财务共享模式下内部控制的思路探讨

来源:用户上传      作者:

　　摘要 在经济一体化背景下，我国各行业迎来迅速发展的机遇，但企业财务成本支出高等问题也愈发严重。共享服务理念的传播使越来越多的企业认识到财务共享对企业发展的重要作用，而日渐成熟的信息技术也为建立财务共享中心提供技术支持。企业纷纷建立财务共享中心，使内部控制建设问题得到进一步凸显。本文以Z公司为例，探析财务共享模式下企业的内部控制现状，并提出相应的内部控制体系建设思路。
　　关键词 财务共享模式;内部控制;企业
　　一、财务共享模式概述
　　财务共享模式是指在集团企业中，将分散于各业务单位，重复性高，易于标准化的财务业务进行流程再造与标准化，集中整合到企业总部（财务共享中心）统一进行处理。财务共享模式的实行，有利于集团企业加强对成员单位的统一管理，全面整合企业各项财务资源，实现提升社会效益和经济效益的目的，促进企业最大化价值的实现[1]。
　　二、财务共享模式下企业内部控制现状
　　（一）缺乏内部环境
　　内部环境是企业内部控制的基础，在整个内部控制框架中具有重要作用。企业建立财务共享中心后，相对应的机构设置和权责分配未能及时得到调整，因此可能会出现岗位遗漏或重叠、交叉任职、业务流程的审批权限不明确等问题，从而使权力与责任不能落实到相对应的各责任单位，不利于提升管理效能，不能保证信息渠道的通畅。
　　（二）风险评估不到位
　　在财务共享模式建设的初始阶段和过渡阶段，由于企业财务管理结构的深入改革，内部大部分财务核算人员归集至财务共享中心，财务触角收缩。财务人员与企业的业务管理呈分离状态，与业务部门的交流不足，对业务管理的实际情况不了解，导致企业业务管理活动中的成本支出等缺乏严格管控，面临业财分离的风险。财务共享模式将同类的业务汇总，统一处理某一项财务工作，大量重复性工作会导致基层财务人员形成固定思维，工作积极性降低，从而提升人员操作风险。财务共享中心系统高度依赖信息技术，对信息技术的高度依赖，在带来好处的同时，也因互联网的信息公开使企业面临信息泄露的威胁。例如，企业的财务共享中心信息系统安全防护薄弱，可能会受到人为攻击，导致内部关键信息被篡改或窃取，使企业遭受较大的经济损失。
　　（三）控制活动落后
　　随着财务共享模式的建立，原有的业务流程及操作规程已不再适用于财务共享中心，其不合理性导致财务共享中心无法提供高质量的财务服务，企业的经营效益也会受到影响。因此，财务共享后的流程再造、流程风险管理的重要性随之凸显。授权管理是内部控制活动的关键，在财务共享模式的影响下，企业组织结构的设置及员工在组织中所处的位置发生变化，而新的授权管理制度未得到及时的修订，可能导致部分权力失去制约而给企业带来损失。
　　（四）信息沟通得不到保障
　　财务共享模式建立初期，传递的信息存在失真、不全的情况。业务部门上传各类凭证时，仅仅传递涉及财务信息的部分，而不对财务资料的完整性负责，上传的资料也可能存在虚假、不真实的问题。本文研究的Z公司业务模式相对较多，企业内部各个经营业务执行对应的合同标准具有明显差异，业务复杂，传递的部分财务信息往往出现遗漏，还存在偶尔因不能及时得到原始凭证而上传虚假资料的情况，影响了企业财务系统的正常运行，导致管理层的决策出现问题。共享模式的建立，虽然有利于整合企业资源、提升业务处理效率，但是系统中缺少财务人员与相关业务人员的沟通渠道，导致责任单位和业务环节之间的沟通制度不够完善。
　　三、财务共享模式下企业内部控制体系管理策略
　　（一）优化人才培训绩效考核体系
　　在财务共享模式下，企业要优化人才培训绩效考核体系，并加强内部控制理念教育，在企业内部创造良好的内部控制环境。在实际工作过程中，企业要積极聘请业务水平较高的专业人员组建财务共享团队，加强对工作人员的理念教育与技能培训，提升财务共享人员的综合素质及内部控制理念。另外，辅以健全的奖惩机制，加大奖惩力度激发员工的工作热情与潜能，促使其提升业务水平和知识应用创新能力。同时，企业需健全绩效评估体系，将绩效评价流程与共享流程相结合，并融合企业发展目标，真实反映财务人员的工作质量。在财务共享模式下，企业可通过平衡记分卡实施绩效考核。在这一过程中，绩效考核指标需满足定量与定性衡量结合、过程性描述结合结果性描述的要求，在反映企业现状的同时，具备一定的预测性。例如，Z公司的绩效指标体系包括财务指标（如费用预算增长率、雇员成本占总成本比例等）、客户指标（客户有效投诉率、业务操作错误率等）、内部指标（报表按时到达率、付款业务处理效率等）、学习指标（职员流失率、考勤登记率、责任意识考核指标等）四类。
