工程项目沟通管理

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　　摘 要：在现代工程项目中，项目管理者的大多数时间都用于与项目各参与方进行沟通，做好沟通管理显得愈发重要。本文从项目经理的角度出发，对如何做好沟通管理以及其自身应具备的素质进行探讨。
　　关键词：工程项目;项目管理;沟通管理
　　中图分类号：F284 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2019）12-0119-02
　　0 前言
　　建筑工程项目的沟通管理是指项目管理者在项目实施过程中，通过沟通的手段使项目参与方为了项目共同的目标，全力投入在能使项目取得成功的行为上，避免将资源和精力投入在无益于实现项目目标的行为上。当参与方因利益、目标差异无法达成一致而形成对立冲突时，项目经理应通过沟通设法协调、控制、解决冲突。本文从沟通管理的目的和作用引入，进一步分析沟通管理的困难，然后讨论如何做好沟通管理以及做好沟通管理所需的自我修养，总结项目经理做好沟通管理方法。
　　1 沟通管理的目的和作用
　　工程项目经理虽然往往是由专业技术岗位出身，但由于其作为整个项目的统筹协调者，在具体工作中，从事相关具体工程技术指导工作较少，据研究统计，项目经理在其具体工作过程中的70%以上的时间都用做与项目参与各方进行沟通协调[1]。在市场竞争日益激烈以及国内建筑市场日益饱和的今天，有效的项目沟通管理体系在整个工程管理体系的重要性愈发突出，良好沟通管理不仅仅可以提前预估、规避、降低项目的风险，还能提升项目团队的凝聚力，帮助项目经理合理规划项目人员安排，最终对项目三大目标的实现起到促进作用。
　　2 项目沟通中的困难和障碍
　　由于工程项目的组织结构复杂，组织行为的特殊且在工程项目在进行过程中的变化因素较多，使得现代工程项目在进行沟通管理时存在诸多困难和障碍，本文将项目自身和项目参与方这两个角度分别出发，简要总结工程项目沟通中的困难和障碍。
　　2.1 从项目自身角度出发，项目沟通主要存在以下困难
　　（1）现代工程建设项目建设体量较大，参建方多，项目技术难度高、新工艺更迭速度快、施工人员专业化和社会化的分工管以及项目管理的综合性与一线人员的专业化的矛盾，项目经理在沟通时需要具备多方面的基本专业知识，考虑问题时需要从不同的专业角度出发;（2）由于业主、承包商、技术人员等项目参与者对项目的利益和兴趣出发点不同，导致他们对项目的期望和要求也具有较大差异，项目经理需要在沟通中，需要考虑协调各方利益;（3）由于建设项目的一次性，使得项目各参与方往往是在项目进行时临时组建，难以形成长期合作，使得各参与方在项目工作中归属感不强，容易出现短期行为，在项目进行中往往只考虑短期的利益，项目经理作为项目的管理者，不得不从项目的长远利益出发，在项目进行过程中，通过沟通的方式说服其他参与方放弃一定的短期效益，服从项目的长期效益;（4）项目建立的一个新的系统中，参与者流动性大，人们的社会心理、文化、习惯、专业、语言的差异往往会给项目的管理带来一定困难，在项目参与者不断变化过程中，难以形成相互工作的默契配合，项目经理需要从中不断地沟通协调;（5）现代工程项目从建设周期较长，在建设周期中企业的战略方针和政府的相关政策的稳定性往往无法确保，在当今社会环境下，建设单位因资金问题改变项目开发计划以及因环保要求限制工程施工的情况时常发生，项目经理在管理项目过程中，需不断与相关部门沟通，确保项目的重大不确定因素对项目的不利影响降到最小。
　　2.2 从项目参与方的角度出发
