高校人事档案信息化管理

来源:用户上传      作者: 蔡登峰

　　高校人事档案信息化管理就是将信息技术和成熟的档案管理软件运用到人事档案管理工作中，实现高校人事档案信息的综合管理和利用，提高人事档案的管理水平和效率。
　　目前，很多高校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。人事档案管理人员的计算机仅局限于统计档案数目和打印档案目录，无法对人事档案内记录的重要信息进行录入、存储和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类和统计，信息化管理水平较低。这也直接导致了在高校中，大量涉及教职工和学生的统计工作只能依靠手工完成，造成大量的重复劳动和人力资源的极大浪费。
　　针对我国该校人事档案存在的诸多问题，我认为，应该从以下几点进行解决：
　　一、高校的领导和档案管理人员要转变和更新观念。一方面，学校领导要重视人事档案工作，加大投入，为人事档案信息化管理提供财力支持。另一方面，档案管理人员要树立人事档案信息服务意识，主动、及时地为学校的各项工作提供优质服务，学习和研究现代化管理技术，适应人事档案信息化管理的需要。
　　二、政府和立法机构要修改和完善人事档案管理制度。人事档案信息化建设，需要健全的规章制度和相应的法律保护，因此，要加强法律法规和规章制度的建设。人事档案管理工作的特殊性决定了法律法规的重要性。高校相关部门必须及时按照国家档案局颁布的《归档文件整理规则》，根据社会和学校的改革发展对人事档案管理工作的需求，结合自身工作的需要和特点制定人事档案工作发展规划，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案管理工作有章可循，科学规范。
　　三、开展人事档案信息的数据化，要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理高校人事档案，实现人事档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式由磁介质交换转变为网上传输，逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。依靠计算机系统强大的存储、检索、汇总、统计等功能，我们可以将人事档案中关键的信息作为数据录入计算机中，通过成熟的档案管理软件实现数据的存储、检索和分析。随着条件的成熟，我们可以利用网络技术，开发出具有B/S架构的档案管理系统，对整个学校的人事档案进行系统、统一的管理。各类管理人员只须维护好与自己工作对应的部分人事档案信息，统一存储在服务器上提供全校范围内的信息利用。要以档案的原始材料为依据，信息录入要完整、准确，培养时时更新意识，要派专门档案管理人员及时对数据库进行更新和核准。运用信息维护系统，将人事档案的信息录入微机，建立完整、准确的人事档案信息数据库。同时，高校要采取积极有效的措施，构建通信稳定、数据传输快速、可靠性高的校园局域网，建立人事档案信息网络；保证计算机硬件及软件系统的更新换代。
　　四、要做好人事档案数据资料的保密和安全工作。在对各种信息资料进行严格界定的基础上，一方面，要建立规范、严格、科学的信息化管理制度，从制度层面杜绝泄密及数据丢失的可能性。另一方面，要严格分配管理权限，定期备份，及时维护数据库，从技术手段上保证数据的安全性及保密性。
　　五、提高高校人事档案管理人员的素质。要实现人事档案管理信息化，就必须有一批高素质的档案管理人员。信息化管理下的人事档案管理人员，不但要有较高的政治素质和人事档案管理的业务知识，而且，要有掌握现代技术、熟练运用高新设备管理的能力。
　　
　　（作者单位：河南省开封人民警察学校学生处来稿日期：2011-08-11）

转载注明来源:https://www.xzbu.com/4/view-12286.htm