大数据时代下的高校人事档案管理中的挑战及应对途径探讨
来源:用户上传
作者:
摘 要：在科学技术推动下，我国已经进入网络信息化时代，提高数据信息的搜集、处理能力尤为重要。高校作为人才培养的重要主体，做好人事档案管理工作尤为重要。本文以高校人事档案管理为核心，简单对大数据时代的含义、特点进行论述，并重点探讨大数据时代下高校人事档案管理中面临的挑战，并提出应对途径。
关键词：大数据时代;人事档案管理;挑战;途径
对于高校而言，大数据为其提供了发展机遇的同时，也使其面临着较大的挑战。高校人事档案管理是高校开展日常管理工作的关键，提高人事档案管理有利于高校工作的顺利实施，对于提高高校管理效率具有重要意义。在大数据时代下，高校应该把握机遇，紧跟时代发展步伐，借助网络信息化技术实现高校人事档案管理水平的全面提升。
一、大数据时代的涵义
（一）含义
大数据（big data），来自于IT行业专业术语，主要是指在数据搜集、管理、处理过程中难以采用普通信息工具完成，需要建立在新处理模式基础上实现的数据处理，新处理模式在洞察力、决策力、优化力方面较强，可以实现信息资产的高效、多样、海量处理。
（二）特点
从大数据含义可知，主要是运用新处理模式实现的数据处理，其特点主要表现为这几方面：
首先，大数据的核心特点是数据信息量大。随着科技发展，计算机的运算能力大幅提升，与之对应的信息储存量也相应提升，在现有阶段，常见计算机存储计量单位为TB（1TB=1024GB），对于商业公司而言，其计算机硬板储备量一般以EB作为单位（1EB=1048576TB）由此可见，现有计算机数据储备量是非常大的，同时数据处理、交换水平也大幅提升，能够实现对数据的海量处理，这是之前计算机所难以达到的。
其次，数据类型多元化。在网络信息时代，数据类型呈现多元化趋势，不仅包括日志、图片等信息，还包括视频、音频等内容，数据类型不同对计算机处理要求是不同的，需要更高的处理器来满足多元数据信息的处理需求。
再次，有效数据相对较少。尽管数据量大幅增加，但是数据价值却并未提升，相反数据平均价值性却呈下降趋势，这就导致必须要通过数据处理技术来对海量信息进行处理，并从中找出具有价值的信息，这对系统要求较高，需要利用大数据技术予以挖掘。
最后，数据处理效率高。在大数据时代，尽管数据量大，但是数据信息处理技术较强，用户能够根据自我需求，快速找到适合自己要求的数据信息，在数据处理效率方面更快。这是传统数据处理技术所难以达到的。
此外，数据真实性也是大数据的主要特点，所有数据通过网络技术能够进行追踪，在确保数据安全性、真实性方面具有重要作用，能够有效提高数据的价值性。
二、大数据时代下高校人事档案管理面临的挑战
（一）人事档案数据搜集方面遇到的挑战
基础数据搜集是高校人事档案管理的重要内容，也是实现数据信息有效管理的基础前提。高校数据信息相对较多，学生、职工数据信息均需要进行搜集、管理，人事档案信息类型包括三个层面：首先，对现有教职工信息数据的搜集管理，这部分教职工是高校开展日常教学工作的核心，需要重点管理;其次，离职教职工的信息管理，在市场经济环境下，教师与学校之间也属于合同关系，教师可以根据自我发展、规划选择合适的高校参与工作，因此，离职教师档案在高校人事档案中也占据很大一部分，需要做好管理;再次，退休教职工数据信息管理，这部门教职工为高校教育事业做出了巨大贡献，退休后依然享有相应的福利待遇，高校需要做好管理。
根据高校人事档案特点可知，信息数据类型相对多元，而且数据量大，而多数高校在档案管理中依然采取传统管理模式，将纸质档案作为核心，这就导致数据信息在搜集、处理当中效率较低，制约了高校人事档案管理的发展。高校想要实现数据化管理任务相对艰巨。
（二）档案管理方面遇到的挑战
档案管理是档案信息价值有效发挥的重要途径，从目前来看，高校在人事档案管理中依然采用的是传统管理模式，在档案查询、管理过程中，人工查阅是主要模式，这种模式效率较低，而且管理质量相对有限。人事档案是对个人过往的有效记录，数据的准确性能够帮助档案使用者更好地了解这个人的状况，同时，也可以根据一个人的现有情况对其数据信息进行补充。在大数据时代，传統档案管理模式难以满足现代发展需求，需要加强大数据技术的投入力度，通过信息技术对档案进行转化，构建电子档案来实现对数据信息的高效管理。对于高校而言，如何通过信息技术实现档案管理是其目前面临的主要挑战。
（三）档案服务方面遇到的挑战
