纸张采购成本之我见

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　　近期，业内对转型升级、绿色环保、商业模式、跨界整合、创新驱动、“互联网+”的讨论和实践，波波相连、如火如荼，新鲜的讯息和成功的案例令我们印刷人脑洞大开，备受鼓舞。但笔者认为，在诸多探讨、变化、实践中，印刷的基本功能并没有改变，即用介质将定制的（图文）符号呈现在载体上。印刷仍将是一个生产加工实体，其核心竞争力仍是“好的产品质量+快的生产速度+适宜的价格（须以有效成本控制为基础）”。而练好这些基本功、增强企业核心竞争力的途径之一，就是进行精细化管理和控制，实现精益生产。
　　印刷企业的成本控制是精益生产的主要内容之一，纸张的成本控制则是印刷品总成本控制的重头戏。纸张成本之于印刷加工费用就像西瓜之于芝麻，因此，笔者主张在进行印刷成本控制时，首先应重点抓纸张成本这个大头。
　　印刷企业纸张采购成本的构成包括：购买纸张价款、采购人员工资、纸张运输费、纸张库存费、纸张损耗等有形成本，还有供料延误的工时损失、纸张印刷适性不符造成的退换货损失等无形成本。下面，笔者就印刷企业应该如何控制纸张采购成本谈些看法，供读者参考。
　　通过印刷企业的内部管控控制纸张采购成本
　　通过印刷企业的内部管控，有如下控制纸张采购成本的做法。
　　1.设定纸张采购流程
　　纸张采购流程大致如下：采购发起者（可以是采购方的市场营销部门、跟单部门、采购部门、库房或生产车间）填写纸张采购单→采购部门核单、签字收单→纸张采购→采购发起者或指定部门跟踪采购进度→纸张运输、验收、入库。
　　为防止纸张供货间断造成工期延误和工时浪费，在采购纸张时应注意以下几点。
　　（1）企业的采购部门应提供即时库存纸张名录和数量，以及非常备纸张购入所需时间。
　　（2）业务部门如需非常备纸张，应正确计算该订单的生产周期（加上纸张购入所需时间）并告知客户。如时间紧迫，须第一时间下达纸张采购单。
　　（3）采购部门签收采购单，承诺采购时限并照办。
　　（4）跟单员下发作业单前，预先核实该单所用纸张库存量。
　　（5）如遇特殊情况，及时协调或补救。
　　（6）印刷企业应争取将纸张采购流程与企业局域网连通运行。
　　2.采购环节成本控制
　　（1）采购的纸张须达到客户要求，并满足印刷适性和加工要求。
　　纸张印刷适性指标可由纸张供应商和造纸企业提供，如有可能，最好有来自本企业、同行以及印刷客户的相关数据作为参考。
　　（2）纸张的采购价格尽量求低。具体来说，印刷企业应做到以下几点。
　　①及时收集掌握纸张市场情报。如供应商名录，各供应商可供纸张名录、价格、印刷适性、供货速度等。
　　②熟悉物料储备、采购计量公式，笔者在此提供如下几个公式供大家参考。
　　a.经常性储备定额=日均用量×[印刷适性供应间隔天数+物料准备（如干燥、过浆）天数]。
　　b.保险（最低）储备定额=日均用量×保险准备天数（上年统计实际到货平均误期天数）。
　　c.订货点量=订货周期×日均用量+保险（最低）储备定额=日均用量×（订货周期+ 保险准备天数）。
　　d.经济订购批量=（2×年用量×每次采购费用/单位年保管费用）1/2。
　　③采购纸张结构原则是够用、占用资金最少。在这方面，可借鉴国际先进库存管理理论和方法，如采用ABC管理法和ERP系统软件进行管理。
　　ABC管理法，即按纸张单价高低将采购方式分为三类进行。一类为单价最高的纸张，采用多频次、每次少数量采购策略；二类为单价次高的，采用中等频次、每次中等数量采购策略；三类为便宜的，采用少频次、每次多数量采购策略。
　　ERP系统软件，即通过计算机联网，让采购、库存及使用三者之间即时知晓各自情况，做到迅速有效调节；还可分析库存成本构成，运用函数方法合理确定库存数量，以增加收益，达到功能与成本的最佳组合。
　　④采购方式有招标、货比三家、直接从造纸企业采购三种。
　　招标是发达国家和地区用来确定商品或服务供应商的成熟通用模式之一。其优势是信息公开、公平参与、集体/第三方公平决策，可以通过供应商之间的竞争降低采购方的成本。国内不少大型出版/印刷企业和大宗印刷品用户在采购大宗纸张或确定年度纸张供应商时均采用招标的方法。如果一家采购方采购的纸张数量不够大，还可以联合多家共同招标。
　　货比三家则是不采用较为复杂的招标方式，改由采购方直接向三家（及以上）纸张供应商询价商洽，从中选出性价比最高的一家为合作方。
