浅议高校办公室的精细化管理

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　　摘要：本文阐述了高校办公室精细化管理的相关内容，精细化管理是一种理念，是一种需要内化于心的意识。办公室精细化管理可以降低管理成本，提升个人业务能力及提高办公室的工作效率。说到底办公室精细化管理实际上是对人的管理，关注员工的成长，使其以饱满的精神状态投入工作，从而激发个人创造力的充分发挥。
　　关键词：高校办公室;管理工作;精细化管理
　　高校是人才培养的主要场所，学院作为高校的二级机构，直接面向教学与科研的第一线。办公室起着承上启下的关键作用，办公室工作水平的高低将直接影响到高校管理的运转效率与实效。高校办公室的主要职责就是管理、服务和协调，既要协调党委工作，又要协调行政工作;既要服务教师，又要服务学生，办公室工作细而繁琐，既要上传下达，又要协调各方关系，在人员少、工作量多、工作质量要求越来越高的情况下，为了提高办公室整体工作效率，需要对办公室工作实行精细化的管理。
　　一、精细化管理的内涵
　　精细化管理是一种理念，一种文化。它是源于发达国家（日本20世纪50年代）的一种企业管理理念，它是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。现代管理学认为，科学化管理有三个层次：第一个层次是规范化，第二层次是精细化，第三个层次是个性化。
　　办公室精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，它要求每一个管理者都要尽职尽责。工作要日清日结，每天都要对当天的工作进行总结，发现问题及时纠正，及时处理。
　　在办公室中充分运用精细化管理，可以有效地节约资源，而且也有利于约束员工的工作行为，进而提高办公室的管理水平和工作效率。
　　二、高校办公室精细化管理的必要性
　　精细化管理是一种管理理念，是为了使工作效率达到最佳，朝着既精又细的方向努力，可以理解为“精确”“细致”“细节”和“精益求精”，其实也就是行政管理人员对于工作的一种态度。
　　高校办公室的事务繁杂，甚至还面临各种突发事件的处理，在繁杂的事务中要保持工作的有条不紊和饱满的工作热情，精细化管理势在必行。
　　（1）减少管理成本的需要。高校办公室精细化管理可以避免人力、物力资源的浪费。实际上目前高校行政管理中人力物力资源浪费严重，存在一批素质较低、工作不尽职尽责的工作人员，还有一部分人员的工作积极性不高，工作中存在慵懒、懈怠的现象。物力资源的浪费主要表现在办公经费、基础设施建设等方面。以笔者所在学院办公经费管理为例，虽然有专人负责购买，但没人对其进行管理，加上管理目标、管理方式不明确，实际处于无人管理的状态，无形之中造成办公成本的增加。
　　（2）提升业务能力的需要。精细化的管理要求办公室工作人员对于自己的本职工作做到细致、准确、精益求精。办公室工作人员不能只满足于完成了手头现有的工作，而要有前瞻性的思维，关注工作的内在联系和规律，通过梳理已经完成的工作，总结工作中出现的问题，及时反省是否有需要改进的地方，通过对细节的严格把控，实现管理工作由粗放向精细化转变。为后续工作的开展创造更加有利的条件。
　　（3）提高工作效率的需要。传统的管理方法是通过制定规章制度来规范管理行为，使工作人员明确自己的岗位职责，应该做什么不应该做什么，精细化的管理则是传统管理方式的延伸，员工要思考的是如何做才能达到最佳的效果，要求在工作制度之外，完善办事程序，将原本繁琐的事务变得程序化和条理化，从而提高办事效率。
　　三、高校办公室精细化管理的对策
　　（1）以人為本，关心员工的成长。在实施高校办公室精细化管理时，主要的管理对象是办公人员，因此必须要了解他们的所思所想，时刻关注他们在工作中的实际需求，尽力解决他们思想上的困惑，根据不同的工作岗位制定出相应的管理目标和考核标准。全方位调动员工的工作热情和工作积极性，对于工作业绩突出的员工及时给予精神上和物质上的奖励，从而激发员工的创造力。
　　（2）强化细节意识，提高办事水平。在办公室精细化管理的过程中，灌输细节意识，使其在员工的思想中扎根，从而不自觉地在工作中关注细节，注重细节，对工作不到位的地方才可以做出更好的更改和完善，避免工作中出现漏洞，提高办事水平和工作效率。
　　（3）实施管理目标的细化和量化。高校办公室的工作说到底是一项服务性的工作，办公室的精细化管理是为了更好地服务师生、服务科研和教学，同时为领导决策提供准确的参考数据。因此每一个岗位的工作都需要提供细化和量化的标准。通过管理目标的细化和量化，对相应数据进行分析，从而了解管理工作中存在的漏洞，并在今后的工作中堵漏补缺。
　　（4）提升办公室自动化管理系统的使用效率。信息化时代，传统人工管理方式已经不适应时代发展的要求，信息化建设的步伐有待进一步加强。目前很多高校已经都开发了办公自动化平台，部分实现了无纸办公，但还有很多办公流程没有纳入此平台，它的功能还有待进一步提升和完善。
　　（5）提升素质，增强创新能力。建设一支高素质的工作队伍，是办公室精细化管理的强有力保障。办公室工作人员要养成主动学习的习惯，尤其是在知识经济时代，要求不断学习新知识，接受新形式，冲破旧观念的束缚，创新思维，与时俱进。工作实践中用新的方法、新的形式解决实际问题，从而取得事半功倍的工作成效。
　　总之，高校办公室精细化管理可以把工作人员从繁琐的事务中解脱出来，可以化繁为简，远离加班和拖延，可以使工作人员有充足的时间和精力学习、总结、反省和创新，从而以积极的心态投入工作，把工作变成一件快乐的事情。
　　参考文献：
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