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大数据时代下的高校人事档案管理中的挑战及应对途径探讨

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  摘  要:在科学技术推动下,我国已经进入网络信息化时代,提高数据信息的搜集、处理能力尤为重要。高校作为人才培养的重要主体,做好人事档案管理工作尤为重要。本文以高校人事档案管理为核心,简单对大数据时代的含义、特点进行论述,并重点探讨大数据时代下高校人事档案管理中面临的挑战,并提出应对途径。
  关键词:大数据时代;人事档案管理;挑战;途径
  对于高校而言,大数据为其提供了发展机遇的同时,也使其面临着较大的挑战。高校人事档案管理是高校开展日常管理工作的关键,提高人事档案管理有利于高校工作的顺利实施,对于提高高校管理效率具有重要意义。在大数据时代下,高校应该把握机遇,紧跟时代发展步伐,借助网络信息化技术实现高校人事档案管理水平的全面提升。
  一、大数据时代的涵义
  (一)含义
  大数据(big data),来自于IT行业专业术语,主要是指在数据搜集、管理、处理过程中难以采用普通信息工具完成,需要建立在新处理模式基础上实现的数据处理,新处理模式在洞察力、决策力、优化力方面较强,可以实现信息资产的高效、多样、海量处理。
  (二)特点
  从大数据含义可知,主要是运用新处理模式实现的数据处理,其特点主要表现为这几方面:
  首先,大数据的核心特点是数据信息量大。随着科技发展,计算机的运算能力大幅提升,与之对应的信息储存量也相应提升,在现有阶段,常见计算机存储计量单位为TB(1TB=1024GB),对于商业公司而言,其计算机硬板储备量一般以EB作为单位(1EB=1048576TB)由此可见,现有计算机数据储备量是非常大的,同时数据处理、交换水平也大幅提升,能够实现对数据的海量处理,这是之前计算机所难以达到的。
  其次,数据类型多元化。在网络信息时代,数据类型呈现多元化趋势,不仅包括日志、图片等信息,还包括视频、音频等内容,数据类型不同对计算机处理要求是不同的,需要更高的处理器来满足多元数据信息的处理需求。
  再次,有效数据相对较少。尽管数据量大幅增加,但是数据价值却并未提升,相反数据平均价值性却呈下降趋势,这就导致必须要通过数据处理技术来对海量信息进行处理,并从中找出具有价值的信息,这对系统要求较高,需要利用大数据技术予以挖掘。
  最后,数据处理效率高。在大数据时代,尽管数据量大,但是数据信息处理技术较强,用户能够根据自我需求,快速找到适合自己要求的数据信息,在数据处理效率方面更快。这是传统数据处理技术所难以达到的。
  此外,数据真实性也是大数据的主要特点,所有数据通过网络技术能够进行追踪,在确保数据安全性、真实性方面具有重要作用,能够有效提高数据的价值性。
  二、大数据时代下高校人事档案管理面临的挑战
  (一)人事档案数据搜集方面遇到的挑战
  基础数据搜集是高校人事档案管理的重要内容,也是实现数据信息有效管理的基础前提。高校数据信息相对较多,学生、职工数据信息均需要进行搜集、管理,人事档案信息类型包括三个层面:首先,对现有教职工信息数据的搜集管理,这部分教职工是高校开展日常教学工作的核心,需要重点管理;其次,离职教职工的信息管理,在市场经济环境下,教师与学校之间也属于合同关系,教师可以根据自我发展、规划选择合适的高校参与工作,因此,离职教师档案在高校人事档案中也占据很大一部分,需要做好管理;再次,退休教职工数据信息管理,这部门教职工为高校教育事业做出了巨大贡献,退休后依然享有相应的福利待遇,高校需要做好管理。
  根据高校人事档案特点可知,信息数据类型相对多元,而且数据量大,而多数高校在档案管理中依然采取传统管理模式,将纸质档案作为核心,这就导致数据信息在搜集、处理当中效率较低,制约了高校人事档案管理的发展。高校想要实现数据化管理任务相对艰巨。
  (二)档案管理方面遇到的挑战
  档案管理是档案信息价值有效发挥的重要途径,从目前来看,高校在人事档案管理中依然采用的是传统管理模式,在档案查询、管理过程中,人工查阅是主要模式,这种模式效率较低,而且管理质量相对有限。人事档案是对个人过往的有效记录,数据的准确性能够帮助档案使用者更好地了解这个人的状况,同时,也可以根据一个人的现有情况对其数据信息进行补充。在大数据时代,传統档案管理模式难以满足现代发展需求,需要加强大数据技术的投入力度,通过信息技术对档案进行转化,构建电子档案来实现对数据信息的高效管理。对于高校而言,如何通过信息技术实现档案管理是其目前面临的主要挑战。
