。根据国家统计局2012-2016年全国科技经费投入统计公报，2012-2016年我国研究与试验发展经费逐年稳步上升，其中2013年的研究与试验发展经费占国内生产总值的比重首次突破2%，2016年高校研究与试验发展经费投入首次突破千亿元，如表1所示。随着科研投入不断增加，亟待提升高校科研经费管理水平。
2.1.3 信息技术创新
以“互联网+”为载体、以ERP、GPS、RFID等为呈现的现代信息技术，有力拓展了人与人之间的信息交流，提高了人们的工作、学习、生活的效率。信息技术的应用实现了数据和信息有秩序的传递和流通，推动了部门的横向融合，使部门间的沟通更加高效、便捷。
2.2 高校科研经费管理内部环境
高校科研经费管理内部环境（Interior Environment）是指高校科研经费管理内部的物质、文化环境的总和。高校科研经费管理内部环境主要存在高校组织结构老化、部门沟通困难、缺少跨职能部门和信息孤岛严重等问題。
2.2.1 组织结构老化
高校组织管理结构绝大多数属于按分工理论组成的职能制组织机构，即按科研经费管理方向的不同形成若干横向不相联的职能部门，如科技处、财务处、资产处、课题组等。这种组织机构虽能发挥职能机构的专业管理作用，却把贯穿整个系统部门的完整流程分割成了若干单独的流程，导致管理工作难以连贯。
2.2.2 部门沟通困难
在高校传统的职能制组织结构中，部门间的交流呈断链性，各职能部门对工作的要求难以统一，数据难以共享。科研人员的相关材料往往在上一个职能部门通过，又需在下一个职能部门重新审核；在上一个职能部门填写的数据，又需在下一个职能部门重新填写。部门之间沟通甚少，出现了信息扭曲和执行不良等情况。
2.2.3 缺少跨职能部门
科研经费管理在各职能部门中进行艰难流转，由于缺少跨职能部门及协同管理，当过程中出现问题时，各职能部门往往相互推诿，造成科研人员成了部门沟通的“人肉”传令兵，大大降低了科研经费管理工作的效率及水平，严重挫伤了科研人员的科研积极性。
2.2.4 信息孤岛严重
目前，大多数高校已建立多套与科研经费管理相关的信息系统，包括科研管理系统、财务报销系统、资产采购系统等，但是各系统分属于不同的管理部门，没有统一标准，难以实现数据共享与交互。首先，科研经费管理各职能部门的信息系统仅针对本部门职能所设，没有按照科研经费管理的流程进行上下部门链接；其次，各职能部门内部信息系统也未实现整体管理过程链接。以上问题导致高校科研经费管理形成一群各自独立、信息冗余、难以链接的信息孤岛。 由此可见，近年来高校科研经费外部环境持续向好，而糟糕的内部管理环境却亟待改进，传统的组织形式、孤立的信息平台使高校科研经费管理举步维艰，因此高校科研经费跨部门加强协同管理显得尤为迫切及重要。
3 高校科研经费协同管理措施
3.1 革新组织机构，建立跨部门协同工作组
高校应落实科研经费管理三级管理体系，在放管服政策指导下，通过联合一级管理层，充分利用二级管理层，调动三级管理层的积极性，从而形成高校科研经费跨部门协同管理机制，以不断提高管理水平，如图1所示。
对于一级管理层进行协同联合。首先，加强各职能部门的沟通与交流，建立协调机制，减少工作中的矛盾，降低科研经费管理过程中的时间成本和物质成本，为正常开展科研活动创造良好的环境；其次，参照政府管理的“综合行政服务中心”“一步式办公”等方式，以高校科研经费管理中涉及的科技、财务、资产、采购等多部门，建立高校科研经费管理跨部门协同管理中心。
对于二级管理层进行充分利用。二级的院系管理层本来就是一个微缩的高校科研经费管理中心，主要缺少的是权力和专业两方面的支撑。首先，管理重心下移是当前我国高校内部管理体制改革的核心，管理权限下放改革的核心是校一级权限部门向院级放权。其次，应设立院级科研经费管理人员，通过加强专业知识培训，形成专业高效的科研经费管理团队。
对于三级管理层积极调动。高校应通过加强管理、优化流程、提高绩效等方法，充分调动科研工作者的积极性，使科研工作者将更多的精力放在科学研究上。
3.2 完善制度建设，配套统一流程管理
高校应在打破科研经费管理传统组织形式、建立跨部门多层次协同管理模式的基础上，重新梳理科研经费管理制度，形成适应跨部门的协同管理模式，含财务预算、项目采购、资产管理、经费核算、项目管理、绩效评价和监督监察的科研经费管理制度。同时，高校应在统一科研经费管理制度的基础上梳理、优化流程，形成一整套高校科研经费管理制度及流程。
3.3 利用現代信息技术，构建协同管理平台
高校应以现有的科研管理系统为基础，统一规划、集约展现，构建项目申请、预算执行、项目采购、资产管理等全方位一体的协同管理平台。同时，高校科研经费管理各方要实时掌握、控制项目情况，确保项目研究与经费支出同步，保证数据的流转流畅及真实，将事后的被动管理转化为事前的主动管理，实现对科研经费使用的全过程动态管理。
主要参考文献
[1]康翠萍.问题与对策：我国高校科研政策规范现实分析[J].现代教育管理，2011（8）.
[2][美]理查德·L·达夫特.组织理论与设计[M].王凤彬，译.大连：东北财经大学出版社，2002.
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