城市社区档案建设探析
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中图分类号：C93 文献标识码:A 文章编号：1007-0745（2011）11-0139-01
摘要：城市社区建设步伐加快，呼吁社区档案工作与之同步发展。如何使二者同步，发挥社区档案的作用，是当前社区档案工作中亟待解决的问题。本文分析了社区档案工作存在的问题，并提出了相应的对策。
关键词：城市社区 社区档案 档案建设
1.引言
城市社区档案是随着社区各项功能的完善而逐渐发展起来的，是社区党组织、社区成员（代表）大会、社区居委会以及社区群团组织在社区的各种建设、实践活动过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的并由社区居委会收集保存的历史记录。随着经济体制和政治体制改革的不断深化，社区功能的不断扩大与完善，社区管理的事务越来越多，形成的档案也越来越全面。近年来城市老龄化比重逐渐加大，青少年教育体制的完善，流动人口及其管理等一些列问题的产生，使得原来对原始材料零散的、非规范化的管理不能适应新时期、新形势的要求。
2.存在的问题
2.1社区档案管理体制不明确
我国社区管理体制改革目前还处在探索过程之中。档案管理属于社区居委会的内部事务，是应由民政部门统一管理，还是由档案行政管理部门统一引导，还是“条块结合”，目前尚无定论，从而造成了社区档案管理体制不明确。
同时由于社区档案工作部门较小，甚至人员多为兼职，上级领导部门很容易忽视社区档案工作，未把社区档案工作摆上重要议事日程。因此，上级领导部门很难制定出有利于社区档案工作发展的政策，在物质上也难给予充分的保障，从而影响了社区档案工作的开展。
2.2社区档案的利用率低
社区档案作为社区工作重要历史记录，只有对其进行有效开发、利用，才能实现其价值。但现阶段，由于社区档案工作的不完善，社区档案的内在价值没有被完全“激活”，也没有提供档案利用的服务部门，致使档案在大部分时间内被束之高阁，成为了“摆设”。即使在一些时候利用到社区档案，利用对象也比较单一，基本上是行政管理部门。很多居民由于缺乏档案意识或利用手续繁杂等原因，根本不知道去利用或如何利用档案，造成他们与档案接触的机会极少，同时也让档案失去了充分实现价值的机会。
2.3档案人员素质低
目前绝大多数社区档案队伍松散，整体素质偏低，档案员主要由社区文书或会计兼任。客观上，档案工作弹性大，平时不归档年终才检查。而且档案工作本身又较为枯燥、繁杂、地位轻、待遇低。加上一些档案人员身兼数职，任务重、事务多，无暇专注于档案工作。更重要的是，少数档案员政治素质不高， 思想认识狭隘，没有真正把档案工作当作自己份内的事，缺乏责任心、使命感和实干精神，平时忽视基本理论和专业知识的学习，导致业务知识匮乏，工作技能低下，无法适应社区档案工作逐步实现科学化、规范化管理的需要。
2.4管理不规范
由于管理人员专业性不强，建档意识不高，带来了管理的不规范。具体说，可分为两个方面。一是文件材料形成不规范。如纸张不合格，书写不规范，缺少文件目录，档号，保管期限，案卷目录，案卷数量不齐全，上交不及时等；二是管理混乱。许多政府部门在社区建立了分支机构，要在社区居委会建立相应的工作台账。这些台账接收可作为档案保存，但因为主要用于应付上级的检查、考核，平时不注意积累，直到要建立台账时临时收集档案文件，加班加点的整理，这时由于时间紧迫，往往把复印件甚至重复件也作为台账保存，因而形成了重复和资源混乱。建立的台账未从利用需求出发，因此也无专人收文及处理，无制度约束，从而损毁、丢失现象严重。
3.对策
3.1加强对社区档案工作的支持力度，完善制度建设
各社区明确档案的管理部门，建立档案管理体制。同时上级领导部门应认识到社区档案工作的重要性，切实给予社区档案工作部门的重视与支持。上级领导部门的重视，一方面，社区档案工作部门得到物质上的支持，使社区档案工作的硬件设施与环境获得改善，社区档案工作人员的积极性得到提高。另一方面，社区档案工作部门得到制度上的保障，一些有利于社区档案工作的政策和法律法规也会出台，这样不仅支持社区档案工作的开展，还能对其进行监督与指导。同时要加大社区管理部门的制度建设，社区档案工作部门应以《档案法》和其他有关法律法规为指导，制定符合本社区档案工作情况的规章制度，从各个方面规范档案工作，把社区档案工作纳入法制化轨道。
3.2多管齐下，充分实现社区档案价值
社区档案工作部门，首先要完善社区档案工作，建立档案利用的服务部门，制定档案开放与利用的标准，简化利用手续。为用户提供利用的机会；其次，应从自身出发，主动开展用户需求调查活动，针对用户的实际需要，挖掘社区档案价值，并开展业务咨询等活动，保证用户需求能够得到满足。同时要提高整个社会的档案意识。在社区内，社区档案工作部门可以利用与居民距离较近的优势，开展如讲座、小型展览等活动，现场向他们宣传档案工作的重要性，使其认识到档案的价值及与自己生活的关系；在社会上，利用大众传播媒介的优势，进行广泛的宣传，使大众逐渐认识到档案工作的重要作用，激发他们保护和利用档案的意愿。
3.3加强培训,提高社区档案人员业务素质
社区档案工作要更好地推动社区文化建设发展，离不开具有扎实专业理论素质和奉献精神的档案工作者。首先，社区档案工作者要树立服务意识。其次，各级档案部门要加大业务指导力度，让社区档案工作者了解社区工作的性质和职能，了解社区档案的来源、门类、数量、价值和整理方法。要通过各种渠道举办社区档案人员业务培训，提高他们掌握计算机网络和现代化通讯技术操作与维护的能力、档案管理水平。
3.4建立健全领导组织机构,制定专项管理制度
根据社区实际，成立社区档案管理工作领导小组并明确分工，一般由社区居委会主任任组长分管负责，日常工作由社区副主任或委员兼职负责。档案部门根据《档案法》结合社区的实际工作，帮助社区建立健全社区档案管理制度，明确文件材料归档、保管、保密、利用、档案人员岗位责任等规章制度。同时根据这些规章进行资料的收集、整理、归档。随着现代化技术的发展，档案管理的网络化不可避免。社区档案工作人员应充分利用现代办公技术，加强社区档案信息化建设进程。
参考文献：
[1]夏葳，刘春月.关于城市社区档案工作的几点思考[J].兰台内外,2008(2).
[2]郑平.社区档案建设中存在的问题与对策[J].兰台世界,2006（8）.
[3]栾俊.社区档案管理工作的难点与对策[J].兰台世界,2007(7).
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