　　直接从造纸企业采购则是指绕开各级纸张供应商和中介，直接和造纸企业谈判购纸。同样，如采购的纸张数量不够大，也可以联合多家采购方共同采购。
　　⑤掌握并尽量利用纸张的购买时间、供求关系、季节波动带来的差价。纸张价格随时间波动是市场经济的常态。其中全球纸浆库存量的升降，（延后）决定了纸张价格的降升；而市场上某种纸张供求关系随季节的松紧变化，则相对地造成此种纸张价格的降升。有财力的纸张采购方，可以分析预判纸张价格的升降走势，争取低进高出，获得经济效益。如纸张采购方不想冒低进高出的风险，一般可以和长期合作的纸张供应商谈判达成协议，比如采购方购入纸张后，该种纸张的价格持续走低，纸张供应商需给予采购方一定数量的纸张补偿等。
　　⑥掌握并尽量利用纸张的空间（进口/国内/地区/网购）差价。在我国，同种纸张具有不同的价格是一个客观现实，纸张采购方要在纸张满足性能需要的前提下，尽量争取较低的价格。
　　比如同种纸张，国内产品的价格一般要低于进口产品，有些国内产品虽然是中国员工在中国生产的，但使用的设备、纸浆、工艺完全是进口的，纸张性能可能和进口纸张性能不相上下，这也是近年来进口纸张的品种和数量日趋减少的重要原因。纸张地区差价形成的主要原因，是纸张产地和供货地距离远近不同造成的运输成本不等。做为采购方，可在纸张满足性能需要的前提下，就近、就低采购。至于采用“互联网+纸张采购”模式的纸张供销平台，由于减少了中间环节带来的成本，其价格一般低于线下采购，是未来的发展方向，当然网上采购也有其先天弱点，那就是用户体验较差，因此笔者建议，在网上采购方面，不妨先以成熟的纸张品类采购作为试水，再逐步尝试其他品类。 　　⑦掌握并尽量利用一次性集中批量采购差价。批发和零售往往存在着一定的价差，因此，与其分批进行纸张采购（只能按较高的零售价格），不如将几批采购数量合为一个较大的订单，一次性与纸张供应商签订供货合同（可享受大宗买卖的批发折扣价格，而实际供货则可以分批进行）。
　　⑧集中向一家供应商采购两种以上货物，混搭金额超定额，即可享受批发折扣，这是部分网上店铺的创新销售方式。其实，笔者在早年撰写的文章中，就建议过纸张采购方，尤其是采购量较小的纸张采购方，可以选择一家综合供应各种印刷物资的供应商，只向其一家采购自身需要的所有印刷物资，以争取价格上（或总金额上）的优惠。
　　⑨财务运作差价。依据付款份额和时限与供应商商讨价格，还可以向纸张供应商投资，从而能以内部价购买纸张。付款份额是指一次性支付全款，还是分批付款，采购方如果有财力一次性付全款，对纸张供应商来讲是最佳的付款条件，应当在价格上给以优惠。付款时限是指采购纸张应付款的账期，付款日期距离成交日期越近，对纸张供应商来讲最有利，应当视具体时限在价格上给以梯次优惠。向纸张供应商投资，是指有财力的印刷企业向纸张供应商或造纸企业投入资金，可以以内部价格购买纸张。
　　（3）纸张的厂外运输主要有三种方式，印刷企业可依实际情况进行成本比较并做出决策，从而控制纸张的厂外运输成本：供应商送货（可赔偿运输过程中的损失）、采购方自行提取（运输且归程带货）、外包给专业的运输单位。
　　（4）对于纸张供应商的管理，以下几方面值得注意：①构建相对稳定的多层次供应商网络；②建立纸张供应的价格激励制度；③为纸张供应商提供相关培训；④以长期合同代替短期合作。
　　3.纸张验收的成本控制
　　进行纸张验收时，散纸数量和外观质量主要由库房进行检验，检验方式有目测、透视、手感、破坏等。
　　整件纸张数量和外观质量由使用方检验，检验方式可增加上机检验（即加工过程中对纸张各项印刷适性的检验）。
　　4.纸张库存管理的成本控制
　　（1）精益生产的理想状态是零库存，即纸张按需要规格和数量生产并检验合格后，直接送到印刷（印后）加工企业第一道工序的设备处并立即开始作业。笔者认为，印刷行业暂时尚不能实现理想的精益生产，只能将其作为长远目标，并采取变通措施尽量趋近。变通措施可有以下几点。
　　①争取库容最小，库存纸张结构合理，数量够用即可。
　　②每周推动处理已完成订单的余纸消耗，每月推动处理大宗纸张消耗。
　　③将部分纸张存放到车间指定地点。
　　④采用库存最佳模式，即采用分区分层网格化的立体仓库+钢架配码垛叉车的分离式码垛法，使库存量比平面库提高2～3倍。如福建乐清新盟包装产品仓库，使用立体货架，库容提高了1倍，节约库存管理成本16%。
　　（2）加强库房环境和纸张码放的成本控制。
　　①库房环境条件达标，以保证纸张质量、减少损失，包括温湿度、通风、防晒、防火、防水、防虫/鼠、防盗等。
　　②卷筒纸（抱铲）立（竖）码，防止纸张被压坏，造成损失。
