URP在高校管理中的应用研究
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作者: 李 迎
摘 要: 由于高校连年扩招,部分高校教育资源出现严重不足,包括教师、图书馆、实验室甚至教室,学校不得不大搞建设,导致向银行大量贷款,但由于贷款结构不合理,因而资金周转困难。URP将能有效合理地规划整合资源,帮助部分高校走出困境。
关键词: URP 高校 管理
随着高校的不断扩招,各高校为改善教学环境,增加教学设施、扩大学校知名度和影响力,需要不断地增加资金投入。在高校资金来源相对不足的情况下,向银行贷款已成为弥补资金缺口的主要途径。但个别高校对贷款论证不充分,贷款规模偏大,贷款结构不合理,资金周转困难。这些现象的存在加大了高校贷款的风险,阻碍了高校健康、有序发展的步伐。为降低高校财务风险,合理利用高校的各项资源,使用URP系统管理高校已成当务之急。
高校教育资源仍然是一种稀缺性资源,特别是由于1999年以来的连年扩招,某些地区的高校校舍、教师、图书资料、教学实验设备等资源甚至到了捉襟见肘的地步,以致影响教学水平的提高,制约高校的人才培养。
因此,如何规划和管理信息化进程,最大限度地挖掘办学潜力,提高办学质量,实现高校内涵建设和发展,加快数字化校园的建设,使网络技术更好地为高校师生和社会服务,提升高校地位和形象,是高校信息化建设中一项极其重要的工作任务。本文提出了高校资源计划(University Resource Planning,URP)的概念,从URP的概念和发展历程出发,简单分析了URP在高校管理中的应用问题。
URP的管理思想体现在高校日常的工作流程处理和实施过程中,因此,业务流程再造就是将URP管理思想融入到系统各功能模块中。高校实施URP必须进行业务流程重组。首先URP是对高校资源管理和网络计算机管理软件系统,它的应用涉及高校财务管理部门、后勤管理部门及人力资源管理部门等,强调系统运行的整体集成性、数据共享与数据一致性控制机制。URP系统可以组成不同的业务处理流程,以适应不同行业业务处理模式上的变化。高校准备实施URP系统,也就意味着高校至少走上了集成应用模式,为了保证高校URP系统实施时取得预期的效果,必须对高校流程进行重新设计。
URP是先进管理经验的集成,在帮助高校改善管理、减少资金占用、提高劳动生产率、有效降低成本,从而提高经济效益和高校的市场竞争力方面有明显的优势。比如URP财务系统提供了各种财务预算的事前编制、事中控制和事后查询分析功能。系统可提供精细预算和粗放预算两种方式,各单位可以根据财务管理的需要自由选择。高校预算除了具备对全面预算协调、控制的作用以外,还具备激励、提升管理能力、抗御风险、落实高校战略的作用。URP系统能满足用户信息充分共享、综合汇总、分析和远程应用的管理需求,适用于高校分散式应用、集中式管理的模式,是实现集中式管理和远程监控的最佳途径之一。同时URP从管理范围的深度为高校提供了更丰富的功能和工具,可以实现全球范围内多地点的跨国经营管理。高校能否在市场上赢得竞争,能否具备发展的能力关键在于管理。URP是提升高校管理的必然选择。URP系统具有双重核心,即管理思想和信息技术。
一、积极创造基础条件
高校必须具备一些基础条件才能确保URP有可能成功实施,其中最主要的基础条件是教学基础、管理基础。教学基础是指高校是否进入了大众化教学阶段,学生资源丰富但教师资源和教学硬件资源;高校管理人员是否相对稳定,是否对URP和信息化产生了内在的需求。管理基础是指高校在管理制度、岗位职责、工作流程、基础数据等方面是否建立和执行了基本的规范。当然,高校一把手的重视、项目管理能力等方面也很重要。同时,引进人才,狠抓信息化和URP培训,先实现URP理念和技术的普及也是必备的基础条件。只有这样,才可能实现URP的成功应用。
二、合理确定URP主要目标
URP系统包括MRP运算、MRPII模拟、JIT准时管理、供应链计划、约束分析、现金流预测、ABC成本、需求追溯等基本模块外,还有质量管理、实验室管理、EDI数据交换、项目管理等许多模块。一些高校求大求全,盲目相信和追求先进功能,这样不仅造成资金的浪费,而且模块一多势必产生大量的问题,包括前期培训、基本数据和软件本身等,严重挫伤高校使用URP系统的信心,导致上线失败。其实高校在上URP时一定要分析高校的需求,制定可行目标及上线标准,分步走,逐步加入模块,完善高校URP系统。在实施过程中,针对主要目标进行深入、细致的分析和流程设计,最后通过系统实现。这样的项目结果才可让高校真正受益,并相应提高管理水平。
三、慎重选择URP软件
不同的软件供应商的产品各有所长,有的在财务方面功能突出,有的在管理方面有优势,也有的在教师或教室等资源方面功能强大。适合自己的软件才是最好的软件。为了适应客户需求和业务环境的迅速变化,高校产品生产不仅要具有灵活性,而且业务结构和业务过程要具有良好的柔性。为适应这种动态性和复杂性,作为高校管理平台的高校资源计划URP系统,需要针对不同的管理模式与管理流程,实现功能可裁剪性、系统可配置性及流程可重构性。因此,应用系统要具有快速可重构性,能动态调整其结构和行为,以支持这种持续进行的高校管理创新与流程重组优化。
四、提高教职工的URP应用能力
我们首先要让广大教职工积极参与URP实施过程。在URP实施过程中,通过对过程中问题的解决,熟悉和掌握URP原理和运作方法。其次要通过培训获取URP应用技能。在URP实施的适当阶段,要分批次、分层次对各级员工进行培训。对于中高层领导,侧重于URP的理念、原理、管理思想,以及运用URP平台提高分析与决策能力的培训;对于业务骨干及一线员工主要侧重于URP操作技能的培训。同时我们要积极营造URP文化氛围。实施URP项目是一个否定的过程、创新的过程,而改变传统的管理思想、习惯的操作方式是一个很不习惯的过程,通过创建学习型高校,教职工能学习最新管理理论,转变思想、转变观念,将培训贯穿始终。
总之,在全球高校趋向一体化,全球竞争不断加剧的背景下,在我国高校推行URP系统已是当务之急。在提高高校管理水平、促进管理现代化、增强竞争力、提高经济效益等方面都有现实和深远的意义,正确有效地实施URP,将有利于实现高校由相对封闭走向开放、管理方式由传统方式向现代化转变,从而推动高校管理水平的不断提高。
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