浅谈高校办公室工作的角色定位

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　　【摘要】近年来高校飞速发展，规模扩张、机构膨胀、人员增多带来了诸多的负面影响，高校办公室的执行能力和执行效率也一定程度上出现了下降的趋势。本文从审视高校办公室人员的角色定位出发，将办公室人员定位于“规范化的管理者，人性化的服务者”，提出了增进办公室工作的几点思考。
　　【关键词】办公室；角色定位；职能
　　
　　高校办公室是高校行政管理的基本单位，是学校有机体发挥正常机能的基础细胞。在整个高校管理系统中，办公室的重要性不言而喻，它既是协调个职能部门和教学单位的纽带，又是通往社会各界的形象窗口，还是直接接触学生、教职工的管理和服务机构的基本“切面”。随着我国高等教育改革的深入，高校的教学和管理体制正在发生着调整与变革，办公室工作的内涵和外延也在不断丰富、不断扩展。高校办公室工作人员要适应新形势的变化，必须进一步明确自己的工作性质和特点，正确把握自己工作的角色定位。
　　
　　一、高校办公室的工作现状
　　
　　虽然办公室不是教学工作的具体实施者，也不是科研任务的直接承担者，但这些工作的成败都与办公室人员的劳动密不可分。属于办公室的事务千头万绪，任务复杂而繁琐，工作人员不但需要具备相应的业务技能、专业知识、公关社交礼仪和技巧，还要有足够的耐心、认真负责的态度。办公室的工作性质对其人员有着很高的素质要求。
　　近几年来高校的合并与重组事件频繁，专科生、本科生、研究生层面的扩招面加大，高校的规模日益增大，涉及的专业类别增多，随之而来的是学校部门的数量也水涨船高，机构开始膨胀，机关人员开始急剧增加。新增人员对校、院、系情况的熟悉需要一个过程，新设置的部门和机构之间的制度协调也需要时间，工作流程、行为习惯的整合都需要进一步深入，再加上部分办公室人员素质有待提高，因此当下高校办公室的管理效率问题变得十分突出。
　　总体上而言，高校行政人员的学历偏低、年龄偏大，“（1）从事行政管理工作的人员待遇偏低，远远低于教师的平均水平，从而导致管理队伍的不稳定；（2）年轻的、学历和职称高的人员，不愿意从事管理工作。即便有些从事行政管理的高学历、高职称者，则是教学、管理双肩挑，甚至教学、科研、管理三肩挑，很难把全部经历投入到管理中；（3）专职管理人员年龄偏大，或学历偏低，这不仅降低了管理工作的科学性，而且影响到教育质量的提高。”①虽然这一状况正在改变，行政人员的学历、素质都在提高，平均年龄在减小，不过要达到一个合理的比例还需要时间。近两年来，高校的分配政策也在调整，逐渐向一线的教学人员倾斜，相比教学人员，办公室行政岗位老师的收入偏低了许多。这在一定程度上增加了教职人员和行政人员之间的利益矛盾。
　　高校行政化的弊端在办公室日常工作中也有所表现。上海交通大学教授、教育问题专家熊丙奇指出，部分大学大概有处长、副处长150名左右，副处级干部30人左右，科级干部1000人，因此出现了“校级干部一走廊，处级干部一礼堂，科级干部一操场”的现象。高校一旦成为“一级政府”，必然会出现管理效率和工作效率的问题。部分行政人员服务意识不强，以领导和管理者自居，行文办事不是从学生和教师的角度出发，而是从方便自己出发，“门难进，脸难看，事难办，话难听”的情况时有发生。还有些部门的领导官本位思想过重，为了本单位和本部门甚至个人的私利，人为地设置工作障碍和关卡，该公开的流程和工作制度不公开，人治大于法治，工作推诿、扯皮现象屡见不鲜。相关工作做的不够深入，不愿做艰苦细致的调查研究，相互之间各自为政，工作边缘界定不清，遇到难题相互推诿。②
　　办公室的工作看似简单，但想要把它做好却着实不易，既需要有完善的制度保证，又需要实践者在工作方法上的创新，同时还要求办公室行政人员对自己的角色有一个清晰、理性、科学的定位，摆正心态，积极、主动地提高自身素质，增强管理和服务的双重技能。
　　
　　二、规范化的管理者，人性化的服务者
　　
　　高校办公室在学校管理系统中起着承上启下、协调左右、联系内外的作用，办公室承担着特殊的参谋、协调、督办、信息、服务的促进校园和谐的职能。对于领导而言，办公室是他们的“参谋助手”，是领导管理决策的推行者和实施者；对于教学一线的老师而言，办公室是制度的制定者，是信息的传递者，是教学、科研活动的服务者。毫无疑问，办公室人员将作为管理者和服务者的双重角色存在于整个高校的管理系统。
　　作为管理者，办公室的工作要严格地规范化，无规矩而不成方圆；作为服务者，办公室的工作要尽量地人性化，无人性就没有亲和力和凝聚力。高校办公室人员必须牢固树立管理者和服务者双重身份的意识，从规范化和人性化两方面来思考日常的办公室工作，切实提高办公室的工作效率。