　　5.纸张厂内运送的成本控制
　　纸张厂内运送是指纸张从纸库到使用车间的运输过程。应确保纸张运送安全，避免碰撞、倒翻、淋雨，被风吹落等损坏、损失。注意装卸时不要铲伤、撞伤纸张，尤其是卷筒纸和散纸。
　　如运送纸张数量较小，可用人力小拖车，注意散纸不能码放过高、最好有专人保护，行进速度不能过高、不能急停，拐弯时必须减速。运送卷筒纸可用铲车，注意卸纸速度要适宜，以免撞坏纸张；尽量避免用铲车运送散纸，因其行进时颠簸大，纸张易放置不平，容易不齐。笔者建议，有条件的单位最好使用电瓶车运送纸张，因其进行时颠簸小，可使纸张在运送过程中放置水平，保持整齐。
　　运送所经道路应当保持平整，如有不平整，应及时修补完好；夏季及时排除过深的积水，冬天及时清除路面结冰。运送散纸要在最上面覆盖纸皮，再压好夹纸板（注意：接触纸张的一面不要有钉子等锐利硬物，以免硌伤纸张），防止风吹散、吹乱纸张。如遇下雨天，散纸要用塑料罩（检查有无破损）罩好，件纸、卷筒纸可用苫布（检查有无破损）覆盖。
　　有的印刷企业将纸库门开在使用纸张的车间内，可减少许多工作。更有先进的印刷企业采用水平滚梯运送纸张，充分体现了自动化、智能化的生产模式。
　　整合全产业链实现纸张成本控制
　　从印刷企业间的协作和行业以及全产业链的角度出发，还可有如下一些控制纸张采购成本的做法。
　　1.印刷企业联合采购
　　印刷企业可以联合起来采购纸张，以增大一次采购数量、获取大宗采购的批发价格和折扣优惠。小型印刷企业也可以将拟采购的小宗纸张，加在大型企业的采购数量中，形成嵌套式采购，也能增大一次性采购的数量，享受批发价格。这样做，即使小型印刷企业向大型印刷企业交付一定的手续费，也会比用零售价格购纸来得便宜一些。
　　2.印刷企业联合运输
　　印刷企业间联合运输纸张（提高满载率）。单家印刷企业采购纸张，如果自行提货、运输，很可能凑不足整车满载的数量，白白浪费宝贵的运力。如果几家印刷企业联合运输，会提高满载的几率。为避免单程放空的损失，还可以在去程时联合运送成书等其他货品。
　　3.印刷企业共建、共用纸张仓库
　　从实际情况来看，单家印刷企业的仓库库容、运输工具、库管员工使用的不足或不够是存在的，因此，印刷企业间互相调剂库容是提高仓库利用率的变通做法。地域距离较近的若干印刷企业共同建立和使用仓库，可以减少库房面积、运输工具、库管员工等相关资源，等于降低纸张成本。
　　4.就近垂直整合纸张生产和使用链
　　可以在某距离有限的地域内，以互联网联系本地域内的一家或若干家造纸企业和印刷企业，事先商谈好价格等事项，并订立一般合作合同。具体的纸张需求信息，如品种、规格、数量、时间等，可由印刷企业通过网络提供，由造纸企业按单生产并直接送货，从而节省远途运费和包装费。
　　5.使用SAP系统，供应商直接供货到印刷企业仓库
　　即通过互联网连接采购方和供应商，在采购方仓库和供应商仓库两地对应设置各种商品的仓位，当采购方某种商品仓位的库存达到预设的警戒数据时，供应商会自动即时通过网络获知此数据，并立即按照事先达成的协议，直接向采购方仓库的该商品仓位补货。国外大型超市也有此类成功案例，可供我们纸张采购和供应企业参考。
　　6.出版社牵头的纸张零库存实践
　　即纸张由出版社采购付款、造纸企业直接零加放配送到印刷企业。这种做法严格符合精益生产的理想状态，但实践中不易做到。
　　过去有大型出版社试行过，但未坚持，原因如下。客观上印刷和印后加工一种纸张，其缺数或盈余是绝对存在的，也就是说，使用的纸张数量正好和所供纸张数量相同，几乎不可能，实际上纸张缺数的概率更高一些。由于纸张零加放将极有可能导致没有多余的纸张可供立即补足缺数，因此，只能承受等纸重新上版带来的时间浪费。经过实践，印刷企业不得不采取变通方法，请造纸企业多送一些纸张，这就在事实上否定了零加放配送的模式。
　　7.互联网+采购
　　互联网+采购，即通过印刷纸张供销网络平台进行采购，这种模式可简化中间环节、减少中介和时间成本。如上海瓦楞纸板联合采购平台、河南易邦印商通网站等，后起的还有印刷家、印猫网、印通天下、大道印材城等。笔者建议，这些网购平台应实行再联合，包括纸张供求信息和实物的互通有无、纸张的搭配取送、联合库存（如几家网购平台在一个中心区只建一个仓库）等。再宽泛的整合，则可跨出纸张和印刷的行业界限，如参加某地域、线路的网络配货运输、共用库房等。
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