　　（1）业主行为对项目沟通管理影响：工程项目中，业主作为项目的投资方，往往行使项目的最高权利，对于项目的建设过程，业主由于对自身投资项目希望精益求精和希望在建设过程中对自身存在感的需求以及与项目经理的信任不足等原因，往往会出现业主过高估计自身对于工程管理的专业能力，越权管理项目的情况，对项目的实施产生负面的影响。项目经理在面对这种情况时，往往只能通过沟通劝导的方式对业主行为进行引导。（2）承包商行为对项目沟通管理的影响：在工程管理过程中，承包商的目标是完成合同规定任务的情况下尽可能的降低成本，保证自己的经济收益最大化，对于项目的三大目标，承包商的优先次序一般为成本、进度、质量。此外，项目进行过程中，往往会出现一个项目多个承包商以及一个承包商同时承包多个项目，如何协调好承包商间复杂利益关系，让承包商将最优质的资源投入到自己所管理的项目中来是项目经理进行沟通管理中面临的最大的难点。（3）项目经理与公司内部的沟通管理困难：项目经理为公司派驻项目的管理者。在管理项目经理部内部时，需克服各专业技术人员相关技术沟通的沟通障碍，妥善处理项目经理部成员的绩效考核，不断改善项目经理部内的工作關系;在与公司其他职能部门沟通时，需做好与职能经理子权利和利益平衡上的矛盾，在公司内为所在项目争取更多的资源。
　　3 项目沟通和冲突管理方法
　　在项目进行过程中，项目管理者不仅需要与项目各方进行有效的沟通，还要随时应对项目各参与方因自身利益冲突而在项目进行过程中所爆发的冲突，本节主要通过沟通的分类、不同对象的沟通管理以及冲突管理三个方面进行探讨。
　　3.1 正式沟通与非正式沟通
　　项目沟通按照是否具有法律效力可分为正式沟通和非正式沟通。正式沟通是项目各参与方通过正式的组织形式，进行的相对固定并被各方普遍认可的沟通结果且具有一定法律效力的沟通方式，常见的正式沟通途径有项目手册、书面文件沟通、协调会议、工作检查。非正式沟通为通过电话沟通、当面交谈、托人转告等方式进行的未形成正式书面凭证的不具有法律效应的沟通方式。
　　3.2 对不同的项目参与方采取不同的沟通方式
　　3.2.1 内部沟通
　　（1）与各职能部门、上级领导的沟通。项目经理部在工作中受企业管理层及相关职能部门的管理，在与其沟通过程中首先应注意表达需求时简单干练，将自己的意图及缘由表达清楚;其次一定要清楚各级职能部门的权限和角色;然后沟通过程不能一味妥协，更不要做自己无法实现的过分承诺。（2）项目团队内部沟通。项目团队的组成人员包括管理人员、行政人员、技术专家以及现场工程师等。项目经理在内部沟通时应尊重技术专家的意见，同时尽量精简沟通流程，建立高效的管理体系，在进行工作业绩评判时做到公平、公正并适当采取激励制度。 　　3.2.2 外部沟通
　　（1）与业主之间的沟通。工程项目的顺利实施，离不开代表项目所有者的业主的支持。项目经理首先要在充分理解业主的期望目标的前提下进行项目决策;其次让业主参与工程项目的全过程，避免因信息不对称带来的不必要的损失;最后项目经理在进行决策时要站在业主的角度思考，并定期给业主沟通项目进展情况。（2）与分包商之间的沟通。项目经理与分包商沟通的通常是在基于的分包合同的基础上进行的，管理过程中项目经理不仅要与分包商一起把握工程质量、进度，而且要跟踪把控项目成本，并做好各个分包之间的协调工作，使其能够高效紧密的配合工作。（3）与监理机构之间的沟通。在与监理方进行沟通时，项目经理应在共同目标的基础上，尊重监理方的原则、流程和标准;发生意见冲突时，双方应以项目目标为前提，在相互理解、配合的原则下进行协商，并尊重监理人员或监理机构的最后决定。（4）与设计单位之间的沟通。项目经理与工程设计单位之间是合作的关系，在工程的各个阶段，项目经理都要主动与设计单位就有关标准、变更或者问题等协商沟通。（5）与材料供应商之间的沟通。对于材料采购数量、规格、质量以及到货时间和后续质量保证，项目经理应基于采购合同，与供应商进行及时有效的沟通。