　　1、整合五项基本职能
　　（1）发挥参谋职能，实现管理理念的和谐。为领导决策提供准确的一手资料，利用办公室信息网路健全、信息渠道畅通的优势，主动抓好信息、调研工作，为领导决策提供参考依据和建议，提高工作的预见性和前瞻性。
　　（2）发挥协调职能，实现内外关系的和谐。办公室的协调工作要坚持原则性和艺术性的统一，既要坚决执行相关规定，严格按照相关政策和制度办事，时刻注意维护领导权威；又要善于协调沟通，充分考虑不同部门、不同群体的利益，在不损害整体利益和长远利益的前提下，实事求是地对特殊问题特殊对待。
　　（3）发挥督办职能，实现管理有序。办公室是行政管理信息传输的一个“通道”，很多具体的事情并不是由办公室人员直接实施和执行的，督办工作是办公室的一项基本工作。督办工作中，办公室人员要突出重点，强化时效性，特别要注意工作程序的合法性。
　　（4）发挥信息职能，推进科学管理。办公室人员肩负上情下达、下请上传的信息传播任务，在新媒体层出不穷的现今社会，需要运用科学的手段对信息进行有效管理。
　　（5）发挥服务职能，营造和谐氛围。办公室人员要真心为各部门、全校师生员工服务，树立以人为本、以服务为宗旨的观念。一要待人热情，细节处间服务精神，二要公平公正，三要严谨周到，四要提高服务的规范化水平。③
　　2、正确分析和解决各种矛盾
　　办公室人员要能够处理好全局和部分的矛盾，首先主要地领导、机关、基层服务，把“服从大局，服务大局”作为工作的出发点和落脚点，同时妥善兼顾局部的利益和要求。主动与被动的矛盾，对于一些常规性、阶段性、周期性的任务和工作，要化被动为主动，提前准备、早作打算；对于一些突发性、临时性、个别的问题和情况，要有多重应急方案，能够灵活应变，避免慌张错乱。掌握好处理问题的分寸同样至关重要，办公室人员不能越俎代庖，在决策中要时刻提醒自己的辅助和从属地位，既不能无所作为，又不能过于主动，超出自己的职权范围行事。
　　3、提高职业素质，强化职业道德意识
　　高校办公室行政管理人员需要有扎实过硬的业务素质，主要包括政治素质、文化素质、能力素质、职业道德素质等。思想政治素质要求办公室人员具有坚定的政治方向、鲜明的政治立场、高尚的政治品质，思想上要树立全心全意为人民服务的宗旨，发挥党的优良传统，忠诚于党和人民的教育事业。办公室人员要能够独当一面，行政管理工作门类众多，任务繁重，各部门、各岗位的人员只有充分发挥自己的主观能动性，人人起到独当一面的作用，才能做好全校的管理和服务工作。办公室人员要能够自觉学习和掌握高等教育心理学、管理学、教育学、教育行政学、行为科学等方面的知识，适应时代发展的需要，学习和掌握现代科学技术，利用现代化办公设备进行高效率的工作。
　　4、坚持踏实严谨、认真细致的工作作风。
　　严禁的工作作风是办公室形象的具体体现，对任何一项经办的工作都要本着追求完美、不出差错的严谨态度，一丝不苟地认真完成，时时刻刻、事事处处绷紧“严谨细致”的弓弦，不能有半点马虎和大意。办公室的工作性质要求行政人员必须思路清晰、程序规范、管理有序、制度严格，稍有疏忽就会为管理带来麻烦，严重的引发教学事故和危机，还会牵涉和连累其他相关的老师和学生。
　　5、强化过程管理。
　　现代化的管理意识要求高校办公室人员摒弃传统的“结果管理”，而转向注重程序和过程的“过程管理”。“年终算总账”的管理和服务方式实际上会忽略具体的细节，最终结果可能是错误的，和预期、设定的目标往往会相差十万八千里。办公室的工作就像一个链条，每一个环节除了纰漏，整个链条就会断裂，有机体就无法发挥正常的管理和服务职能。做好每个环节才能保证工作落到实处，从而是整个学校、学院、系部的工作在统一的目标下向前推进。
　　中国的高等教育发展一日千里，基于办公室在高校管理体系中的重要地位，办公室的建设工作应该得到足够的重视。办公室人员同样也应该认识到新形势下提高自身素质的紧迫性、重要性，必须清醒地认识到自身角色的定位，切实加强办公室的各项工作，为提升高校的管理层次，提高教学水平，强化人才培养而做出自己应有的贡献。
　　
　　【参考文献】
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　　[3] 廖洁倩、张道振.论高校行政办公室的工作创新[J].职业圈，2008年第8期.
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　　[5] 钟惠英.高校教师柔性管理研究[M].湖南师范大学出版社，2004.12.
　　[6] 胡卓君.地方高校内部管理创新[M].浙江大学出版社，2006.11.

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