事业单位办公室精细化管理探析

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　　摘 要：事业单位中办公室是一个极其重要的部门，起到连接内外、上传下效、综合协调的枢纽作用，办公室工作的效率高低及质量优劣影响着单位的正常运行及整体发展。目前办公室存在人员责任分工不明确、工作纷杂无章、效率低下、服务不到位等问题，不但影响了组织内部的高效运行，也会对本单位的外在形象带来不好的影响。因此做好精细化管理，明确责任分工、将服务做到精细化，不但可以提高工作效率，使办公更加系统、有效的进行，同时对单位事业的发展及良好形象的树立有着极其重要的作用。
　　关键词：事业单位;精细化管理
　　
　　 一、办公室工作中存在的主要问题
　　1、 办公内容纷乱繁杂，工作效率低下
　　 目前事业单位普遍存在着人手不足的情况，“一人多职”的情况更是比较常见。管理人员往往要负责许多事项，除了要做好常规性工作之外，还会有许多临时性的重点工作，如遇重大活动，更是要加班加点地完成任务，难免出现手忙脚乱、工作出现失误。因此事业单位中办公人员的工作积极性普遍不高，有的不注重细节，工作只求做完，不求做精、做细。甚至有些人抱着能拖就拖、敷衍了事的心理工作，短期来看是完成了任务，但是对单位的长期发展及整体形象带来负面的影响。
　　2、 人员职责分工不明确
　　 事业单位中办公室工作内容多，岗位也设置较多，目前存在分工混乱、职责分配不明确的状况。有些单位即使有分工也仅限于口头上的形式，并没有具体的成文规定。这样容易造成办公室管理人员之间出现问题的时候相互推脱、推卸责任。尤其是在重大活动和节日的时候，更有许多临时性的、重要的会议安排，这时的任务就更重，本来完成常规性的工作就比较吃力，遇到这些临时性的工作，人员之间更是互相推脱，即使做的话也是草草应对，容易发生疏漏，造成资源的浪费，大大影响了办公室工作的效率。
　　3、 相关工作流程和制度不完善
　　 许多办公室管理人员疲于应对日常工作及临时性工作，日常工作总是根据经验进行、总是把“我感觉”“我记得”挂在嘴边，不善于总结、归纳，工作也没有具体的流程及成文的制度。这样就造成了工作想到哪儿做到哪儿，容易遗忘重要的环节及内容，还会出现这次办完的事就算结束，下次再办时还要重新再问的情况，甚至会造成犯过的错误下次仍会再犯。另外，多数事业单位办公室也存在奖惩制度不完善的情况，没有明确的奖励和惩罚的规章制度，有些管理人员即使工作完成的很优秀也没有精神或者物质上的奖励，而犯错时会受到领导的责备。这样就造成许多管理人员存在着“不求无功，只求无过”的心理，大大降低了管理人员工作热情及积极性。
　　 二、基于精细化管理模式实现办公室的有效管理
　　 解决事业单位办公室工作中出现问题的有效方式之一就是实施精细化管理。精细化管理是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。
　　 对于事业单位的办公室管理人员来说主要从两个方面实现精细化管理：第一，责任分工的精细化管理。通过明确工作职责，将责任落实到人，可以避免工作冲突，同时避免“踢皮球”现象的产生，更能避免由于工作盲区带来的失误与损失，可以提高工作效率，降低办公的运行成本，减少时间资源和物质资源的浪费，使日常的行政管理工作得以高效运转。第二，服务质量的精细化管理。细节决定成败，将服务做到精细化、高质量化，认真对待每个细节，把领导的小事当成自己的大事处理，提高服务质量，可以有效避免冲突和纠纷的产生，实现单位各个部门之间的有效配合及协调，有利于构建单位之间良好和谐的人际关系，提升单位良好的正面形象，实现单位的可持续发展，提高单位的综合竞争力。
　　 三、实现精细化管理的方法及途径
　　1、 规范工作流程