　　3.3 冲突管理方法
　　在处理冲突问题时，项目经理应注重自己的管理技巧，秉着公平的原则，合理充分考虑冲突各方的述求，才能使冲突得到有效的控制。从总体把控来说，面对冲突问题应秉着多沟通少争执的原则;对不影响大局的冲突，应采取策略引导或者说服双方向对方做出适当让步，避免冲突扩大;对于涉及双方共同利益的问题可采取相互谦让，加大合作面的方式形成利益互补的局面，从而化解冲突;另外在特殊情况下，项目经理对于一些问题还需要有意识的引起争执，通过争执引起讨论和沟通，从而得到最佳行動方案。总体说来，项目经理进行冲突管理时应因人因事而异，具体问题具体分析，采取有效的方法解决冲突。
　　4 项目经理做好沟通管理所需的自身素质
　　放眼整个项目，对于业主而言，项目经理具有参谋职能，给业主提供决策建议;对于承包商而言，项目经理对项目进行直接的控制、监督，行使项目指挥职能;对于项目经理部而言，还需要从心理学、行为科学的角度激励组织成员的积极性。要出色完成项目管理任务，项目经理需要以过硬的专业素质为基础，结合专业外的管理学、心理学知识进行管理，本节主要就项目经理做好沟通管理所需的专业能力以外的自身素养进行探讨。
　　4.1 综合管理能力
　　项目经理虽然大多由技术岗位出身，但涉及每天的日常工作大多是进行管理，而管理过程中大多是从事沟通工作。从管理学的角度看来，项目经理的日常工作可被分为五种，即计划、组织、领导、控制、反馈。根据著名管理学学者罗伯特·卡茨的理论，一名出色的项目经理需要拥有三种最关键的管理技能：技术技能（所在领域的专业技能）、人际技能（管理过程中与他人沟通的技能）、概念技能（做长期战略计划的技能）[2]。其中，基础管理者更需要技术技能，而管理技能则对于高层管理者最为重要，而项目经理作为企业的中层管理者，最为需要的是人际技能，即沟通技能，同时也需要对另外两种技能有一定的掌握，以便做好上下沟通的衔接。因此项目经理非常需要学习管理学的相关知识，提升自己的综合管理能力，在日常沟通尝试应用诸如5W2H方法，锻炼自己的管理思维能力，提升综合管理能力。
　　4.2 善用心理学知识
　　除了管理学知识，掌握一定的心理学知识也是项目经理做好沟通管理的必备前提，项目经理在日常工作中常常遇到各种冲突，在冲突方之间，项目经理要察言观色，调节各方的利益平衡;在如何员工激励方面，仅仅掌握管理知识也是远远不够的，为了在项目经理部内部形成一种团结协作的工作氛围，在部门内部建立良好的心理默契是必不可少的[3]。这都需要项目经理掌握一定的心理学知识，了解被管理人员的心理动向，并适时采取激励措施。
　　5 结语
　　现代工程建设项目管理由于项目自身的复杂性，进行项目沟通管理既是项目管理的难点，也是项目管理的重点。作为项目经理，需要在拥有令人信服的专业能力的基础上，学习和掌握一定的管理学和心理学知识，并与时俱进，结合不断发展的新兴建筑技术，因人因事而异制定沟通策略，合理化解处置项目进行中的冲突和矛盾，使项目达到预期目标。
　　参考文献
　　[1] 胡绍波.项目沟通管理在安防系统建设项目管理中的应用[J].现代工业经济和信息化，2016，23：119-121.
　　[2] 斯蒂芬·P·罗宾斯，玛丽·库尔特.管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2012.
　　[3] 刘艳华.沟通心理学[M].天津：天津科学技术出版社，2016.
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