档案管理人员是档案服务的主体，其服务理念关系着服务的最终水平，从目前来看，高校档案管理人员并未意识到档案服务的重要性，服务意识相对薄弱，服务主观能动性不足，很多服务人员在档案服务中相对被动，这也导致人事档案难以发挥最大利用价值。在大数据时代，高校人事档案管理人员服务理念已经难以适应高校发展需求，制约了高校档案的利用率，这也成为高校档案管理面临的主要挑战之一。
三、大数据时代下高校人事档案管理的优化途径
（一）实现人事档案管理模式的不断优化
人事档案管理机制决定着档案管理效率，所以，在人事档案管理活动中必须要重视档案管理机制的优化。尽管，在现阶段高校构建有对应的人事档案管理机制，但是这些机制是在传统管理模式下所形成的，难以适应大数据时代的发展需求，很多机制在实践当中难以运用，而且问题较为突出。因此，对现有档案管理模式实施优化迫在眉睫。首先，要构建完善的管理机制，明确管理人员的职责，切实保障各项制度措施能够有效落实;其次，在实践当中对人事档案管理模式进行检测，及时发现其存在的不足，并进行优化，使其更好地满足现实发展需求;再次，提高人事档案人员管理素质，使其具备信息化管理水平，实现档案管理效率的全面提升。 （二）完善信息管理机制，对数据库实施优化
在大数据时代，数据信息是相对庞大的，这就需要对信息管理机制进行完善，提高信息管理效率。数据信息处理是在数据库的辅助下所实现的，数据库也是数据保存的重要环节，所以，优化数据库至关重要。第一，做好人事档案信息的保密工作，人事档案信息涉及个人信息，因此，在数据处理过程中必须要保密。对于个人录入内容，要实行开放处理，让个人能够及时查阅自己录入的数据信息，并对信息进行完善，确保档案数据的真实性、完整性。第二，加强对人事档案管理的重视度。想要提高人事档案管理的信息化管理水平，就必须要转变管理人员思想意识，提高对档案管理的重视度。高校可以通过宣传、培训的方式来增强档案管理人员的重视度，不断完善自我管理能力，更好满足人事档案管理需求。
（三）构建完善的人事档案的信息化管理体系
在大数据时代，高校必须要紧跟时代发展步伐，推进人事档案管理的信息化建设，构建一个完善的数字化档案管理中心，以实现档案管理的信息化建设。首先，要完善基础设备，在网络、计算机方面加大投入力度，同时要引进或者构建高效的人事档案信息管理系统;其次，要加强人事档案管理人员的核心素养，通过培训或者人才引入来将传统档案转化为数字化档案，提高档案的利用率;再次，要做好信息数据上传的监管工作，确保初始数据传输的准确性、完整性、规范性，以更好满足系统处理需求。最后，信息搜集、管理在人事档案信息化中作用显著，必须要对这些内容进行规范。对于高校而言，人事档案管理较为复杂，需要部门之间相互协作，确保整个网络体系的有效构建，要通过部门配合来确保基础数据信息的有效录入，保障人事档案数据的完整性。
此外，人事档案管理的主要目的之一是满足高校的使用需求，因此，在档案信息使用方面必须要制定统一规范的标准，提高使用效率。在大数据模式下，实现数据的预测、发现才是最终目的，对于人事档案管理而言，不仅要有效满足教职工信息检索需求，而且要提高服务效率，提高档案的利用价值。尤其是在激烈的市场竞争中，人才是关键，高校必须要充分利用人事档案信息，挖掘人才，重用人才，为高校发展储备更多的人才，实现高校的长远发展。
四、结语
在大数据时代，信息能够产生价值，如何提高数据利用率，发挥数据价值是市场各主体所探索的主要内容。对于高校而言，通过人事档案信息化管理的优化，能够更好挖掘人才、培养人才、吸纳人才，实现高校教育工作的全面提升。因此，在高校人事档案管理中，构建科学完善的人事管理体系尤为关键。本文在研究中，以大数据作为背景，探究了现有阶段高校人事档案管理发展中面临的挑战，并根据挑战为其制定了优化策略，希望能够为高校人事档案管理水平的提升提供参考依据。
参考文献：
[1]朱舒然.高校人事档案数字化转型的问题与策略[J].山西档案，2018（05）.
[2]杨碧倩.大数据背景下高校人事档案管理面临的挑战及策略[J].管理观察，2018（10）.
[3]趙子叶.基于大数据思维下对高校人力资源管理的人事档案信息化建设的探讨[J].品牌研究，2018（05）.
[4]郑玮玮.大数据时代下的高效人事档案管理面临的机遇、挑战及应对途径分析[J].现代化管理与创新，2018（04）.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15209397.htm
