浅谈货币资金的内控管理
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作者: 王 珍
摘 要:货币资金是我们每个企业资产的重要组成部分,是流动性最强的资产,也最容易出现问题,每个企业应特别重视货币资金的管理和控制。因此,从加强货币资金内部控制的必要性入手,强化货币资金的内部控制,寻求货币资金内部控制的有效途径,才能防范资金风险。
关键词:货币资金 内部控制 企业资产
中图分类号:F830.45 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)07-139-01
一、加强货币资金内控管理的必要性
1.货币资金,就是企业所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。没有钱,就不能组织、扩大再生产;没有钱,就发不出工资、福利。管好自己的钱既是保“命”、保生存、保发展的客观需要,也是义不容辞的责任和义务。
2.货币资金作为标准的支付手段,其主要特点是具有可接受性和最强的流动性,可以不受任何限制地立刻用于购买物资、支付有关费用、偿还债务。由于货币资金是社会一般财富的代表,是唯一能够转化成其他任何类型资产的资产,所以极易被盗窃、挪用、短缺或发生其他舞弊行为。货币资金的流动是否合理和恰当,对企业的资金周转和经营成败影响极大。加强对货币资金的管理和核算,对于保护企业和国家财产的安全和完整,稳定金融市场秩序,维护财经纪律,促使单位管好、用好货币资金具有十分重要的意义。
二、货币资金会计控制的要点
由于货币资金具有高度的流动性,加之货币资金也是最容易被贪污、偷窃或挪用的资产。因此,从会计控制角度看,为进一步保证单位货币资金的安全、完整,应把握好以下几个要点:
1.把好货币资金支出关。常言道,节流等于开源。因此,控制非法和不合理的资金流出,等于为单位带来了等量资金流入。一个持续经营的企业每天若干笔资金的支付,要保证支出合法、合理,要做到“四审四看”。即:一是审支付申请,看是否有理有据;二是审支付程序,看审批程序、权限是否正确,审批手续是否完备;三是审支付复核,看复核工作是否到位;四是审支付办理,看是否按审批意见和规定程序、途径办理,出纳人员是否及时登记现金和银行存款日记账。
2.把好现金盘点关。现金是流动性最强的资产,由于它使用方便,也一直是犯罪分子最“青睐”的对象。企业除规定现金存放数额外,还应该不定时随时抽查库存现金的情况,完善现金盘点和监盘制度。
3.把握好银行、客户对账关。一般人认为,企业与银行之间的对账应由出纳完成,事实上,会计制度明确规定对账应由会计承担,这样就可有效避免出纳的舞弊行为。相比之下,企业与客户之间的对账难度要大得多。因为客户一般来说都是长期的,企业给他们是滚动发货,在月底时总会有一些在途发票和发货使客户无法及时入账,这样就产生账面的差异而且数额也很大。如果双方财务人员都想当然地把差异归结为未入账的单据,这样势必会给那些别有用心的人造成可乘之机。笔者所在的单位就曾经发生过这样的事情,客户派驻太原的业务员就是利用双方账面差异而进行舞弊,擅自挪用货物资源和银行承兑汇票,不仅给客户造成损失,也使企业声誉受到影响。因此,加强与异地和同城单位之间往来款项的核对,确保货币资金支付合理,回收及时、足额,绝对不可忽视。
4.管好票据和印章。“薄薄票据,价格千金;小小印章,力重千钧。”因此,各企业首先要明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,并专设备查簿登记,防止空白票据的遗失和被盗用。同时,还要增加和强化第三方对票据的抽查监管力度。其次,企业必须加强银行预留印鉴的管理。严禁由一个人保管支付款项所需的全部印章。要始终坚信,制度约束比个人的自觉性更可靠、更有效。
5.把好督促检查关。任何人或多或少都可能有些惰性,任何制度也或多或少有些漏洞。因此,加强对与货币资金有关的人员和制度的督促检查很有必要。对监督检查过程中发现的问题,应当及时采取措施,加以纠正和完善。
6.把好财会人员的任用关。财会人员不仅要具备从业资格和任职资格等硬件,还要具有政治思想好、业务能力强、职业道德好等软件。同时,要建立定期换岗、轮岗制度,防止一个人在财会部门长时期做同一个工作,这样既可使财会人员能学到新的业务,掌握新的知识,经验更加全面,阅历更加丰富,综合能力进一步提高;又使常年不“挪窝”易滋生的懒散习气和小团体势力得以克服和抑制;还可能使一些长期隐蔽的违法犯罪活动因人事变动、新人接手而揭示出来。当然,也还要考虑财会工作的连续性和财会人员的相对稳定性,否则可能会事倍功半。
三、货币资金内控管理的有效途径
1.完善货币资金的内部控制制度。完善货币资金的内部控制制度,规范会计行为,要依据国家有关法律法规的规定和要求,完善单位内部货币资金控制制度,健全监督制约机制。单位的主要负责人要对本单位的内部会计控制的有效实施负总责,并明确各级管理部门、单位内部各职能部门在预算安排、计划管理、实物资产、对外投资、项目招标、工程采购、经济担保等经济活动中的管理权限,依法制定严格的批准制度,明确审批权限、方式、方法、程序、责任和相关的内部控制制度。
2.实行不相容的职务相互分离制度。要理顺财务管理关系,建立职务分工控制制度,从组织机构设置上确保资金流通安全。建立内部监督制约机制,资金的管理人员要实行不相容的职务相互分离制度,合理设置会计、出纳及相关的工作岗位,职责分明、相互制约,确保资金的安全。会计出纳不能相互兼职,不得由一人办理货币资金流通的全部过程。
3.建立收入和支出环节的内部控制制度。要加强对货币资金的预算编制、执行各个环节的管理,规范货币资金的管理程序,确定货币资金执行的审批权限和制度,超限额或重大事项资金支付要实行集体审批,严格控制无预算或超审批权限的资金支出。严格单位内部资金收入和支出审批程序。
4.强化货币资金的保管和控制。加强对货币资金、会计凭证、原始资料的管理,要依法建账,及时核对银行账目,认真履行定期对账、报账的制度,建立定期或不定期进行检查的制约机制。
5.利用网上银行加强企业货币资金管理。传统的支付结算系统是以手工操作为主,以银行的金融专用网络为核心,通过传统的方式(转账、电汇)来进行凭证的传递,从而实现货币的支付结算。目前,我单位已经同工行、中行、建行、农行、华行、浦发、中信等银行合作开通了网银系统,银行每天将各收款账户的银行存款及时划拨到计财部账户,无需人工干预,降低了人工费,及时有效地解决了集团资金汇集以及集中管理的问题,降低了企业对资金的管理成本,提高了货币资金的运营效率。
货币资金是企业生存和发展的“血液”,只有加强货币资金的内控管理,保障货币资金的安全完整,才能确保企业生产经营活动的正常进行,才能使企业整体管理水平得到提升。
参考文献:
1.张效莲.新会计准则讲解.济南出版社,2006
2.李连华.中国内部会计控制规范――阐释与应用.立信会计出版社,2007
3.2009年审计师考试辅导:货币资金的内部控制
(作者单位:山西太钢不锈钢股份有限公司计财部 山西太原 030000)
(责编:若佳)
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