  (三)档案服务方面遇到的挑战
  档案管理人员是档案服务的主体,其服务理念关系着服务的最终水平,从目前来看,高校档案管理人员并未意识到档案服务的重要性,服务意识相对薄弱,服务主观能动性不足,很多服务人员在档案服务中相对被动,这也导致人事档案难以发挥最大利用价值。在大数据时代,高校人事档案管理人员服务理念已经难以适应高校发展需求,制约了高校档案的利用率,这也成为高校档案管理面临的主要挑战之一。
  三、大数据时代下高校人事档案管理的优化途径
  (一)实现人事档案管理模式的不断优化
  人事档案管理机制决定着档案管理效率,所以,在人事档案管理活动中必须要重视档案管理机制的优化。尽管,在现阶段高校构建有对应的人事档案管理机制,但是这些机制是在传统管理模式下所形成的,难以适应大数据时代的发展需求,很多机制在实践当中难以运用,而且问题较为突出。因此,对现有档案管理模式实施优化迫在眉睫。首先,要构建完善的管理机制,明确管理人员的职责,切实保障各项制度措施能够有效落实;其次,在实践当中对人事档案管理模式进行检测,及时发现其存在的不足,并进行优化,使其更好地满足现实发展需求;再次,提高人事档案人员管理素质,使其具备信息化管理水平,实现档案管理效率的全面提升。   (二)完善信息管理机制,对数据库实施优化
  在大数据时代,数据信息是相对庞大的,这就需要对信息管理机制进行完善,提高信息管理效率。数据信息处理是在数据库的辅助下所实现的,数据库也是数据保存的重要环节,所以,优化数据库至关重要。第一,做好人事档案信息的保密工作,人事档案信息涉及个人信息,因此,在数据处理过程中必须要保密。对于个人录入内容,要实行开放处理,让个人能够及时查阅自己录入的数据信息,并对信息进行完善,确保档案数据的真实性、完整性。第二,加强对人事档案管理的重视度。想要提高人事档案管理的信息化管理水平,就必须要转变管理人员思想意识,提高对档案管理的重视度。高校可以通过宣传、培训的方式来增强档案管理人员的重视度,不断完善自我管理能力,更好满足人事档案管理需求。
  (三)构建完善的人事档案的信息化管理体系
  在大数据时代,高校必须要紧跟时代发展步伐,推进人事档案管理的信息化建设,构建一个完善的数字化档案管理中心,以实现档案管理的信息化建设。首先,要完善基础设备,在网络、计算机方面加大投入力度,同时要引进或者构建高效的人事档案信息管理系统;其次,要加强人事档案管理人员的核心素养,通过培训或者人才引入来将传统档案转化为数字化档案,提高档案的利用率;再次,要做好信息数据上传的监管工作,确保初始数据传输的准确性、完整性、规范性,以更好满足系统处理需求。最后,信息搜集、管理在人事档案信息化中作用显著,必须要对这些内容进行规范。对于高校而言,人事档案管理较为复杂,需要部门之间相互协作,确保整个网络体系的有效构建,要通过部门配合来确保基础数据信息的有效录入,保障人事档案数据的完整性。
  此外,人事档案管理的主要目的之一是满足高校的使用需求,因此,在档案信息使用方面必须要制定统一规范的标准,提高使用效率。在大数据模式下,实现数据的预测、发现才是最终目的,对于人事档案管理而言,不仅要有效满足教职工信息检索需求,而且要提高服务效率,提高档案的利用价值。尤其是在激烈的市场竞争中,人才是关键,高校必须要充分利用人事档案信息,挖掘人才,重用人才,为高校发展储备更多的人才,实现高校的长远发展。
  四、结语
  在大数据时代,信息能够产生价值,如何提高数据利用率,发挥数据价值是市场各主体所探索的主要内容。对于高校而言,通过人事档案信息化管理的优化,能够更好挖掘人才、培养人才、吸纳人才,实现高校教育工作的全面提升。因此,在高校人事档案管理中,构建科学完善的人事管理体系尤为关键。本文在研究中,以大数据作为背景,探究了现有阶段高校人事档案管理发展中面临的挑战,并根据挑战为其制定了优化策略,希望能够为高校人事档案管理水平的提升提供参考依据。
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