　　（二）流程再造与优化
　　由于原来分、子公司的财务组织已经取消，原有流程的不合理将导致共享中心的服务效率低，内部控制制度不能有效执行，尤其难以做到事前控制。在财务共享模式的支持下，企业的流程管理势必发生较大的转变，财务共享中心需重新构建和优化符合共享中心的工作流程。通过流程和技术标准化减少冗余过程，建立健全企业费用管理、AP自动化、财务共享影像系统、发票管理、供应商管理、电子报账、开票自动化等管理流程。在财务流程标准化、模块化的基础上，实现财务数据业务化与数据全程共享，进而集成财务信息系统[1]。
　　另外，为了保证基于财务共享模式的流程管理能够真正发挥作用，提升内部控制的执行效率，Z公司根据自身的实际情况编制了《财务共享服务中心财务工作规范指南》，并且重新规划了财务共享模式下财务内部控制的标准要求，建立了较为全面的财务管理体系。统一的规范处理、统一的执行标准，全面提升了企业的财务管理能力，内部控制和风险规避从而得到有效实施。
　　（三）创新财务共享中心内部控制信息系统
　　第一，面对目前共享模式下业务部门上传信息不全、不真的现状，企业可以对部分重要数据的录入，设定系统自动审核与人工复核，确保信息的安全与精准[2]。通过连接和数字化改造，实现财务与业务的实时连带，构建满足内部控制要求的流程。不仅把前端销售、物流线上化，而且将后端的财务、采购、内部资源配置与前端的新模式进行匹配，以便获取完整的财务资料。其次，将财务授权和费用标准内置于共享中心系统，由系统自动判断和控制，减少人为操纵因素，实现内部控制。通过集团财务核算管理，实现对成员单位业务的全方位监控管理。通过信息化平台对费用预算进行全面跟踪管理，实现费用预算、申请和报销的全流程跟踪和管控，消除预算控制盲区。第二，针对运营中存在的信息安全风险，企业要加强财务共享中心信息系统的维护与升级，并依照业务及治理结构的变动实施风险评估，构建风险应对数据库。在这一环节中，企业要建立系统定期维护制度及临时维护标准，如在季度末披露财务信息或财务共享系统因业务需求处理大量数据时，技术团队依据标准定期或临时维护系统，并依据企业管理章程升级维护系统的自动审核功能。同时，技术团队还需进一步扩大共享中心的规模，为企业的业务拓展提供技术支持。
　　（四）建立财务共享内部监督机制
　　企业应当建立内部控制监督制度，明确内部审计机构的审计和监督范围，明确监督流程、应用方式以及需遵循的原则标准。同时，完善内部审计机构的各项职责权限在财务共享中心中的设置和规定，明确内审部门向领导层负责，确保内部审计的权威性与独立性。另外，无论是企业还是共享中心出现重大问题，都可能导致内部控制产生缺陷。因此，应建立共享、联动的应急预案机制，进一步优化完善财务管理各个环节中的部门职责和岗位职责，确保在相关系统瘫痪或发生重大风险事项后，内部控制仍然能够有效实施。
　　四、结语
　　在财务共享模式下，企业的内部控制管理面临着严峻的挑战。企业应高度重视财务共享模式的优化，深入分析问题产生的原因，不断明确企业财务共享模式下内部控制体系的建设思路，以推动企业的健康发展。
　　（作者单位为紫光数码<苏州>集团有限公司）
　　参考文献
　　[1] 刘莉.财务共享模式下企业内部控制研究[J].财会学习，2018（30）：242-243.
　　[2] 朱斌.财务共享模式下内部控制新问题及其对策[J].冶金财会，2018（2）：48-53.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15322644.htm