　　 规范工作流程，使之章程化、制度化是实现精细化管理的重要途径。通过刚性制度的制定可以规范管理人员的行为，使工作更加高效、有序的进行。大到单位的整体规划与目标的设定、经费的使用，小到会议室的安排、发文与收文、档案的整理等工作都需要做到规范化与流程化，这样才能保证日常工作井井有序的进行。同时也能保证遇到突发性事件时能够及时、高效地进行处理，另外，工作流程化也可以使新人也能快速上手和适应工作，从而可以减少“传帮带”过程中的工作量。
　　 2、强化责任落实
　　 将管理责任具体化、明确化，具体落实到个人，这就要求每一个管理人员都要到位、尽职，同时也是提升单位整体执行能力的一个重要途径。在实际工作中可以通过确立A角（主要角色）与B角（辅助角色）的方式，将责任分工具体化，避免因管理人员的脱节造成的工作上的延迟与疏忽，从而保证单位的整体正常进行。同时，制定规章和制度时也要结合单位的现状，要具有可执行性，易于操作与实现。不能做好制度就将之束之高阁，也要在实践中不断调整工作的方式及方法，从而保证制度及流程的有效落地与实施。
　　 3、合理利用智能化、信息化工具
　　 新时代是信息化的时代，信息办公、数字办公已经融入我们的生活。作为办公室管理人员需要更新观念，积极运用电子化、智能化办公工具，充分利用网络资源、借鉴外单位优秀的先进经验，实现资源共享。做到与时俱进，这样才能更好地实现精细化管理，适应新时代信息化的发展进程。
　　 4、加强学习，发挥能动性
　　 作为办公室管理人员，不仅要发挥好“传声筒”的作用，更要当好“参谋者”的角色。在日常工作中不仅要做好服务工作，还要解领导之需，急领导所急，为领导排忧解难，提供可行性、创新性的建议与意见，同时也要为单位的建设及发展出谋划策，贡献自己的智力与能力。这就要求办公室管理人员不断地去学习，既要加强理论建设的学习，又要在实践过程中不断探索，从而提高自身的综合素质。同时也要不怕犯错，大胆试错，创新工作方法，发挥主观能动性，不断创新与探索，才能適应新时代背景下的办公室管理工作。 　　 5、提高精细化管理的意识
　　 精细化管理是新时代办公室工作发展的新趋势，办公室管理人员要树立好大局意识，理性认识精细化管理的重要性。通过责任分工的具体化，认真做好自己的工作，履行好自己的责任。时刻警惕“当一天和尚撞一天钟”、“事不关己”的心理。定期做好自检自查，勤于总结，在工作过程中不断的将流程优化再优化，将自己的工作做到更好。
　　 管理人员也要提高服务意识。办公室管理人员的精神面貌及工作状态代表着单位的整体形象。因此要摆正好心态，稳定好情绪，不能因为自己心情的好坏影响整体工作的进行。平常接听电话不能敷衍，态度表现不耐烦，收到的文件也要认真传达，发文时的标点及用词也要字句斟酌。能办的事情要及时处理，不能办的事情也要及时汇报领导，请领导做决策，不能一拖再拖，从而带来不好的影响。要有严谨细致的作风，并将这种工作状态贯穿到工作的各个方面。
　　 6、完善考核和监督制度
　　 制定明确的奖惩规章制度及实用有效的监督和考核制度。细化绩效考核，量化目标及工作量，做到惩罚分明，才能公平公正的，更好地发挥激励作用，从而提高管理人员工作的积极性，使他们更好的发挥自己的特长与优点。
　　小结
　　作为事业单位中的核心部门，办公室代表着单位的整体形象。办公室工作人员要将精细化管理的理念及做法贯穿到工作中，不断提高责任意识，认真履职，为领导把好关，做好“管家”的角色，同时也要提高服务意识，营造宣传学院的良好形象，这样才能为单位的发展“保驾护航”，从而实现单位的健康发展和单位社会效应的良性循环。
　　
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　　（作者单位：上海科技管理干部学院，上海 201800）

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